Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем нужен электронный документооборот». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Навести порядок во внутренней документации и упростить ее ведение поможет перевод на ЭДО. У вас больше не будет кипы бумаг, которую необходимо где-то хранить. Все документы будут находиться в системе электронного документооборота, где любой файл можно найти за пару секунд.
Формы организации внутреннего документооборота компании
Различают:
- Централизованный документооборот. Предполагает сосредоточение массива документов в отделе, ответственном за документооборот. Его сотрудники берут на себя функции по регистрации, обработке, учёту, и хранению документов.
- Децентрализованный документооборот. Предполагает, что документы могут находиться в нескольких подразделениях. Этот вариант наиболее часто встречается при наличии в организации двух и более офисов, которые находятся на расстоянии друг от друга.
- Смешанную форму документооборота. В ней сочетаются особенности двух описанных выше решений.
Преимущества и особенности внутреннего электронного документооборота
К преимуществам внутреннего ЭДО относятся:
- Ускорение бизнес-процессов. Внедрение системы внутреннего электронного документооборота позволяет ускорить внутренние бизнес процессы компании, сопровождаемые оформлением документов – от постановки материальных ценностей на учёт до оформления сотрудников.
- Экономичное хранение и быстрый поиск документов. ЭДО избавляет от необходимости распечатывать документы и, соответственно, хранить их и нести сопутствующие расходы на аренду помещений для хранения и их оборудование. Все документы хранятся в электронном виде, и найти нужный документ можно по номеру, дате создания или другим известным параметрам в любой момент.
- Лёгкий контроль движения документов. Система по организации внутреннего электронного документооборота позволяет отслеживать все операции с документами в режиме реального времени. С ее помощью можно в любое время узнать на какой стадии подписания находится документ.
- Надежная защита при хранении и передаче документов. Электронные документы не могут потеряться или повредиться по причине неправильного хранения или транспортировки во время передачи документов из офиса в офис.
- Снижение времени и затрат на логистику документов внутри компании. Чтобы передать документы коллегам нужного подразделения, нередко требуется время и средства логистики — особенно, когда документ требует подписания между сотрудниками разных офисов или офиса и производства. Документы, находящиеся в системе электронного документооборота, моментально передаются между сотрудниками внутри организации. При этом передача документов внутри компании не тарифицируется.
- Возможность параллельной работы с документом. Над одним электронным документом могут работать несколько специалистов, чтобы ускорить процесс создания или согласования. При этом предусмотрена настройка степени доступа индивидуально для каждого сотрудника — от просмотра только атрибутов документов до редактирования и выгрузки.
Потенциальные недостатки ЭДО быстро и легко и решаются и не затрудняют бизнес-процессы. К ним можно отнести:
- Разработку регламента по ЭДО. Новая система потребует описанных правил о порядке работы с электронной документацией. Однако это типовые регламенты, и их составление не составит труда. В случае, если вам нужна помощь, вы можете попросить своего ЭДО-провайдера предоставить вам шаблоны.
- Психологический дискомфорт. Иногда кажется, что особенно важные документы должны быть реализованы на бумаге и доступны в физическом виде. Однако, с развитием ЭДО-сервисов сотрудники разных компаний всё больше привыкают работать с документами в электронном виде, т.к. в ЭДО документы быстро доступны и надёжно защищены от доступа третьих лиц.
Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.
Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.
Основные принципы внутреннего документооборота.
Внутренние документы организации составляют большую часть ее документооборота. Именно поэтому так важно организовать учет и оперативное и качественное прохождение жизненного цикла внутренней документации.
Как движется документ во внутреннем ЭДО:
- Подготовка документа.
- Согласование документа.
- Подписание документа.
- Регистрация документа.
- Отправка.
- Прием документа.
- Первичное рассмотрение.
- Повторное рассмотрение.
- Вынесение резолюции.
- Исполнение документа.
- Направление документа в архив.
Как вы уже поняли, у ЭДО очень много преимуществ:
- Порядок в нумерации всех бумаг. Нет риска дублирования одного и того же документа под разными номерами.
- Мониторинг за состоянием объекта. В любое время можно узнать ответственного, который работал с файлом.
- Увеличение скорости обмена информацией между подразделениями и контрагентами.
- Сохранение каждой правки. При желании можно восстановить исходную версию.
- Более простая аналитика эффективности и результатов. Данные структурируются и упорядочиваются за доли секунды.
- Оперативный поиск требуемой бумаги.
- Более продуктивное планирование трудового времени за счет наглядного представления о реальном положении дел.
Электронный документооборот внутри организации имеет не так много недостатков. Одними из основных можно назвать высокую стоимость перехода, а также необходимость обучить персонал новым методам ведения работы. Но с развитием технологий цена вопроса значительно уменьшается с каждым годом. В компании «Клеверенс» есть предложения, которые позволят уложиться в довольно скромный бюджет.
Как понять, что пора переходить на ЭДО
Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.
- В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
- Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
- Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
- По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.
На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:
- возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
- разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
- персональные доработки СЭД под потребности компании;
- интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
- доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.
Повышение производительности
При бумажном документообороте на поиск нужного или пропавшего документа могут уходить часы, в то время как система электронного документооборота справляется с подобной задачей за пару секунд. Использование в компании СЭД позволят ускорить процессы обработки корреспонденции, согласования договоров и ознакомления с документами.
Надежность хранения и сокращение ошибок
Использование системы электронного документооборота позволяет снизить риски потери документов из-за любых форс-мажорных обстоятельств. Кроме этого, грамотная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. Например, в бумажном делопроизводстве не избежать присвоения одинаковых регистрационных номеров разным бумагам, а в СЭД регистрация будет происходить автоматически.
Мгновенный доступ к актуальным документам
Одно из важнейших преимущества СЭД — быстрый и легкий поиск последней версии документов. Тем самым решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь всегда сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.
Снижение расходов
Безусловно, внедрение системы электронного документооборота значительно сокращает расходы организации. В первую очередь, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте. Во-вторых, за счет оптимизации работы увеличивается производительность сотрудников компании.
Улучшение внутреннего взаимодействия
СЭД позволит значительно улучшить взаимодействия между отделами и сотрудниками внутри организации, а также облегчит коммуникацию и обмен информацией.
Какие документы можно отправлять?
Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:
- УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
- Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
- Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.
Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:
- договора
- счета-фактуры
- акты
- первичные документы
Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.
До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:
- высокий уровень защиты данных;
- возможность построить сложные схемы согласования документов;
- простота использования.
Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота
При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.
| Критерий/система | «Контур Диадок» | СБИС | ELMA | Synerdocs | «Сбербанк» |
| Минимальная стоимость подключения | 1000 руб. в год | 500 руб. в год | стоимость платформы 45000 руб. | 2050 | 3540 |
| Возможность дистанционной сдачи отчетности | есть | есть | есть | есть | есть |
| Бесплатная версия | есть | есть | есть | есть | есть |
| Интеграция с 1С | есть | есть | есть | есть | есть |
Когда приходит понимание внедрения СЭД?
Как показывает опыт, понимание важности электронного документооборота приходит не сразу. Можно выделить несколько уровней развития организации, характеризующихся разной степенью внедрения электронного документооборота.
|
Уровень развития |
Разработка плана организации работы с документами |
Разработка плана внедрения электронного документооборота |
|
Нулевой |
В компании отсутствует понимание необходимости организации работы с документами |
В компании отсутствует понимание важности электронного документооборота. Соответственно, у персонала отсутствует необходимый опыт и квалификация. Какая- либо ответственность не определена |
|
Начальный / спонтанный |
Руководство признает необходимость совершенствования работы с документами, однако план мероприятий не разработан. Отдельные элементы плана вводятся по мере необходимости, поэтому результаты непоследовательны и спонтанны. Вопросы работы с документами обсуждаются в службе делопроизводства, но не бизнес-руководством. Организация работы с документами проводится без привязки к реальным задачам организации. Риски, связанные с документами, не отслеживаются и не контролируются |
Руководство знакомо с электронным документооборотом, но конкретных планов по его внедрению нет. Проблемы по работе с документами обсуждаются от случая к случаю. Документооборот только бумажный |
|
Повторяющийся, интуитивный |
Необходимость совершенствования работы с документами понятна руководству, но работа ведется без четкого плана службой делопроизводства с привлечением при необходимости бизнес- специалистов. Изменения происходят только по запросу руководства вне рамок формального процесса работы с документами |
В организации существует общая осведомленность об электронном документообороте. Но его применение ограничивается электронной почтой. Решение возникающих вопросов ориентировано на краткосрочные цели |
|
Определенный |
Процедуры и ответственность за разработку плана совершенствования работы с документами понятны, документированы и доступны всем. Процесс хорошо определен, и вероятность успешного планирования высока. Реализация процесса совершенствования во многом зависит от индивидуальных исполнителей, регулярных проверок качества процесса нет |
Необходимость развития электронного документооборота ясна и принята всей организацией, ответственность за отдельные работы четко определена. Процедуры, приемы и применяемые средства определены, документированы, внедрение системы электронного документооборота производится по разработанному плану. Цели и задачи электронного документооборота регулярно пересматриваются |
|
Управляемый и измеримый |
Управление документами является стандартным процессом, отклонения от которого будут заметны для руководства. Определена ответственность за процесс на высшем уровне, обеспечивается его мониторинг и оценка эффективности. Процесс управления документами и бизнес-стратегия направлены на получение преимущества для бизнеса за счет ускорения процессов принятия решений и качества предоставляемой информации |
Внедрение электронного документооборота полностью поддержано формальными методиками и процедурами. Обеспечивается возможность количественного измерения характеристик процесса работы с документами. Обучение определено, документировано и последовательно применяется в рамках всей организации. Определены и применяются внутренние «лучшие практики». Сам процесс работы с документами учитывает требования бизнеса и ориентирован на достижение стратегических целей. Организовано общее хранилище документов, позволяющее использовать эту информацию в системах принятия решений и информирования руководства |
|
Оптимизированный |
Эффективно поставленный документооборот дает ощутимые преимущества. Процессы работы с документами оптимальны, обеспечивают эффективность бизнес-процессов |
Электронный документооборот внедряется последовательно для всех документоориентированных процессов, его важность для бизнеса постоянно подчеркивается. Персонал обладает достаточной квалификацией по работе с системой электронного документооборота. Процессы регулярно пересматриваются и совершенствуются. Для оценки процессов используются количественные и качественные характеристики. Система электронного документооборота интегрирована с другими информационными системами, автоматически формируется информация для принятия управленческих решений, отслеживаются их результаты |
Как выбрать систему электронного документооборота для вашей компании
Рекомендуем смотреть по следующим критериям: 1) Достаточность функционала для задач вашей компании – целесообразно выбрать системы, которые могут предложить модули конкретно под ваши задачи. Пример системы с модульным принципом лицензирования – DIRECTUM. Это актуально для среднего и малого бизнеса, так как 100% функционал – это и накладно при ограниченном бюджете, и не обязательно, если компания небольшая. 2) Возможность расширения по функциям. По мере того, как бизнес растет, для его обеспечения в дальнейшем могут понадобиться новые функции ЭД. 3) Возможность расширения по масштабу. Изначально система рассчитана на ограниченное количество клиентских рабочих мест. В ходе расширения компании доступ к СЭД может понадобиться большему количеству сотрудников. 4) Стоимость внедрения и эксплуатации, и за какой период затраты на электронный документооборот окупятся. Нужно учесть все затраты, в том числе:
- Серверная часть;
- Клиентские рабочие места;
- Хранилище данных;
- Внедрение и техподдержка на весь период использования.
Интеграция с 1С и другими учетными системами
Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.
Зачем это нужно:
- Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
- После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
- Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
- При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.
Стандарты и правовая база для СЭД
Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:
- федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
- отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
- постановления федерального и региональных правительств;
- стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.
Самый простой способ — работать через веб-версию. В этом случае не нужно устанавливать новое программное обеспечение, а только пройти регистрацию на сайте выбранного оператора. Этот вариант подойдет тем, у кого небольшой оборот документов.
В веб-сервисе заводят личный кабинет и открывают доступ сотрудникам с правом подписания и согласования документов. Затем ответственный сотрудник загружает файл, согласовывает, запрашивает электронную подпись у руководителя и отправляет контрагенту.
Второй вариант — локальное программное обеспечение. Операторы ЭДО разработали систему, которая интегрируется с программами. Через нее можно моментально передавать документы внутри компании и другим организациям.