Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет расходов на офисную технику, в частности, картриджи и их заправку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как оформить акт списания оборудования, расскажем в нашей консультации. Если оборудование не пригодно к использованию в силу физического или морального износа, допущенных повреждений при монтаже или вообще было утрачено по любой причине, оно подлежит списанию. Обязательной к применению формы акта для такого случая нет.
Картриджи списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем.
Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).
Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно.
Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «картриджей» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа.
При этом форму требования-накладной следует утвердить в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.
Особенности учета картриджей, выданных в эксплуатацию в учреждениях
Карточка учета работы картриджа оформляется на каждый картридж.
Данный документ в обязательном порядке должен содержать в себе сведения о предприятии и о членах комиссии по списанию: их должности, фамилии, имена, отчества, а также подробный перечень списываемых материалов, включая их количество и стоимость (поштучную и общую), причину списания. В графе «Установка» указываются дата установки картриджа, место его установки (название принтера, копировально-множительного аппарата или многофункционального устройства), инвентарный номер, местонахождение и ставится подпись лица, принявшего в работу картридж. Карточка учета работы картриджа Картридж Canon FX-3 № 15 Установка Состояние Заправка Примечания дата место установки контроль дата ресурс дата передачи на заправку Акт выполненных работ 02.07.2013 Принтер HP LJ 1320 (инв.
номер 110134000120), кабинет № 3 Иванова 19.08.2013 исчерпан 23.08.2013 от 23.08.2013 № 321 26.08.2013 Принтер HP LJ 1320 (инв. номер 110134000126), кабинет № 4 Петрова 01.10.2013 исчерпан, наблю дался дефект печати 03.10.2013 от 07.10.2013 № 420 (в т.
Списание картриджей в бюджетных учреждениях
Бюджетные учреждения, пользующиеся принтерами и другой оргтехникой, должны пользоваться инструкцией №148. В ней говорится, что перед списанием расходного предмета создается комиссия, отвечающая за выбытие активов из эксплуатации. Именно комиссия определяет пригодность картриджа к последующему использованию, заправке или ремонту, либо контейнер должен быть списан и утилизирован. Если проверяющую комиссию создать не представляется возможным, её обязанности переходят на сотрудника, отвечающего за техническое состояние оргтехники.
Когда находящиеся на балансе отработанные картриджи признаны нерабочими, их можно отдать на утилизацию и получить акт переработки, либо заключить договор с фирмой, которая заберет отработанные изделия, предоставив взамен новые расходники согласно акту передачи-приема. При этом фирма также должна предоставить бумаги, подтверждающие утилизацию старых контейнеров.
В идеале все коммерческие и бюджетные учреждения должны с заботой относиться к окружающей экосистеме, и не выбрасывать опасный мусор на свалки. Тогда экологическая обстановка в государстве выйдет на новый уровень.
В соответствии с п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы организации по оплате работ сторонней организации по заправке картриджа являются расходами по обычным видам деятельности.
Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности, определяемой исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и поставщиком (п.6 ПБУ 10/99).
Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).
Согласно Инструкции по применению Плана счетов расходы по оплате работ по заправке картриджа, в случае если они являются управленческими, не связанными непосредственно с производственным процессом, могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы».
Сумма налога на добавленную стоимость по принятым работам отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
Сумма НДС, предъявленная поставщиком работ (услуг), принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия работ (услуг) к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Принятая к вычету сумма НДС отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции с кредитом счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
При расчете налога на прибыль расходы на заправку картриджа учитываются в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (см. Письма Минфина России от 8 февраля 2007 г. N 03-11-04/2/26, УФНС России по г. Москве от 1 декабря 2004 г.).
Пример.
Работнику производственной организации выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 15 000 руб. для заправки картриджа для ксерокса в специализированной организации.
Ответственность за неправильную утилизацию оргтехники
За нарушение правил утилизации отходов могут предприятие могут наказать (ст. 28 закона № 89-ФЗ «Об отходах»).
За нарушение правил утилизации опасных отходов (п. 1 ст. 8.2 КоАП):
- от 10 тысяч до 30 тысяч рублей — должностное лицо;
- от 30 тысяч до 50 тысяч рублей или приостановление деятельность на срок до 90 суток — ИП;
- от 100 тысяч до 250 тысяч рублей или приостановление деятельность на срок до 90 суток — компанию.
Кроме этого к ответственности могут привлечь и за осуществление деятельности без лицензии, когда она обязательна (п. 2 ст. 14.1 КоАП):
- от 4 тысяч до 5 тысяч рублей — должностное лицо;
- от 40 тысяч до 50 тысяч рублей — компанию.
Отдельно следует сказать, что в соответствии со ст. 19 Федерального закона № 89-ФЗ лица, осуществляющие деятельность в области обращения с отходами, обязаны вести в установленном порядке учет образовавшихся, утилизированных, обезвреженных, переданных другим лицам отходов. Порядок учета установлен приказом Минприроды РФ от 01.09.2011 № 721 «Об утверждении порядка учета в области обращения с отходами» (далее Приказ №721).
Согласно ст.3 Приказа №721 данные учета являются информацией в области обращения с отходами и используются при:
- проведении инвентаризации отходов;
- подготовке ПНООЛР, отчетности об образовании, использовании, обезвреживании и размещении отходов (за исключением статистической отчетности);
- ведении федеральных статистических наблюдений;
- расчетах платы за негативное воздействие на окружающую среду (в части размещения отходов).
Учреждения должны производить фактические измерения количества использованных, обезвреженных, переданных другим лицам отходов, либо вести учет на основании технической и технологической документации, бухгалтерских данных, актов приема-передачи, договоров.
Учет ведется в специальных формах, являющихся приложениями к Приказу №721. Так, приложением 4 утверждена форма Данных учета в области обращения с отходами.
В бухгалтерском учете учреждение может установить способ списания расходного материала либо в момент его выдачи в эксплуатацию, либо в момент его фактического выбытия при реализации или утилизации.
Первый способ упрощает учет и подходит для небольших учреждений. В крупной организации, где много техники, много материально-ответственных лиц и как правило в эксплуатации имеется резерв сменных картриджей, которые отправляют на дозаправку предпочтительно выбрать второй способ. Это немного усложняет учет, но вместе с тем позволит бухгалтеру по данным учета определить какое количество отходов необходимо включить в отчет за период на основании данных о списании, и в дальнейшем облегчит расчет ПНООЛР. Кроме того, данный способ позволит проконтролировать полноту поступления денежных средств при реализации картриджей на восстановление.
В учете отразите списание картриджей бухгалтерскими проводками, указанными в таблице 3.
| Дебет | Кредит | Хозяйственная операция |
|---|---|---|
| 0 401 20 272 | 0 105 36 440 | Списаны материальные запасы пришедшие в негодность |
| 2 401 10 172 | 0 105 36 440 | Реализованы материальные запасы |
Оформите списание материальных запасов унифицированным документом «Актом о списании материальных запасов» (ф.0504230), реализацию Накладной на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф.0504205).
По материалам изданий группы «Госфинансы» медиа-холдинга «Актион-МЦФЭР».
Технология утилизации картриджей для лазерных принтеров и других
Не существует граждан, которые никогда не слышали об экологических угрозах, создаваемых выброшенным мусором.
На свалках можно найти самые разнообразные предметы, от безвредной керамики, до отравляющих воздух и почву ртутных ламп.
Однако существует группа товаров, безопасных только на первый взгляд. К таким предметам относятся картриджи для принтеров.
Люди не догадываются, какие опасности таит в себе этот расходник. Государственные учреждения, частные фирмы и компании, предлагающие услуги любой направленности, а также простые жители — все пользуются принтерами. В подавляющем большинстве случаев, по истечении срока эксплуатации отработанные картриджи для принтера выбрасываются вместе с коммунальными отходами в мусорные баки.
Мало кто знает, что это категорически запрещается делать. Выброшенные расходные элементы разлагаются веками, постепенно заполняя свободное пространство на свалках и портя экологическую систему.
В случае возгорания в атмосферу выделяются вредные компоненты. Учитывая, как часто загораются отходы на свалках, такая картина представляет реальную угрозу. Современные принтеры используют лазерную технологию печати, для которой расходуется хранящийся в картридже тонер.
Именно он оказывает негативное воздействие на человеческий организм. Обладая летучестью, он быстро проникает в дыхательную систему, вызывая осложнения и сильный кашель. Правильная утилизация картриджей для принтеров — важная задача для любого офиса и компании.
Если разобрать контейнер дома, вероятность вдохнуть вредные частицы достигает 100%. Картридж от принтера представляет собой ёмкость из полистирола — устойчивого пластика, плохо поддающегося огню, но выделяющего много дыма.
Учет тонера и прочих комплектующих картриджа
Перед началом учета, должны произвести некоторые настройки в конфигурации, которые позволят правильно организовать учет. Запускаем программу и переходим в раздел «Номенклатура и склад». В этом разделе необходимо открыть справочник «Виды номенклатуры» для того, чтобы создать новый вид номенклатуры тонера. В форме создания нового вида тонера для картриджей заполняем наименование, а также указываем тип «расходный материал». Этот тип позволит точнее приблизить учет тонера в конфигурации «Управление IT-отделом 8» к бухгалтерскому учету. В принципе для данного вида номенклатуры больше никаких настроек производить не нужно, так как вести учет по карточкам номенклатуры тонера не нужно, записываем и закрываем форму создания. На этом этапе можно считать, что все необходимое для ведения учета тонеров картриджей готово.
Как грамотно вести учет расходов на картриджи?
Офис невозможно представить без техники и, как минимум компьютеров и принтеров. Как правильно вести учет расходов на картриджи и их заправку Поступающие на предприятие картриджи на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) следует приходовать по дебету счета 10, субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44).
В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных пунктом 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике. Признаются данные расходы в учете в том периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).
Особенности учета картриджей, выданных в эксплуатацию в учреждениях
Карточка учета работы картриджа оформляется на каждый картридж.
Данный документ в обязательном порядке должен содержать в себе сведения о предприятии и о членах комиссии по списанию: их должности, фамилии, имена, отчества, а также подробный перечень списываемых материалов, включая их количество и стоимость (поштучную и общую), причину списания. В графе «Установка» указываются дата установки картриджа, место его установки (название принтера, копировально-множительного аппарата или многофункционального устройства), инвентарный номер, местонахождение и ставится подпись лица, принявшего в работу картридж. Карточка учета работы картриджа Картридж Canon FX-3 № 15 Установка Состояние Заправка Примечания дата место установки контроль дата ресурс дата передачи на заправку Акт выполненных работ 02.07.2013 Принтер HP LJ 1320 (инв.
номер 110134000120), кабинет № 3 Иванова 19.08.2013 исчерпан 23.08.2013 от 23.08.2013 № 321 26.08.2013 Принтер HP LJ 1320 (инв. номер 110134000126), кабинет № 4 Петрова 01.10.2013 исчерпан, наблю дался дефект печати 03.10.2013 от 07.10.2013 № 420 (в т.
ч. произведена замена фото- барабана)
Акт списания оборудования
Как оформить акт списания оборудования, расскажем в нашей консультации. Если оборудование не пригодно к использованию в силу физического или морального износа, допущенных повреждений при монтаже или вообще было утрачено по любой причине, оно подлежит списанию. Обязательной к применению формы акта для такого случая нет.
Поэтому организация может разработать такой первичный учетный документ самостоятельно и закрепить его в своей .
Составлению акта на списание обычно предшествует проведение инвентаризации и составление инвентаризационной описи и сличительной ведомости (если выявлена недостача оборудования).
Если необходимо подтвердить непригодность оборудования к использованию, может быть предварительно составлен акт технического состояния оборудования для списания. Акт технического состояния в данном случае являлся бы документом-основанием для списания. Он может быть составлен по образцу дефектной ведомости, который мы приводили .
Срок полезного использования
Начнем с правильного определения срока полезного использования, который подробно описан в пункте 44 Инструкции № 157н. Из предложенных подходов в отношении канцелярских принадлежностей можно сослаться на два критерия: практику использования аналогичных предметов в деятельности учреждения (критерий «ожидаемого физического износа») и гарантийный срок использования, а точнее его отсутствие. Чтобы не собирать инвентаризационную комиссию перед каждой закупкой канцтоваров, рекомендуется однократно, на весь год, зафиксировать соответствующее положение в учетной политике учреждения.
Пример №1.
Согласно учетной политике учреждения к основным средствам не относятся и учитываются в составе материальных запасов канцелярские принадлежности без электрического привода, не являющиеся расходным материалом: степлеры, антистеплеры дыроколы, настольные наборы, резаки и т. д. Основание:
• положения пункта 99 Инструкции № 157н – ввиду фактического срока использования исходя из имеющейся практики менее 12 месяцев;
• положение пункта 44 Инструкции № 157н – ввиду отсутствия гарантийного срока.
Списание оргтехники перед утилизацией
Если рядовой потребитель может просто обратиться в фирму, занимающуюся утилизацией техники, юрлицо должно иметь для этого законодательные основания: списать данное имущество с баланса. Это не так просто, как кажется.
Главная сложность этой процедуры – в определении остаточной ценности отслужившей техники. Для того чтобы акт списания был законным, нужно грамотно оценить технический и моральный аспект приборов и их материальную ценность, что под силу только экспертам. Данную экспертизу вправе провести только специально сертифицированная организация, выдав заключение о непригодности техники к дальнейшему применению.
Нарушение процедуры списания чревато административной и даже уголовной ответственностью, ведь техника представляет собой материальную ценность. Оно непременно спровоцирует неправильности в ведении бухгалтерского учета, что чревато санкциями для руководства и главного бухгалтера организации:
- штрафом в 20-50 МРОТ для руководящих лиц;
- штрафом в 100-1000 МРОТ, наложенным на организацию.
Списание компьютерной техники с учета оформляется актом на списание. Но списание с учета не отменяет утилизацию списанного оборудования. Списываемая компьютерная техника, как правило, содержит драгоценные металлы и относится к опасным отходам, поэтому ее утилизацией занимаются только организации, у которых есть разрешение на подобную деятельность.
Организация работы офиса, ее оптимизация — важная составляющая часть работы любой компании. И в эффективности этой работы не последнюю роль играет качество печати документов и затратность ведения документооборота. А если речь идет о бюджетном учреждении, то за каждый потраченный рубль необходимо строго отчитаться. Поэтому даже покупка, учет и списание картриджа для принтера нуждаются в тщательном контроле.
На какой счет оприходовать принтер
Суть вопроса Выберите удобный для вас способ контроля за сохранностью малоценного имущества и пропишите его в учетной политике для целей бухучета. Заполняйте такую карточку учета малоценного имущества на каждый объект. А записи в нее делайте на основании приходно-расходных документов (приходных ордеров, накладных на отпуск материалов и др.) в день совершения операции.
Например, при перемещении из одного отдела организации в другой или при выбытии из вашей фирмы. Благодаря такой карточке учета малоценного имущества вы всегда будете знать, когда и кто получил эти объекты, как долго они использовались в деятельности и когда были списаны. Кроме того, если налоговики попросят в ходе проверки документы, подтверждающие движение недорогого имущества, вы сможете предоставить им данную карточку.
Неисправности техники для списания
Но оборудование может выйти из строя или не отвечать требованиям производственных процессов без каких-либо краж, войн и стихийных катастроф. В связи с этим отмечаются следующие поломки техники для списания:
В последнем случае проявляется техника работает медленно, часто зависает. Ее использование приводит к потере данных и неэффективной работе персонала.
Частный случай – поломка стабилизатора напряжения. Заменить его несложно, ремонт обойдется недорого. Но из-за этой неисправности могут выгореть микросхемы и другие комплектующие.
Все эти дефекты техники для списания должны отображаться в акте технического состояния оборудования после осмотра специалистом. Самый простой способ получить документ о неправильном использовании и утилизации вашего компьютера – это связаться с компанией, занимающейся этим видом деятельности. У них есть полный комплект документов для такой работы. В перечень их деятельности входит работа с драгоценными, черными и цветными металлами, веществами, содержащими токсины.
Ниже представлен список лучших компаний в крупных городах:
В 80% случаях компьютерная техника в составе имеет драгоценные металлы. Кроме того, ее комплектующие содержат опасные для окружающей среды вещества.
Поэтому утилизация должна проводиться специализированными организациями, у которых есть соответствующая лицензия. На предприятии остаются документы, подтверждающие неисправность оборудование, его списание и передачу на утилизацию в рамках предусмотренных законодательством процедур.
Как правильно оформить акт о списании материалов
Данный документ в обязательном порядке должен содержать в себе сведения о предприятии и о членах комиссии по списанию: их должности, фамилии, имена, отчества, а также подробный перечень списываемых материалов, включая их количество и стоимость (поштучную и общую), причину списания. Комиссия назначается отдельным приказом руководителя организации, в нем же прописывается председатель комиссии. После внесения всех данных в акт по списанию каждый член комиссии должен поставить под документом свою подпись, тем самым удостоверяя, что вся информация в него внесена верно. Также, по завершении процедуры, акт должен заверить руководитель организации.
Акт о списании материалов имеет юридический статус, поскольку на основе него специалисты бухгалтерских отделов отражают балансовую стоимость списываемых материальных ценностей, а также непосредственную убыль предприятия из-за их утраты. В свою очередь эти сведения отражаются в налоговом учете юридического лица.
Акт не имеет унифицированного, стандартного образца, поэтому составляться он может в свободной форме либо по разработанному внутри организации шаблону, в соответствии с особенностями ведения ею деятельности и потребностями. Документ можно оформить на обычном листе А4 формата или же на фирменном бланке организации в единственном экземпляре, предназначенном для бухгалтерии предприятия (однако при необходимости, члены комиссии как материально-ответственные лица могут потребовать себе копии акта). Заверять его печатью необязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту и фиксируется в специальном журнале.
Этапы утилизации оргтехники
Первый этап производится силами организации с привлечением сертифицированных экспертов. Последующие этапы имеет право выполнять одна из специализированных фирм, зарегистрированных в Пробирной палате РФ.
- Получение акта списания:
- экспертная оценка;
- определение остаточной стоимости списываемой техники;
- заключение о невозможности ее дальнейшего использования;
- оформление выбытия ОС.
- Демонтаж оборудования с отделением содержащих драгоценные металлы частей:
- обязателен акт об изъятии комплектующих, на основании которого техника списывается с карточек учета;
- на его основании на каждую деталь заводится своя карточка учета (форма М-17), в которой указывается наименование лома (название узла), его общая масса и доля в ней драгметаллов каждого наименования.
- Аффинаж – отделение драгоценных металлов от частей техники.
- Оприходование полученных ценностей.
- Передача драгметаллов в фонд государства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При обращении для утилизации в специализированную фирму организации достаточно будет провести реализацию старой техники: это избавит от необходимости учета и оприходования лома и драгметаллов.