Как вести деловую переписку: ключевые правила

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести деловую переписку: ключевые правила». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.

Как сформировать официальное письмо

Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

• наименование организации-отправителя;
• адрес организации;
• контактный телефон (для связи);
• должность и ФИО ее представителя;
• суть послания;
• подпись отправителя.

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Формат электронной почты для деловых писем

По словам экспертов по текстовым сообщениям, текстовые запросы открывают только 20% электронных писем, а 95% текстов читаются в течение трех минут с момента получения, а огромное количество почты теряется или сразу удаляется, поэтому неудивительно, что некоторые компании заходят так далеко, что отправляют переписка в печатном виде и по электронной почте с последующей сокращенной версией в виде текста,просто чтобы получатель получил его.

Чтобы сохранить атмосферу формальности при адаптации к цифровому носителю, форматирование и все элементы печатного делового письма по-прежнему включены в деловое письмо по электронной почте, за исключением двух небольших отличий. Строка темы служит резюме письма или указанием того, о чем идет речь. Информация об отправителе находится внизу письма, чуть ниже напечатанного имени отправителя.

Правила оформления делового письма

Хотя электронная переписка используется повсеместно, однако деловые письма всё ещё отправляют и на бумаге. В связи с этим, стоит обращать внимание на внешний вид письма, так как он создаёт первое впечатление о компании-отправителе. Очень важно оформлять деловую переписку с соблюдением следующих правил:

• Печать должна производиться на фирменных бланках из качественной бумаги, на которых разборчиво указывают полные данные отправителя.
• В письмах иностранным партнёрам данные отправителя прописывают на английском языке.
• Перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают (лучше 1 раз) текстом внутрь. Очень важные письма отправляют в больших плотных конвертах, чтобы не сгибать лист.
• И на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, включая фирменный логотип.
• Адрес получателя указывают только на конверте. Если используется конверт с прозрачным окошком, то адрес получателя пишут на самом письме в правом верхнем углу. После этого лист сгибают таким образом, чтоб адрес было видно в прозрачном окошке.
• Адрес отправителя указывается как на конверте, так и на листе письма.

• Письмо-предложение о сотрудничестве

Ассоциация производителей алкогольной продукции (АПА) является основным объединением лидеров алкогольной отрасли страны. Активная работа, проводимая организацией по созданию цивилизованного рынка спирта и алкогольной продукции в Российской Федерации, заслуживает уважения.

Несомненно, качество и безопасность производимой продукции является одним из приоритетов ААП, а его члены — добросовестные производители, уделяющие этим аспектам пристальное внимание.

‘AIG — одна из крупнейших страховых организаций в мире. Международная компания работает на страховом рынке уже 90 лет и имеет представительства в 160 странах мира. В России она работает уже более 15 лет.

Работа с производителями продуктов питания и напитков является для нас приоритетной. Основываясь на многолетнем международном опыте AIG в России, мы разработали уникальную программу страхования алкогольной продукции (страхование ответственности производителя и отзыва продукции).

Программа представляет потенциальный интерес для членов SPAP, поскольку такая продукция, как алкоголь, требует особого подхода к качеству потребительского сырья, упаковке и безопасности.

Исходя из вышесказанного, мы хотели бы предложить вам обсудить возможности сотрудничества в этой области.

Мы просим провести профессиональную оценку данного партнерства и установить процесс дальнейшего сотрудничества между нами. Мы готовы рассмотреть ваши предложения по формату совместной работы.

Профессиональные письма предназначены для информирования получателя о предстоящих событиях. Например, о запланированных скидках и акциях, датах распродаж, оттенках доставки товара и т.д. Информационные документы могут быть двух подтипов

• Уведомление. Их пишут, когда в работе организации происходят серьезные изменения. Изменились условия поставки товаров, изменились банковские данные, ценовая политика. Уведомления используются для массовой коммуникации представителей.
• Напоминание. Письмо используется для оповещения получателя о наступлении определенного момента. Это даты оплаты комитетов, окончание контрактных документов и завершение специальных тендеров.

Деловое письмо – что это?

Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.

Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

• оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
• рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
• пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
• резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
• поздравления и благодарности.

Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.

Официальное письмо против неофициального письма

Поскольку и официальные, и неофициальные письма — это письменные документы, используемые для передачи сообщений другим людям, их легко спутать.

Официальные письма часто бывают:

• Напечатанное и никогда не написанное от руки

• Соблюдение строгих, стандартных правил грамматики и английского языка

• Содержащие короткие и лаконичные предложения

• Использование определенной, профессиональной структуры

Неофициальные письма не имеют такой строгой структуры, как официальные письма. Вместо этого официальные письма содержат:

• Менее профессиональный и более непринужденный язык

• Слова, написанные от руки или напечатанные на машинке

• Нет определенного типа форматирования или структуры, которой они должны следовать

Что включить в официальное письмо

Официальные письма часто пишутся с использованием профессионального тона и должны включать определенные элементы, чтобы оставаться профессиональными и четкими на протяжении всего письма. Чтобы соблюсти этикет официального письма, вам следует включить в него перечисленные ниже элементы:

• Заголовок, в котором указывается ваш адрес и адрес получателя

• Формальное приветствие

• Один абзац с указанием причин, побудивших вас написать письмо

• Еще один абзац, развивающий вводный абзац

• Заключительный абзац, завершающий письмо

• Подпись к заключительному письму

• Необходимые приложения, подтверждающие документ

1. Полезно. Материалы, пересылаемые в контексте сотрудничества (например, HR-менеджер отправляет клиенту caliquin curriculum или торговые образцы отправляют образцы контрактов).
2. Гарантии. Подтверждает обязательства и включает просьбы о незамедлительных действиях (например, отправить товар с уплатой налога). Реклама и структура сотрудничества.
3. Уведомление. Информация об изменении условий (например, изменения в данных, администрировании, программах).
4. Специальные предложения. Документы, подтверждающие готовность сотрудничать на определенных основных условиях. Могут быть направлены во время проведения конкурса, заключения предварительных соглашений, отбора предложений.
5. Запросы. Запрос на разъяснение, информацию или сведения. Формально создается как запрос («Пояснение… , «Передача… и т.д.).
6. Жалоба (претензия). Указывает на нарушение контракта (или соглашения) и неприемлемое поведение. Эта форма требует ссылки на условия договора или предложения, специализации претензии и объяснения негативных последствий в случае невыполнения (пени, штрафы, судебный иск, приостановка сотрудничества и т.д.).
7. Сопроводительное письмо. Это может быть официальное подтверждение (например, список прилагаемых документов, подтверждающий получение документа) или объяснение причины подачи документа (например, отправляя резюме, кандидат на работу объясняет, почему и чем он его привлек, что считает его подходящей кандидатурой).
8. Подтверждение получения документов и писем. Это не только «хороший тон» делового общения, но и демонстрация заинтересованности. Используя подтверждение, специалисты могут сократить количество «ненужных» звонков и вопросов.
9. Письмо — это обратная связь. В этом случае требуются входящие документы или знаки вопросов.
10. Применение. Можно исключить случаи потери документов, переноса встреч, недопонимания и дополнительных условий. Письма-запросы позволяют своевременно решать вопросы.
11. Письма — это запись важной информации. Имеет смысл закрепить все устные и неформальные договоренности в письменном виде.
12. Обратная связь. Такие документы могут содержать положительную или отрицательную информацию об опыте сотрудничества, работе данных специалистов, благодарности и поздравления.

Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.

Образец делового письма

В деловом письме должна быть структура:

• официальное приветствие;
• вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса;
• главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации;
• заключение — пожелания и благодарность;
• вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист;
• контактные данные — электронная подпись.

Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость: при необходимости эти сообщения можно предоставлять суду в качестве аргумента.

Рассмотрим восемь примеров деловых писем в зависимости от получателя.

Как написать деловое письмо после проведенной встречи

Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем:

• Тему встречи — о чем был разговор, когда и кто в нем участвовал.
• Договоренности — к каким соглашениям и срокам пришли по итогам встречи, чтобы напомнить и зафиксировать план действий.
• Благодарность за уделенное время.
• Пожелания и предложения формата для новой встречи.
• Контактные данные участников.

• Деловое письмо — основная единица коммерческой корреспонденции, которой обмениваются компании и организации. Жанр универсальный — с помощью делового отправления можно напомнить, пригласить, поздравить, предложить сотрудничество и высказать претензии.
• Раньше коммерческая корреспонденция оформлялась только на бланках, сегодня это требования распространяется в основном на государственные структуры и крупные компании, которые с ними сотрудничают. Остальные участники рынка могут вести коммерческую переписку на обычных листах А4 или в электронном виде.
• Деловое письмо предполагает нейтральный тон, краткое и четкое изложение мыслей, наличие не только имен и фамилий, но и должности отправителя.

Разберём все имеющиеся на данный момент способы ведения деловой переписки. Первым в очередь является самый традиционный вариант – отправка письма через почту. Главным минусом такого способа являются сроки доставки. Зачастую дело носит неотложный характер, а у контрагентов нет времени на ожидание. Однако сроки нивелируются одним нюансом, который в отдельных случаях делает почтовое отправление единственным доступным вариантом. Речь идёт об уведомлении о вручении.

Иногда крайне важно утвердить сам факт получения письма контрагентом. Такой порядок применяют при направлении претензий и иных бумаг, так или иначе связанных с условиями гражданско-правовых сделок. Уведомление выступит в суде доказательством, если дело примет такой оборот.

Два оставшихся способа – это факс и электронная почта. Они значительно опережают традиционное почтовое отправление в сроках доставки, однако ни коим образом не гарантируют получение письма. Использовать их можно только в тех случаях, когда между предприятиями ещё не заключён никакой договор, следовательно, нет никаких взаимных обязательств.

Особняком стоит способ с личной передачей делового письма из рук в руки. К сожалению, воспользоваться им получается далеко не всегда.

Деловое письмо – что это?

Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.

Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

• оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
• рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
• пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
• резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
• поздравления и благодарности.

Похожие записи:

• Как поставить автомобиль на учёт в ГИБДД по новым правилам 2023 года?
• Как оплачивается и оформляется декретный отпуск
• ЕДВ многодетным семьям в 2023 Ставропольский край