Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Полномочия на подписание договора от имени организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Полномочия на совершение сделки без доверенности имеет только лицо, которое действует на основании устава и является единоличным исполнительным органом. Иначе оно не может быть надлежаще уполномоченным лицом для совершения сделки.
Если документ подписан неуполномоченным лицом
Почему перед оформлением реквизита «подпись» мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий «дублера»? Дело не только в том, что способ «оформления дублера» влияет на написание его должности в документах.
Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы «дублер» подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:
- если со стороны организации документ подписан не уполномоченным ею лицом, то автоматически он считается недействительным;
- однако если эта организация признает его силу (одобрит), то это выправит положение.
Полномочия по подписанию документов
Можно ли делегировать по доверенности полномочия по заключению трудовых договоров с работниками организации, подписанию приказов и иной документации по личному составу (справок, уведомлений работникам), полномочия по заключению гражданско-правовых договоров с исполнителями, а также гражданско-правовых договоров с клиентами и поставщиками лицу, не являющемуся работником данной организации? Достаточно ли в этом случае оформления доверенности в простой (не нотариальной) письменной форме за подписью генерального директора и печати организации? Может ли доверенное лицо осуществлять эти полномочия на безвозмездной основе? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:Передача указанных в вопросе полномочий (в том числе в рамках одной доверенности) лицу, не являющемуся работником организации, и выполнение этих поручений на безвозмездной основе сами по себе не противоречат закону.
Подписание первичных документов по доверенности
Учредитель компании, акционер, другие граждане не являются единоличным исполнительным органом компании и не вправе действовать от имени компании. Однако они могут представлять интересы компании на основании выданной им доверенности. Кроме того, доверенность на подпись первичных документов (образец текста документа приведем далее) может быть выдана гражданину, с которым у компании не оформлены трудовые отношения, то есть он не является сотрудником компании. Если компания выдала физлицу доверенность, то гражданин становится ее уполномоченным представителем и имеет право подписи первичных документов от имени компании.
Таким образом, если компании необходимо наделить гражданина правом подписи первичных документов, необходимо:
- выдать от компании (в лице ее гендиректора) доверенность на право подписи первичных документов за соответствующих должностных лиц;
- обозначить в отдельном договоре поручения обязанность гражданина своевременно передавать документы для регистрации в регистрах бухучета, а также его ответственность за достоверность передаваемых данных.
Приказ на право подписи первичных документов
Приказ оформляется руководителем на определенных должностных лиц, трудящихся в компании, и действует все время, пока они являются работниками компании. Таким образом, можно выделить несколько отличий доверенности от приказа:
- доверенность оформляется на определенное физлицо, а не на работника, занимающего определенную должность в компании;
- доверенность выдается обычно на конкретно определенный срок (например, на год);
- доверенность может быть выдана на физлицо, не состоящее в трудовых отношениях с компанией, тогда как действие приказа распространяется на сотрудников компании.
Форма приказа на право подписи первичных документов законодательно не утверждена, компания может составить данный документ самостоятельно. В приказ целесообразно включить следующую информацию:
- ФИО сотрудников;
- должности сотрудников, которые наделяются правом подписи документов;
- приказ может содержать конкретный перечень документов.
Подписание кадровой документации
Бесплатно оформить и распечатать приказ по форме № Т‑1
Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:
Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…
Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам. При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.
Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.
Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе
Обязанность по заключению договоров можно возложить на работника предприятия, обладающего достаточными знаниями, опытом и квалификацией, например, заместителя директора, юриста, начальника структурного подразделения. Кроме того, иногда руководству компании приходится привлекать для осуществления сделок кого-либо со стороны. При этом роль представителя может исполнять как физическое, так и юридическое лицо.
Доверенность следует предъявлять контрагенту до того момента, как возникнет необходимость подписания договора. Сведения о доверенном лице и самой доверенности (номер и дата ее составления) обязательно включаются в договор (в самом его начале).
Для доверенности на заключение договора от имени юридического лица унифицированного бланка не существует, то есть писать ее можно в произвольном виде. Единственное, что нужно соблюсти: чтобы структура документа соответствовала нормам, установленным для подобного рода бумаг. Кроме того, если в организации есть свой шаблон, разработанный и утвержденный руководством, то использовать следует именно его.
Полномочия работника, действующего на основании приказа организации
1. Первым подписывает приказ руководитель организации, подтверждая подписью свое решение и делая приказ легитимным, то есть законным. Без подписи руководителя приказ является только проектом, то есть это еще не распорядительный документ, который имеет юридическую силу. После подписи директора сотрудник знакомится с приказом и принимает его к сведению.
2. Неподписание приказа об ознакомлении работником предприятию ни чем не грозит, если не было нарушено извещение работника о времени начала отпуска, не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ, решение Ростовского областного суда от 07.12.2015 № 11-1089/2015).
Законодательно не установлена обязанность работника знакомится с приказами издаваемыми работодателем.
По общим правилам, работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). За нарушение подобной обязанности работодатель может быть привлечён к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».
1. Рекомендация: Как оформить предоставление ежегодного отпуска
«Документальное оформление
Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в ежегодный отпуск
Для оформления ежегодных отпусков утверждены типовые формы документов:
- график отпусков;
- приказ о предоставлении отпуска;
- записка-расчет о предоставлении отпуска.
В некоторых случаях может понадобится заявление сотрудника.
Договорная документация
Очень тщательно нужно подойти к передаче права подписи договоров. Если в плане общего делопроизводства негосударственная организация может устанавливать удобные для себя правила, т.к. большинство вопросов в этой сфере не регулируются нормативными документами, то здесь подключается Гражданский кодекс.
Право заключать договоры от имени организации однозначно должно быть передано на основании доверенности. В ней подробно перечисляются виды сделок, которые может совершать представитель организации, иногда – предельные суммы этих сделок. Если сумма превышает заявленную в доверенности, то договор подписывает генеральный директор.
«Акционерное общество „Восток“» в лице коммерческого директора Коновалова Виктора Викторовича, действующего на основании Доверенности от 11.01.2016 № 2, именуемое в дальнейшем «Заказчик»…
Извлечение
из Гражданского кодекса Российской Федерации
Статья 183. Заключение сделки неуполномоченным лицом
1. При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.
3. Если представляемый отказался одобрить сделку или ответ на предложение представляемому ее одобрить не поступил в разумный срок, другая сторона вправе потребовать от неуправомоченного лица, совершившего сделку, исполнения сделки либо вправе отказаться от нее в одностороннем порядке и потребовать от этого лица возмещения убытков.
Кому подписать документ, если директор отсутствует?
Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:
- Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
- Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
- Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
- Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.
Может ли учредитель подписать договор вместо директора
Учредитель, являющийся единственным участником общества с ограниченной ответственностью, подписал от имени общества меморандум, в соответствии с которым общество обязано поставить иностранной организации «Альфа» (название организации условное) партию быстрозамороженной черники. Часть этой партии должна быть передана безвозмездно в качестве компенсации за поставку черники с примесью.
Общество указанные обязательства не исполнило, поэтому организация «Альфа» обратилась в арбитражный суд. В иске она просит обязать общество отгрузить товар в ее адрес.
Арбитражный суд отказал в удовлетворении иска. Дело в том, что единоличным исполнительным органом общества с ограниченной ответственностью, действующим при совершении сделок без доверенности, является генеральный директор. Это установлено в статье 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Аналогичное положение содержится в уставе общества. Спорный меморандум был подписан владельцем (единственным участником) общества. Однако генеральным директором общества как на момент подписания меморандума, так и на момент рассмотрения спора в суде являлось другое лицо. Факт последующего одобрения обществом данной сделки не установлен. На основании этого суд пришел к выводу, что меморандум от имени общества был подписан неуполномоченным лицом. Сделка, заключенная представителем общества, не имеющим соответствующих полномочий или действующим с превышением таковых, не влечет для самого общества никаких правовых последствий (ст. 183 ГК РФ). Значит, общество не обязано отгружать товар на условиях, зафиксированных в меморандуме. При этом не имеет значения, знала ли другая сторона о том, что представитель не имеет необходимых полномочий или действует с превышением таковых.
Постановление ФАС Северо-Западного округа от 03.09.2010 по делу № А26‑8825/2009
Какую доверенность? В уставе предприятия определены полномочия директора. Директор может издать приказ о выполнении своих обязанностей другим должностным лицом на время своего отпуска, допустим. А учредитель не является должностным лицом.
Никогда не ожидай беды и не беспокойся о том, чего, может быть, никогда и не будет. Держись поближе к солнечному свету. (Бенджамин Франклин)
Кто и на кого может оформить
Составить можно как от имени физического лица, так и от имени директора, руководителя любой компании, в том числе бюджетных организаций, если подобные полномочиям предусмотрены соответствующими актами. Доверенность можно оформить на:
- частное лицо;
- сотрудника компании.
Сторонами, участвующими в оформлении, являются:
- Доверитель – тот, кто передает свои полномочия на заранее определенный срок.
- Доверенное лицо – сторона, принимающая эти полномочия.
Выдать документ может физическое лицо, юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Особенностью такой бумаги является то, что она не требует обязательного нотариального заверения. В качестве доказательства ее подлинности используются стандартные признаки:
- собственноручная подпись доверителя;
- печать организации.
Однако в некоторых случаях заверение нотариусом обязательно. Такие ситуации предусмотрены федеральным законодательством, например:
- Подписание документов в государственных учреждениях.
- Подпись на любых бумагах в суде.
- Оформление сделок купли-продажи и любых других операций с недвижимостью.
К тому же стороны, участвующие в сделке, могут потребовать отметки нотариуса о подлинности документа. Поэтому необходимость заверения лучше уточнять заранее в нотариальной конторе. Если же бумага не прошла процедуру заверения, это может привести к возможным судебным разбирательствам, в которых будет оспариваться подлинность доверенности.
Может ли Арбитражный суд признать действительным договор поставки, подписанный не руководителем организации, а менеждером
Ирина
Дело было так:На нашу организацию подали в суд, за то, что мы в конце года не поставили второй стороне заказанные ей сухофрукты. Но наш руководитель подобного рода договор не подписывал, оказалось, что его подписал и скрепил нашей гербовой печатью один из менеджеров8oI. Об этом наш руководитель телеграммой уведомил вторую сторону. Но тем не менее они (естественно) обратились в суд, и рассмотрев дело без нашего участия Арбитрежный суд признал иск и обязал выплатить нас неустойку в размере 170 тыс. :-S. Этот менеджер уволился (давно). Мы решили обжаловать данное решение. Как думаете, есть ли у нас шансы на выигрыш данного дела?
Александр
Рассуждаем:
Договор — это двусторонняя сделка. Сделками, в свою очередь, признаются действия … юридических лиц направленные на установление … гражданских прав и обязанностей (ст. 153). В соответствии со ст. 53 юр.лицо приобретает права и принимает обязанности не иначе, как через свои органы, действующие в соответствии с законом и уч.документами. Органом общества, действующим от его имени без доверенности и имеющим право совершающать сделки от имени общества является, как правило, Генеральный директор (ст. 40 об ООО, 69 об АО). Иные лица для совершения сделок от имени общества должны иметь доверенность, в противном случае сделка не будет соответствовать закону, а следовательно она недействительна и не влечет юридических последствий для сторон (ст.ст. 167, 168). При этом в Вашем случае обязанности по сделке приобрел манагер, если общество в последствии не одобрило сделку своими действиями (ст.ст. 183, 438).
+
Инф. письмо Пленума ВАС № 57 23.10.2000 г.
Яна
Думаю, что шансы на обжалование решения АС есть, но только в том случае, если Вам удастся доказать что менеджер подписавший спорный договор не имел таких полномочий (отсутствие таковых в должностной инструкции, трудовом договоре, доверенности и т.д.).
Ольга
Поддерживаю Яну и Александра, добавлю и если также этот менеджер ранее не заключал других аналогичных договор по которым вы проводили поставки, т.е. нужно доказать несанкционированное самоуправство и еще подумать каким образом у него оказалась печать… имел ли он право ей распоряжаться…
Олеся
Интересно, а почему вы не воспользовались своим правом защиты интересов? Если Вас не уведомили должным образом, то нарушено процессуальное право. И уже на основании этого можно оспаривать решения суда, не вдаваясь в подробности дела.
А насчет обжалования это правильное решение. Только предварительно нужно продумать свои действи и доказательственную базу.
Иван
Со всеми согласен.
По поводу печати замечу что в ГК вы не найдете обязанности при заключении договора ставить печать… только подпись полномочного должностного лица. Я сталкивался с такой ситуацией — пытались отмазываться по договорам по которым платить не хотели: плели все что угодно.. по поводу печати тоже было но вот разъяснение нам все инстанции давали как я уже сказал.
А манагер должен был иметь доверенность, если конечно в вашем уставе не сказано что такого рода договоры от имени организации могут совершать манагеры.
Можно ли работнику подписывать все документы вместо директора по доверенности
Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.
Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность . Она призвана регулировать внешние отношения организации (в частности, отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.
Имеет ли право работник отдела кадров подписывать документы по кадровому делопроизводству от имени организации
Имеет ли право работник отдела кадров подписывать все документы по кадровому делопроизводству (приказы о приеме и увольнении, отпусках, переводах, трудовые договора и иные) от имени организации, если данные права закреплены в доверенности, выданной генеральным директором? Существуют ли какие-либо документы, на подписание которых доверенность не может быть выдана?
Трудовым законодательством не предусмотрена форма документа, которым орган управления юридического лица может уполномочить определенных сотрудников организации на подписание тех или иных внутренних документов, в том числе дополнительных соглашений к трудовым договорам. В связи с этим в правоприменительной практике широко распространена передача руководителями организаций отдельных полномочий работодателя работникам на основании доверенности, оформленной в соответствии с гражданским законодательством (ст. 185 Гражданского кодекса РФ). Согласно п. 5 ст. 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
Полномочия работника, действующего на основании приказа организации
В связи с вышеизложенным считаем необходимым рассмотреть следующие существенные и индивидуально-определенные признаки доверенности, установленные ГК РФ:
1) доверенность является односторонней сделкой, в которой лицо, выдавшее доверенность, указывает полномочия представителя. В соответствии со ст. 153 ГК РФ сделкой признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей;
2) в соответствии с п. 5 ст. 185 ГК РФ на доверенность ставится печать организации, выдавшей ее;
3) доверенность выдается на определенный срок. В соответствии с п. 1 ст. 186 ГК РФ в случае если в доверенности не указан срок ее действия, то она считается выданной на один год;
4) в соответствии с п. 2 ст. 188 ГК РФ лицо, выдавшее доверенность, может отменить доверенность. При этом установлено право лица, которому доверенность выдана, отказаться от нее в любое время.
На основании проведенного анализа существенных признаков доверенности, установленных ГК РФ, а также анализа трудового законодательства Российской Федерации считаем необходимым осуществить разграничение понятий доверенности и приказа, в т.ч. основываясь на их правовой природе.
Нормы трудового законодательства не содержат понятия «доверенность».
В соответствии со ст. 8 ТК РФ работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Налоговое делегирование
Ст. 80 п.5 Налогового Кодекса РФ говорит о правилах подписания налоговой отчетности.
Декларации и расчеты должны быть подписаны налогоплательщиком или его представителем. Иные должностные лица, включая главного бухгалтера, имеют право подписания данных документов только при наличии доверенности, оформленной в соответствии с требованиями действующего Гражданского Кодекса.
Налоговый Кодекс не запрещает передачу копии доверенности по телекоммуникационным каналам сети (ТКС). Но т.к.
доверенность является юридически значимым документом, то пересылать оригинал в электронном виде нельзя (согласно письму ФНС от 10.08.2016 г. под номером 4-11/14578).
На кого можно возложить эту функцию
Кто может заключать контракты, подписывать договоры, выполнять всевозможные действия, направленные на развитие компании? Подобную обязанность нельзя возложить на любого работника. Это должен быть человек, который имеет высокую квалификацию, обладает большим опытом, хорошо знает специфику работы фирмы, является грамотным, ответственным сотрудником. Обычно для этой цели выбирают заместителя директора, опытного бухгалтера, юриста, который является работником компании.
Иногда начальник, ищущий помощника, который бы вместо него заключал сделки и решал сложные, важные задачи, привлекает для этой цели человека со стороны. И тогда представлять руководство может не только физическое, но и юридическое лицо.
Чтобы в дальнейшем не было путаницы, споров, судебных разбирательств, в нормативно-правовых актах самой организации должна быть указана четкая информация о том, кто может быть доверенным лицом, кому можно поручить подписание и заключение договоров. Это поможет снизить риски злоупотребления подобным правом, лицеприятного отношения к сотрудникам со стороны начальства.