Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как внести запись в трудовую книжку о переименовании подразделения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если в штатный состав официально внесены все изменения (переименования), то в трудовой книжке надо произвести аналогичную запись примерно в такой форме: «Радиологический отдел службы безопасности» переименован в «Отдел радиационной безопасности».
Форма записи в трудовой книжке
Запись в трудовую книжку о переименовании подразделения выполняется индивидуальной строкой в третьей графе раздела о работе.
Например, возможна такая запись: «Дирекция материально-технического обеспечения» с 01.06.2010 переименована в «Отдел логистики», а в четвертой графе следует указать основание переименования – решение или постановление администрации об изменении штатного состава, а также его реквизиты. Первую и вторую графы следует оставить пустыми.
Таким образом, изменение названия отдела оформляется в трудовой аналогично изменению названия должности.
В графе о работе надо произвести запись о том, что «отдел А» переименован в «отдел Б». Например, «Служба информационных технологий» переименована в «Отдел информационных технологий», а должности и функции сотрудников остались прежними.
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
-
В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Запись в трудовой о переименовании отдела
Внесение в трудовую книжку записи о должности и (при необходимости) соответствующем структурном подразделении работодателя (например, отделе или филиале) производится в соответствии с пунктом 3.1 Инструкции.
Согласно указанному пункту в графе 3 отражается запись о трудоустройстве с указанием наименования отдела и должности в соответствии со штатным расписанием.
В графе 4 записываются реквизиты приказа о принятии на работу.
Важно то, что структурное подразделение отражается в указанной записи только в случае, если условие о нем в соответствии с трудовым договором является существенным.
Следовательно, если должность сотрудника (например специалист отдела продаж) вписана в трудовую книжку без указания структурного подразделения, т.к. оно не относится к существенным условиям трудового контракта, то изменение наименования такого структурного подразделения (например вместо отдела продаж – отдел розничной торговли) не влечет правовых последствий в рамках рассматриваемого вопроса. Внесения каких-либо записей в трудовую книжку при этом не требуется.
Если же условие о структурном подразделении все же является существенным и при трудоустройстве работника соответствующее подразделение отражено в трудовой книжке, то при смене его наименования понадобится запись в трудовой книжке о переименовании отдела.
Например, сотрудник был принят на работу в организацию на должность слесаря отдела по ремонту автомобилей, и условие о структурном подразделении в соответствии с контрактом является существенным. Впоследствии в результате внутренней структурной реорганизации этот отдел был объединен с отделом технического обслуживания и получил наименование «отдел ремонта и технического обслуживания».
Каков порядок внесения сведений об изменении названия должности
Трудовая книжка сотрудника относится к основному документу, в котором фиксируют все этапы трудовой деятельности и стаж. Существует ряд основных требований к вопросам заполнения книжки, они описаны в Постановлении Минтруда под № 69 от 10 октября 2003 года. Все записи, внесенные в книжку, дублируют в личной карточке.
Переименование должности запись в трудовой книжке: образец бланка
Скачать документ с рекомендациями эксперта вы можете в начале статьи >>
В соответствии со статьей 74 ТК РФ работодатель вправе в одностороннем порядке изменить наименование должности сотрудника, не внося поправки в перечень выполняемых трудовых функций. Причиной для этого может стать оптимизация производственных процессов, производственная необходимость, изменения в организационной структуре компании и так далее.
Например, сотрудник работал электромонтером. После изменения штатного расписания наименование должности было изменено на электромонтера контактной сети, занятого на магистральных железных дорогах. Запись в трудовой о переименовании должности является обязательной.
Эксперт «Системы Кадры» расскажет:
Записи о переименовании должности в трудовой книжке: как сделать запись в трудовую книжку, спорные моменты
Внесение в трудовую книжку записи о должности и (при необходимости) соответствующем структурном подразделении работодателя (например, отделе или филиале) производится в соответствии с пунктом 3.1 Инструкции.
- Согласно указанному пункту в графе 3 отражается запись о трудоустройстве с указанием наименования отдела и должности в соответствии со штатным расписанием.
- В графе 4 записываются реквизиты приказа о принятии на работу.
- Важно то, что структурное подразделение отражается в указанной записи только в случае, если условие о нем в соответствии с трудовым договором является существенным.
Следовательно, если должность сотрудника (например специалист отдела продаж) вписана в трудовую книжку без указания структурного подразделения, т.к.
оно не относится к существенным условиям трудового контракта, то изменение наименования такого структурного подразделения (например вместо отдела продаж – отдел розничной торговли) не влечет правовых последствий в рамках рассматриваемого вопроса. Внесения каких-либо записей в трудовую книжку при этом не требуется.
Если же условие о структурном подразделении все же является существенным и при трудоустройстве работника соответствующее подразделение отражено в трудовой книжке, то при смене его наименования понадобится запись в трудовой книжке о переименовании отдела.
Например, сотрудник был принят на работу в организацию на должность слесаря отдела по ремонту автомобилей, и условие о структурном подразделении в соответствии с контрактом является существенным. Впоследствии в результате внутренней структурной реорганизации этот отдел был объединен с отделом технического обслуживания и получил наименование «отдел ремонта и технического обслуживания».
В отличие от записи от структурном подразделении организации запись в трудовой книжке о должности сотрудника или о работе, для выполнения которой он трудоустроен, является обязательной без каких-либо исключений.
Как следствие, изменение наименования такой должности или работы в обязательном порядке должно отразиться в рассматриваемом документе.
К примеру, структурное подразделение организации осуществляет розничную торговлю, а работник трудится в нем на должности старшего продавца. В результате изменения штатного расписания его должность переименована и получила название «старший менеджер по продажам».
Такое изменение должности отражается в трудовой книжке.
Порядок действий работодателя может быть таким:
- заключение с сотрудником дополнительного соглашения к трудовому контракту;
- оформление приказа с указанием новой должности работника и обоснованием такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания);
- оформление записи в трудовую книжку сотрудника и другие необходимые документы кадрового учета.
Важно учесть, что конкретная форма такой записи ни Правилами, ни Инструкцией не предусмотрена.
Следовательно, действовать в этом случае следует по аналогии.
Пункт 3.2 Инструкции предусматривает запись об изменении наименования работодателя. Это положение применяется и для рассматриваемого случая.
Например, в графе 3 отражается: «Наименование должности «старший продавец» с 06.10.2016 изменено на «старший менеджер по продажам».
В графе 4 трудовой книжки следует отразить реквизиты соответствующего приказа работодателя.
Согласно указанному пункту в графе 3 отражается запись о трудоустройстве с указанием наименования отдела и должности в соответствии со штатным расписанием. В графе 4 записываются реквизиты приказа о принятии на работу.
Запись в трудовой книжке о переименовании должности.
Изменение названия никак не должно отражаться на деятельности сотрудников. Они обязаны добросовестно исполнять свои трудовые обязательства. А вот работник отдела кадров обязан следить за правильным внесением записей в трудовые книжки.
Все время от времени ошибаются, кадровики не исключение.
Случаются ошибки и при заполнении книжек. Но страшного ничего нет, любую оплошность можно исправить. Разберем подробнее, как правильно внести исправления в трудовую книжку (2018 г.).
06 Сентября 2018 в 15:51
Трудовая книжка — это основной документ работающего человека в России.
- переименование большинства должностей, к примеру, в связи с приведением расписания в соответствие с ЕТКС;
- образования нового отдела;
- сокращение вакансий более чем на 5% от общей числа фактически работающих тружеников.
Помогите, пожалуйста, разобраться со следующей ситуацией:1) изменились названия структурных подразделений в учреждении: кабинет доврачебного приема теперь называется кабинет доврачебной помощи, кабинет учета и медицинской статистики — кабинет медицинской статистики, отделение платных услуг — отделение по оказанию платных медицинских услуг населению. Согласно статьи 72.1 ТК РФ перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре). В нашем учреждении структурное подразделение указано в трудовом договоре. Но при изменении названия подразделения никаких изменений в трудовой функции работников не произойдет и функции подразделений не изменятся. Как нам правильно оформить кадровые документы: оформить перевод сотрудников или просто внести запись в кадровые документы работников о переименовании структурного подразделения?2) в связи с приведение в соответствии с номенклатурой (пункт 5) должностей медицинских работников, утвержденной приказом МЗ РФ от 20.12.2012 г. №1183 н изменилось название должности работника: заведующий отделением-врач физиотерапевт теперь называется заведующий физиотерапевтическим отделением, соответственно, без изменения трудовой функции. Что будет в данном случае: перевод сотрудника или же переименование должности?3) в некоторых отделениях произошло изменение наименование структурного подразделения и, соответственно, название должности заведующего структурным подразделением: должность называлась «заведующий отделением — врач-терапевт» отделения платных услуг, а стала называться «заведующий отделением по оказанию платных медицинских услуг населению — врач-терапевт», также без изменения трудовой функции работника и функции подразделения. Что делать в данном случае?
Перевод или переименование должности
Решающим моментом в отражении изменения, внесенного в штатное расписание, в делопроизводстве по личному составу является его отношение к трудовой функции работника. Под ней понимается закрепленный в трудовом договоре конкретный вид работы по исполнению обязанностей в должности/профессии согласно штатному расписанию в соответствии с указанным уровнем квалификации.
Оформление кадровой документации в данном случае будет зависеть от того, осталась эта функция неизменной или нет.
Когда с изменением наименования должности в штатном расписании трудовые функции работника сохранились, то есть работник продолжает выполнять те же обязанности, что и раньше, его перевода на новую должность не требуется. Но соответствующие сведения о переименовании все же должны быть отражены в дополнительном соглашении, составленном к трудовому договору, и записях трудовой книжки.
Если же с переименованием должности (профессии) хотя бы отчасти изменились трудовые функции работника, например, добавились новые обязанности или в чем-то изменились старые, оформить эти нововведения нужно посредством перевода. В этом случае работник пройдет все процедуры, связанные с вступлением в новую должность, в полном объеме.
Какие проблемы могут возникнуть, если пренебречь данной процедурой?
К сожалению, если данная процедура не будет проведена по вашей забывчивости, то сначала проблемы найдет ваш работник, а затем уже вы.
Работнику в связи с указанием неправильных данных, за данный период работы, не будет начислена пенсия.
Также у работника могут возникнуть проблемы касающиеся устройства на новую работу, ведь работодатель с нового места может посчитать, что данные, где не совпадает место работы или увольнения не являются верными и может заподозрить работника в подделке документов.
В связи с возникшими у него проблемами работник на просто может привлечь вас к административной ответственности.
Данная ответственность будет выглядеть в виде наложения штрафа в размере от пятисот до трех тысяч рублей. Поэтому постарайтесь адекватно подойти к вопросу внесения данных в трудовую книжку ведь, по сути, это лицо вашей фирмы и то, как вы оформите работнику трудовую книжку, будет говорить о серьезности и профессионализме вашей организации.
Перевод или переименование?
Если в штатный состав официально внесены все изменения (переименования), то в трудовой книжке надо произвести аналогичную запись примерно в такой форме: «Радиологический отдел службы безопасности» переименован в «Отдел радиационной безопасности».
Некоторые кадровики считают, что записи об изменении названия отдела должны оформляться таким же образом, как записи о переводе работника в другое подразделение.
Для такого мнения есть некоторые основания, так как перевод работника в другой отдел считается изменением одного из существенных условий трудового договора, которым и является название подразделения.
Расшифровывая эту сложную формулировку, можно сказать, что название отдела (подразделения, службы, дирекции) и должности, занимаемой работником, указаны в договоре, поэтому они являются его существенными условиями. А любое изменение существенных условий договора (при этом неважно, какую именно работу выполняет человек) традиционно считается переводом среди старых кадровиков и именно так и оформляется в трудовой книжке из-за того, что в Инструкции не разработано четкое определение по этому поводу.
Действительно, в Инструкции нет указаний на такие записи, как «отдел … переименован». Поэтому зачастую изменение названия отдела, управления, дирекции или подразделения оформляют как перевод. Тем не менее, более разумно написать в трудовой не «Переведен в Отдел радиационной безопасности», а так, как указано выше.
Хотя в Инструкции нет ясной формулировки записи в трудовой книжке вследствие изменения названия отдела, надо различать изменение самого отдела от изменения названия отдела, в котором работает сотрудник.
Изменение самого отдела (его состава, функций и так далее) повлечет за собой запись о переводе. Изменение названия отдела будет считаться трансформацией существенных условий трудового договора, которые не имеют отношения к переводу и не требуют обязательного согласия сотрудника.
Изменение названия отдела (если условие о работе в конкретном отделе было включено в договор, подписанный с работником) может классифицироваться как модификация его условий (абзац 3 части 2, абзац 2 части 4 статьи 57 Трудового кодекса РФ).
Основные требования к внесению записей в трудовую книжку
При внесении изменений в трудовую книжку работника необходимо руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек:
- Записи в трудовой книжке делаются только чернилами синего, фиолетового или черного цвета; использование других цветов недопустимо.
- Запись должна быть сделана разборчивым подчерком, без фактических и орфографических ошибок.
- Все числовые записи вносятся только арабскими цифрами.
- Все записи вносят полностью, сокращения недопустимы.
- Нельзя делать исправления в записях путем зачеркивания или заштриховывания ошибки, нельзя пользоваться корректором.
Все эти правила в равной степени будут относиться и к внесению изменений о наименовании организации.
Правила занесения изменений названия предприятия в трудовой книжке
- Все записи в трудовой книжке должны быть заполнены разборчивым почерком шариковой или гелиевой ручкой с пастой синего или черного, можно фиолетового цвета. Ни в коем случае не применяются зеленый и красный цвета.
- Недопустимо писать фломастерами, карандашами, делать исправления, подтирание неточностей, наводить буквы несколько раз.
- Цифры для указания порядкового номера, даты занесения записи, номера и даты приказа пишутся только арабские.
- Запись о переименовании предприятия не может быть датирована раньше, чем издан приказ на основание учредительных документов об изменении названия организации.
- В случае допущенной ошибки при внесении сведений о переименовании организации, ниже необходимо указать, что запись нужно считать недействительной и постараться написать правильно.
- Внесение изменений наименования предприятия без удостоверяющей подписи представителя организации и соответствующей печати не допустимо.
На основании требований, установленных в Инструкции по заполнению трудовых книжек, переименование должности должно производиться следующим образом:
- допускается составление записи о переименовании должности только в том случае, если меняется только ее название, а штатное положение единицы сохраняется в плане перечня должностных обязанностей, а также в части уровня заработной платы. Если перечень должностных обязанностей изменяется, либо меняется уровень вознаграждения в рамках оплаты труда, то речи о переименовании должности быть не может – будет происходить перевод на другую должность в рамках одного подразделения или в другое подразделение (даже если оно только изменило свое наименование);
- внесение в трудовую книжку данных о том, что произошло переименование должности сотрудника, возможно только в том случае, если сотрудник предварительно был уведомлен о таком изменении (форма уведомления не имеет роли, но предпочтительнее будет извещение в письменной форме, чтобы работник поставил свою подпись на листе ознакомления);
- фиксация внесенного изменения возможна только в том случае, если речь идет об издании соответствующего приказа или иного правового акта, подтверждающего переименование одной или нескольких должностей.
Если все перечисленные правила полностью соблюдены, то реализованные действия по переименованию должности будут считаться юридически законными и не могут быть оспорены работником.
Основания для переименования должности в трудовой книжке
ТК РФ постановляет, что сотрудник, принимаемый в компанию, должен быть принят на определенную должность, название которой требуется зафиксировать документально. Указанное положение зафиксировано в ст. 57 ТК РФ.
Так, наниматель имеет полное право корректировать штатное расписание компании по собственному усмотрению. Подразумевается, что законодатель не накладывает каких-либо ограничений на управленца в данном вопросе. Однако если руководитель фирмы принимает решение внести в расписание какие-либо изменения, ему необходимо согласовать данный вопрос с подчиненным, и, как следствие, откорректировать все сведения, содержащиеся в трудовом соглашении, трудовой книжке и личной карточке субъекта.
Как оформить переименование отдела в организации?
сли наименование отдела указано в трудовом договоре, то при его переименовании заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием нового наименования отдела. Если запись о наименовании отдела внесена в трудовую книжку, в нее вносится запись об изменении наименования отдела. Если же наименование отдела не указано в трудовом договоре и трудовой книжке, то дополнительное соглашение не заключается, запись о переименовании отдела не вносится в трудовую книжку.
При этом вносятся изменения в штатное расписание и личные карточки работников и при необходимости в другие кадровые документы.
Если наименование отдела не указано в трудовом договоре, то изменения в документы вносить не требуется.
Обоснование: Одним из обязательных условий для включения в трудовой договор является место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения (ст. 57 ТК РФ).
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, в том числе об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).
Пленум Верховного Суда РФ в п. 16 Постановления от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» разъяснил, что под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д.
Наименование отдела указано в трудовом договоре
Если наименование отдела отражено в трудовом договоре, то меняется условие трудовых договоров о месте работы работников, которым является структурное подразделение, не являющееся обособленным.
По правилам ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. К таким случаям относится изменение условий трудового договора по инициативе работодателя в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ, по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, когда определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены.
При этом в случае судебных разбирательств работодатель должен доказать суду необходимость изменения условий трудового договора вследствие изменений организационных или технологических условий труда (п. 21 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 2). При отсутствии необходимых доказательств решение, как правило, принимается в пользу работника (см., например, Апелляционное определение Московского городского суда от 06.10.2015 по делу N 33-33814/2015).
Таким образом, если наименование структурного подразделения (отдела) указано в трудовых договорах работников, то изменение условий трудовых договоров в части изменения наименования подразделения возможно по соглашению сторон, для чего необходимо заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых указывается новое название структурного подразделения.
В случае если изменения условий трудовых договоров в части изменения наименования данного подразделения вносятся по инициативе работодателя и связаны с изменением организационных или технологических условий труда, о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора о месте работы, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). Тогда как, если изменения вносятся по соглашению сторон, предупреждать работников за два месяца и ждать истечения этого срока в этом случае не надо.
Основанием для осуществления вышеуказанных действий должен стать приказ работодателя о проведении структурной реорганизации.
Виды изменений записей в трудовых книжках
Важным вопросом остается, как правильно внести в трудовую книжку изменение наименования учреждения. В последние десятилетия в связи с нестабильной экономической ситуацией в мире, предприятия массово переименовываются. Это связано с преобразованиями организационно-правовых форм компаний. В результате слияний, поглощений, ликвидаций, консолидаций и реорганизаций предприятия меняют свои названия полностью или частично. Это мероприятие тянет за собой бумажную волокиту. Меняются реквизиты, штампы, названия документов. Проверяется вся финансовая отчетность. Конечно, эти события не могут обойти и отдел кадров, в котором должна быть проведена широкомасштабная работа по внесению изменений в записи о переименовании организации.
При изменении организацией своего названия соответствующая запись в обязательном порядке должна быть сделана в трудовой книжке. В случае невыполнения этого условия возникнет неприятная, запоминающаяся на долгие годы ситуация. Получается, что человек был принят на одно предприятие, а уволился или вышел на пенсию с другого. Отсутствуют промежуточные звенья: «уволен» с одного места работы и «принят» на другое. Работнику, оказавшемуся в такой ситуации, грозит опасность остаться без стажа и, следовательно, без пенсии и льгот. Государственные органы могут очень сильно усомниться в правомерности таких выплат. Проблему решить можно, но для этого понадобятся время и силы, чтобы взять необходимые справки с бывшего места работы, «заглянуть» в государственный архив.
В целях предотвращения таких событий сотрудники отдела кадров должны позаботиться о правильном внесении записи о переименовании организации в трудовую книжку каждого сотрудника, числящегося в штате. Причем делать это можно как в рукописном, так и в штампованном формате. В целях экономии времени, особенно на крупных предприятиях, этот процесс протекает с помощью новых штампов, оттиски которых проставляются в разделе «Сведения о работе».
Предварительно руководство предприятия должно выполнить следующие этапы:
- документальное оформление решения уполномоченного органа о переименовании юридического лица>
- внесение изменений о наименовании предприятия в учредительные документы>
- оплата госпошлины, взимаемой за внесение изменений в наименование организации>
- оформление заявления о государственной регистрации изменений, которые вносятся в учредительные документы предприятия>
- в течение 3-х рабочих дней предоставление службе государственной регистрации документов с измененным наименованием юридического лица для дальнейшей регистрации>
- получение свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ>
- издание приказа о внесении изменений в наименование организации и назначении группы людей, ответственных за внесение изменений в записи трудовых книжек и договоров – основание для внесения в трудовую книжку записи об изменении названия организации.