Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возврат товара поставщику: образец акта и пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налогообложение нельзя сбрасывать со счетов при отгрузке или возврате товара. Если и поставщик, и покупатель находятся на общей системе налогообложения, это наиболее простой вариант. В этом случае все поставки заносятся в книгу продаж, потом на них начисляется НДС. Когда товар реализуется, его стоимость включается в прямые затраты.
Основания для возврата
В Гражданском кодексе РФ приведен перечень случаев, когда покупатель вправе вернуть продавцу товар и потребовать возврата уплаченной за него суммы.
В частности, такое право появляется, если продукция оказалась:
- не того ассортимента (ст. 468);
- некачественной или бракованной (ст. 475);
- в меньшем количестве (ст. 466);
- не той комплектности (ст. 480);
- без надлежащей упаковки (ст. 482);
- без сопроводительных документов, и покупатель не предоставил их по требованию в разумный срок (ст. 464).
Проблемы с НДС у «упрощенцев» при возврате товаров
Проблемы с учетом возврата товаров могут возникнуть как у их поставщика, так и у покупателей в том случае, если один из них работает на ОСНО, а второй – на упрощенке или ЕНВД.
Если магазин находится на УСН, то при возвращении некачественной продукции поставщик может создать корректирующий счет-фактуру, написав в нем другое количество номенклатуры. Операция по обратной поставке брака в этом случае будет основанием для принятия НДС к вычету.
При возвращении качественной продукции розничный магазин на спецрежиме не имеет права делать счет-фактуру, а поставщик не может корректировать этот документ, чтобы принять НДС к вычету. Легального выхода из этой ситуации нет. Поставщик всегда окажется в проигрыше. Единственным приемлемым вариантом решения проблемы является учет данной операции, как возвращения бракованной продукции. Однако этот вариант напрямую зависит от характера взаимоотношений между контрагентами.
Таким образом, поставщики на ОСНО должны тщательно оговаривать условия возвращения продукции при работе с предпринимателями на спецрежимах. Ведь возможны случаи, когда за обратную поставку нужно будет заплатить лишние налоги.
Как вернуть качественную продукцию
Если физические лица могут вернуть качественные товары обратно в магазин, то компании и ИП — нет. Если поставщик со своей стороны выполнил все договоренности, то покупатель не может отказаться от товаров, даже если он передумал или они ему больше не нужны.
Единственное исключение — договор купли-продажи. Если в соглашении прямо предусмотрено, что покупатель может вернуть продукты надлежащего качества, продавец не сможет отказать и будет обязан принять товары обратно.
Бывает, что поставщики соглашаются на возврат качественных продуктов, даже если это не предусмотрено договором. Например, когда компании давно сотрудничают друг с другом и дорожат отношениями. Но в любом случае это скорее исключение, чем правило.
Оформление корректного возврата любого некачественного товара поставщику, важные документы
Покупатель должен сообщить подрядчику об обнаружении ненадлежащих деталей партии сразу. Если не следовать этому правилу, установленному 483 ст. ГК, продавец вправе не принимать возвращенное имущество.
Например, если организация приняла поставку без проверки, не сообщила о недостатках, то требования не удовлетворят даже суд.
Согласно ст. 514, если потом все отправится обратно, получатель обязан разместить на ответственное хранение все целиком. В его задачу будет входить обеспечение сохранности коробок до момента, когда грузоотправитель заберет их. Если производитель согласен с имеющимися дефектами и вывозит партию, то стороны заключают:
-
акт выявления несоответствий (допускается оформлять по форме ТОРГ-2);
-
возвратную накладную (в качестве основы подойдет ТОРГ-12).
Если цель отправки продукции продавцу заключается в замене некритичных элементов комплектации или устранении других мелких недочетов, то все должно проводиться письменно. Следует согласовать и указать в документации дни или недели, в которые отправитель груза обязуется заменить дефектные детали, доукомплектовать или поменять части.
Когда продавец отрицает вероятность появления нарушений, не вывозит и не соглашается менять брак, оформляются доказательства:
-
претензия;
-
протокол, в соответствии с которым отбирались пробы для экспертизы;
-
письменное или отправленное заказным письмом предложение участвовать в проверке;
-
заключение экспертов.
Нельзя забывать, что акт об изъянах, написанный только предприятием получателя, лишь в ограниченном количестве случаев служит доказательной базой. Это функционирует, если при заключении контракта обе стороны подписали согласие на применение подобной инструкции. Если это не составлялось, то доказательством это не будет.
Как оформляется в разных случаях
Что делать, если привезли уже просроченное молоко или торт под реализацию — отправлять назад. Но следует корректно составить бумаги. Документальное оформление возврата товара поставщику не понадобится, если это проверенный партнер, который гарантирует все заменить в кратчайшие сроки.
Если грузоотправитель не против забрать брак, который отправил его невнимательный сотрудник, то можно даже не писать дополнительных документов. Достаточно вычеркнуть позиции из счет-фактуры, которые не будут приняты на баланс предприятия. Водитель загрузит их обратно в машину и отвезет на склад, с которого они приехали.
В учете они отражаться не будут. Но представитель второй стороны также должен поставить свою подпись, так он подтвердит, что процедура прошла с его участием. В течение 5 рабочих дней грузоотправитель присылает новый документ с скорректированными цифрами.
Если отношения с подрядчиком доверительные и сотрудничество идет уже много лет, допускается и более простой вариант. Получающая сторона подписывает счет-фактуру без изменений, звонит отправителю и рассказывает о некачественной поставке. Он обещает допоставить качественную продукцию в короткие сроки.
Последний способ хорош отсутствием волокиты, возможных неувязок и быстрым проведением операций через базу. Но пользоваться им рекомендуется только в работе с проверенным контрагентом.
Возврат товара — бухгалтерские проводки
Приобретателю необходимо вернуть качественную продукцию. Если заказчик по какой-либо причине решил вернуть продавцу товарную партию нормального качества, то такая операция будет закрываться как реализация товара у потребителя и прием на учет у поставщика. Чтобы оформить возврат товара, проводки следующие:
- Покупатель:
- Дт 60 Кт 90.1 — выручка от реализации — сдачи качественной продукции поставщику;
- Дт 90.2 Кт 41 — списание себестоимости;
- Дт 90.3 Кт 68 — начисление НДС;
- Дт 51 Кт 60 — возвращение денежных средств заказчику на расчетный счет.
- Поставщик:
- Дт 41 Кт 62 — приход возвращенных продуктов нормального качества;
- Дт 19 Кт 62 — учет НДС, который указал заказчик при сдаче продукции;
- Дт 62 Кт 51 — перевод денежных средств на счет заказчика.
Возврат поставщику (проводки в бухучете) некачественных продуктов. В том случае, если осуществляется возвращение бракованной продукции, то механизм закрытия операции будет зависеть от того, принял ли покупатель поставку на учет или нет.
Если приобретатель отразил в бухучете данную товарную партию, то некачественные продукты принимаются на ответственное хранение и записываются на забалансе по счету 002 (Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000).
Если же брак был поставлен потребителем на учет, то он должен отражаться в бухгалтерском учете по общим правилам.
Как записывается возврат покупателю, проводки в зависимости от ситуации, приведены в таблице:
| Вариант бухучета | Брак не поставлен на учет | Бракованная партия отражена в бухучете |
|---|---|---|
| Отражение у покупателя | Кт 002 — брак списан с забаланса | Дт 60 Кт 41 — списание возвращенной партии |
| Дт 60 Кт 68 — начисление НДС | ||
| Дт 51 Кт 60 — получение денежных средств | ||
| Дт 51 Кт 60 — получение возвращенных за бракованную партию денежных средств | ||
| Отражение у продавца | Дт 62 Кт 90.1 — сторно уменьшение выручки от реализации | Бухучет будет такой же, как и при возвращении товара, который не принял на учет потребитель. |
| Дт 90.2 Кт 41 — сторно уменьшение себестоимости | ||
| Дт 90.3 Кт 68 — сторно уменьшение НДС | ||
| Дт 62 Кт 51 — возвращение денег клиенту |
Возврат некачественного товара: инструкция
Порядок действий по возврату на законодательном уровне не регламентирован. Участники сделки вправе самостоятельно закрепить порядок, при котором осуществляется возврат некачественного товара поставщику, это отражается в контракте или дополнительном соглашении к нему. В зависимости от особенностей предмета поставки порядок меняется:
- Определяем целостность упаковки или тары (в момент приемки проверяется наличие повреждений упаковки; отсутствие нарушений пломб).
- Проверяем качество и комплектность (соответствие груза оформленным соглашениям; при технически сложном грузе — наличие всех составных частей).
- Оформляем документ о несоответствии (в случае обнаружения недостатков оформляем акт).
- Оформляем вызов представителя (если представитель поставщика не присутствует в момент приемки, вызываем его посредством уведомления; порядок и форму уведомления стороны определяют самостоятельно).
- Оформляем двухсторонний акт (по прибытии представителя поставщика для осмотра составляем двухсторонний акт; в акте фиксируется характер и степень повреждений; прикладываются фотоматериалы).
- Передаем товар поставщику (в момент подписания акта с дефектами производится передача груза).
- Подписание соглашения (если характер груза имеет особенности, стороны вправе согласовать условия возврата в письменном соглашении; оформляется дополнительный документ к основному контракту или договор возврата товара поставщику между первоначальными участниками правоотношений).
Когда и кем составляется акт возврата
Акт о возврате товара поставщику может быть составлен по разным причинам. Чаще всего такая необходимость возникает, если:
- товар оказался некачественным – был выявлен производственный брак или обнаружены дефекты, возникшие по вине поставщика до передачи покупателю;
- поставщик нарушил сроки поставки, установленные договором;
- обнаружена пересортица – поставщик прислал не тот товар, который заказывал покупатель;
- нарушена комплектность поставки;
- товар не соответствует заявленным характеристикам;
- товар был отгружен без тары или упаковки;
- товар оказался невостребованным (при условии, что возможность возврата по этой причине оговорена в договоре) и пр.
Общие основания и правила возврата реализуемой продукции
Основания для возврата продукции предусматривает закон либо договор (применительно к п. 4 ст. 421 и ст. 454 ГК). Так, к примеру, согласно п. 1 ст. 466 ГК, если продавец нарушил условия договора купли-продажи, поставив меньшее количество продукции, чем предусмотрено данным соглашением, то покупатель вправе, если иное не оговорено договором:
- Потребовать недостающую (недопоставленную) часть.
- Отказаться от части продукции, которая уже передана, и не оплачивать ее.
- Если поставленная часть уже оплачена, то потребовать деньги, уплаченные за нее, обратно.
Возврат продукции в бухучете (с НДС)
Разберем два варианта: товар возвращен покупателем в текущем и следующем кален. году.
1. Если покупатель вернул товар, приобретенный в текущем году (календарном!), тогда делают следующие записи:
- СТОРНО Дт 62 Кт 90-1 – сторнирована выручка от продажи на стоимость товара, который вернул покупатель;
- СТОРНО Дт 90-2 Кт 41 – сторнирована себестоимость продаж на себестоимость товара, возвращенного покупателем;
- СТОРНО Дт 90-3 Кт 68 – сторнирован начисленный при продаже товара НДС (который подлежит вычету после возврата).
2. Если покупатель вернул товар, приобретенный в прошедшем году (календарном!), тогда делают такие записи:
- Дт 91-2 Кт 62 – стоимость товара, который вернул покупатель, причисляется к проч. расходам;
- Дт 41 Кт 91-1 – фактическая себестоимость данного товара причислена к проч. доходам;
- Дт 68 Кт 91-1 – отображение вычета НДС.
Возврат или обмен товара происходит по следующему сценарию:
- Для начала необходимо попросить покупателя предъявить пакет документов:
- заявление на возврат или обмен товара;
- паспорт;
- кассовый чек.
- Стоит помнить, что закон предусматривает возможность возврата и без чека. В таком случае, покупателю необходимо предъявить свидетелей покупки.
- Далее продавец заверяет одну копию заявления, делая на ней пометку о дате принятия заявления, и отдает его покупателю. Второй экземпляр остается у него.
- Далее составляется акт возврата товара, который затем передается покупателю.
- На последнем этапе продавец возвращает покупателю средства или производит обмен товара.
- Происходит заполнение внутренней отчетности.
Какова форма документа?
Документ на возврат поставок имеет унифицированную форму и существует в нескольких видах: обычном, корректировочном и исправленном. Корректировочная форма оформляется при изменении стоимости отгруженных товаров. Если выявлены ошибки, прикладывается дополнительный исправленный вариант.
Обычный и возвратный счета должны включать в себя следующие реквизиты:
- Номер и дату составления.
- Точное указание информации для идентификации сторон.
- Ставку и сумму налога.
- Наименование товара и единицу измерения.
- Объем продукции.
- Цену и стоимость продукции.
- Наименование и код расчетной валюты.
В корректировочной форме указываются реквизиты документа, на основании которого он составлен и разница, на которую изменяется общая стоимость.
Возврат товара поставщику – это не самая простая процедура. Чтобы больше знать об этом, читайте другие наши статьи о том, как правильно составить акт возврата, претензию, чтобы и вернуть продукцию:
- просроченную и бракованную;
- качественную и нереализованную;
- алкогольную, в том числе через ЕГАИС.
Есть два вида документов, которые необходимо правильно подготовить, чтобы осуществить возврат:
- претензия;
- акт.
Первая бумага оформляется на фирменном бланке организации. Обязательно требуется подпись бухгалтера или другого человека, уполномоченного подписывать документацию.
Всегда указывается:
- юридический и фактический адрес;
- полное название;
- данные о покупателе – реквизиты, наименование, другие сведения;
- сведения о договоре поставки, который стал причиной претензии, дата, номер;
- полностью и подробно расписываются основания создания бумаги – расхождения по количеству, качеству, комплекту;
- рекомендуется сослаться на закон;
- обоснование требования – вернуть, обменять, доукомплектовать;
- устанавливаются сроки, в которые поставляющая сторона должна рассмотреть и дать письменный ответ;
- перепись всего вложенного.
Дополнительно составляется акт возврата. Это документ, который оформляется несколькими уполномоченными лицами принимающей компании. Он подтверждается итогами экспертизы и считается официальной бумагой, отправляемой от покупателя к продавцу.
Как принять к вычету НДС, если покупатель вернул товар
При реализации товара у продавца, работающего на общем режиме, возникает объект налогообложения НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Если же покупатель возвращает товар, продавец имеет право поставить НДС со стоимости этого товара к вычету (п. 5 ст. 171 НК РФ). Отметим, что вычеты сумм налога при возврате товаров производятся в полном объеме после отражения в учете соответствующих операций по корректировке, но не позднее одного года с момента возврата или отказа (п. 4 ст. 172 НК РФ). При этом обязательным условием для применения вычета является счет-фактура (п. 1 ст. 171 НК РФ). А порядок выставления счетов-фактур при возврате товара зависит от того, принимал ли покупатель этот товар к учету. Рассмотрим различные ситуации.