Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить сопроводительное письмо к документам в пенсионный фонд». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Как написать ответ на требование налоговой?
Ответить на требование налоговой инспекции о представлении документов (пояснений) необходимо в установленный срок. Как правило, срок исполнения требования указан в тексте самого документа. А какие дни – рабочие или календарные брать для исполнения требования? Как говорит нам пункт 6 статьи 6.1 НК РФ, срок, определенный днями, исчисляется в рабочих днях, если срок не установлен в календарных днях. При этом рабочим днем считается день, который не признается в соответствии с законодательством Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем.
Ваша компания получила требование о представлении документов или пояснений в ходе проведения, например, камеральной проверки. Как правильно реагировать и отвечать на это требование – об этом пойдет речь в моей статье.
Сразу обращаю ваше внимание на то, что такой документ, как «требование», он не может быть произвольным, написанным «как попало» – это документ, форма которого утверждена приказом ФНС России от 08.05.2015 г. № ММВ-7-2/189@.
Итак, требование может быть о представлении документов (информации) и о представлении пояснения (мы сейчас не рассматриваем требование об уплате налога). И в каждом виде требования должно быть указано:
– основание для выставления требования;
– если требование о представлении пояснений, то обязательно указывается причина выставления данного требования. То есть, прочитав данное требование, компания или ИП должны понимать, что от них требуется;
– если требование о представлении документов (информации), тогда обязательно указываются: какие документы и за какой период они нужны;
– срок исполнения требования.
Перейдем сразу к примеру, чтобы было понятно, какие действия надо совершить при получении требования.
Компания получила требование о представлении документов в отношении проводимой налоговой проверки контрагента. Согласно требования, следует представить:
1. Договоры за период с 01.01.2015 по 31.12.2017;
2. Акты за период с 01.01.2015 по 31.12.2017;
3. Счета-фактуры за период с 01.01.2015 по 31.12.2017.
Срок исполнения требования – пять дней со дня получения требования.
Компания вела активное сотрудничество со своим контрагентом, и поэтому накопилось много документации. Подготовить в срок пять дней все копии, заверить их должным образом, не представляется возможным.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
- «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
- «Просим информировать установленным порядком»;
- «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
- название документа нужно писать полное;
- отмечают количество экземпляров документа;
- отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.
Лист А4 (образец заполнения)
Общество с ограниченной ответственностью «Край»
100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105
ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212
Исх. №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток»
111100, г. Москва, ул. Митина,
«ООО Росток» Степанову И.А.
О согласовании условий договора
Уважаемый Илья Александрович!
Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.
Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.
- Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
- Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.
Письмо в пфр об отсутствии стажа. Какой смысл сопроводительного письма в ПФР? Как правильно написать и оформить пояснительный текст? Не пропустите: главные изменения в кадровой работе
В продолжение темы об оформлении пенсии работника и роли работодателя в этом оформлении на вопросы эксперта нашего журнала ответила заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области Прыгова О.И.
— Ольга Игоревна, по просьбе будущего пенсионера работодатель обязан подать на него в ПФР форму СЗВ-СТАЖ. Но возможно, что сотрудник, который собирается выходить на пенсию, ничего об этом не знает и поэтому не попросил подать на него форму СЗВ-СТАЖ. Получается, что в таком случае представлять отчет не нужно?
Да, это так. Работодатель обязан подать форму СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии», если сотрудник, выходящий на пенсию, подал заявление с такой просьбой. Представить в ПФР этот отчет работодателю нужно в течение 3 календарных дней с момента получения заявления.
— Но ведь отсутствие у ПФР данных о стаже за текущий год отразится на размере пенсии работника. Особенно если на пенсию он выходит в конце года.
Получается, работодателю самому стоит предложить сотруднику написать заявление о представлении формы СЗВ-СТАЖ? Или, может быть, ПФР при назначении пенсии запросит у работодателя сведения о стаже будущего пенсионера за текущий год по форме СЗВ-СТАЖ?
Нарушения или ущемления пенсионных прав лица, выходящего на пенсию, при отсутствии этой формы не произойдет. Ведь форма СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» — межотчетная форма, представляемая на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.
Как уже было сказано выше, эта форма подается работодателем по заявлению самого будущего пенсионера. ПФР такие сведения не запрашивает. В то же время по итогам года на всех сотрудников работодатель должен будет подать сведения о стаже за год в форме
СЗВ-СТАЖ с типом «исходная». То есть такие сведения будут поданы также и на работника, оформившего пенсию, независимо от того, представлялась ли на него межотчетная форма для назначения пенсии.
— Ограничены ли сроки, в которые будущий пенсионер может обратиться к работодателю за формой СЗВ-СТАЖ?Например, заявление о назначении пенсии может быть представлено в ПФР не ранее чем за месяц до достижения пенсионного возраста гражданином. А нужно ли выполнять просьбу работника о представлении формы СЗВ-СТАЖ, если сотрудник достигнет пенсионного возраста, скажем, только через 2 месяца?
Сроки обращения будущего пенсионера к работодателю с заявлением о представлении в ПФР формы СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» законодательством не предусмотрены. Поэтому представить форму СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» в течение 3 календарных дней с момента получения заявления от работника стоит и в случае, если право на пенсию у него возникнет только через 2 месяца.
Какой смысл сопроводительного письма в ПФР? Как правильно написать и оформить пояснительный текст? Письмо в пенсионный фонд об отсутствии застрахованных лиц образец Письмо в пфр об отсутствии стажа
Главная-Отказ от услуг-Какой смысл сопроводительного письма в ПФР? Как правильно написать и оформить пояснительный текст? Письмо в пенсионный фонд об отсутствии застрахованных лиц образец Письмо в пфр об отсутствии стажа.
Какими документами регламентируется обязанность организации уточнять сведения по уволившемуся сотруднику в связи с обращением им для оформления трудовой пенсии в ПФ РФ. К нам в офис по телефону обратился представитель Пенсионного фонда с вопросом об уточнении периода работы бывшего сотрудника.
Сославшись на то, что организация, подававшая на него сведения, не верно указала его период работы у нас. К слову сказать, он отработал у нас три месяца в 2001 году. Сам бывший сотрудник к нам не обращался. На основании какого запроса мы должны дать ответ и в течение какого времени. Является устное обращение представителя ПФ обязательным для исполнения.
Может ли такой запрос поступить к нам по системе электронной отчетности СБИС++.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Чего указывать не надо
Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку
| Пример недопустимой формулировки | Следует писать |
| «Надеемся на скорую встречу» | «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» |
| «Приветствуем самого нашего любимого клиента» | «Уважаемый Иван Иванович!» |
| «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» | «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» |
| «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» | «Направляем подтверждение сроков и качества» |
| «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» | «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» |
Образец сопроводительного письма 2019 г.
Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.
- В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
- Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
- Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
- «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
- «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
- «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
- После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
- полное название документа;
- количество экземпляров;
- при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
- В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
- Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
- дата принятия документа;
- общее количество пересылаемых экземпляров;
- количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
- при необходимости указывают необходимость прошивки.
Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней . Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.
С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.
Что будет за несоблюдение сроков?
Порядок предоставления плановой отчетности по пенсионному страхованию регламентирован главой 34 Налогового кодекса РФ . В п.7 ст.431 НК РФ говорится о том, что в случае обнаружения ошибки в расчете по страховым взносам за прошедший отчетный период, такой отчет считается непредставленным. Уведомление об этом направляется плательщику в течение 10 дней со дня получения расчета. Плательщику взносов дается 5 дней на подачу уточняющей документации.
Пункт 7 статьи 431 также указывает на крайний срок подачи расчета по страховым выплатам, который заканчивается 30-го числа месяца, следующего за месяцем подачи отчетности.
- если ошибка была обнаружена бухгалтером предприятия до истечения срока подачи расчета, подача корректировки отчета сопроводительным письмом произведена до его истечения, то ответственности по НК РФ не наступает;
- если ошибка была обнаружена в ходе проверки отчета органом ПФР, было выслано уведомление об этом, а плательщик в пятидневный срок подал корректировку, ответственности также не возникает;
- если ошибка была обнаружена, но плательщик проигнорировал сроки подачи сопроводительного письма и документов, то согласно ст.122 НК РФ наступает ответственность за неуплату или неполную уплату пенсионных сборов.
В обращении следует подробно изложить, какие права заявителя нарушены регулирующим органом. При возможности сделать ссылку на нормативные документы, указывающие на незаконность его действий. Упоминание конкретных законодательных актов продемонстрирует осведомленность заявителя в юридических вопросах и не позволит должностному лицу трактовать нормы по своему усмотрению. Ели имеются подтверждающие документы, необходимо снять копии и приложить к обращению. В перечне указать количество экземпляров и листов в каждом из них.
В резолютивной части нужно развернуто изложить, какие действия податель жалобы требует произвести для устранения нарушения его права. Это может быть, например, перерасчёт пенсии или выдача сертификата на материнский капитал.
Написанный текст должно заканчиваться текущей датой, подписью и ее полной расшифровкой, так как анонимные обращения не рассматриваются.
Таким образом, подача жалобы – это процесс, позволяющий восстановить нарушенные права граждан. Большой шанс, что пенсионный фонд предпочтет решить проблему и избежать судебного разбирательства.
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
- 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
- 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Просим направить нам интересующие вас вопросы
Стандартные фразы, выражения и обороты деловой переписки
Как правильно объяснить причину в деловой переписке
По причине задержки оплаты…
В связи с неполучением счета-фактуры…
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
Ввиду задержки получения груза…
Вследствие изменения цен на энергоносители…
Учитывая, что производственные показатели снизились на…
Учитывая социальную значимость объекта…
Стандартные фразы и обороты, чтобы сослаться на кого-либо
Ссылаясь на Вашe письмо от…
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
Ссылаясь на Ваш запрос от…
Ссылаясь на устную договоренность…
В ответ на Ваше письмо (запрос)…
В соответствии с нашей договоренностью…
На основании нашего телефонного разговора…
На основании устной договоренности…
Согласно постановлению правительства…
Согласно Вашей просьбе…
Согласно протоколу о взаимных поставках…
Согласно спецификации…
Ссылаясь на переговоры…
Как правильно указать в переписке на Цель и объяснить, для чего мы делаем что-либо?
В целяx скорейшего решения вопроса…
В целях выполнения распоряжения…
Для согласования спорных вопросов…
Для согласования вопросов участия…
Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
Для решения спорных вопросов…
В целях безопасности прохождения груза…
В ответ на Ваш запрос…
Во избежание конфликтных ситуаций…
Стандартные фразы-глаголы в деловом общении и переписке
этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
напоминания: напоминаем;
предложения: предлагаем.
Как правильно сочетать деловые фразы
контроль – возлагается,
цена – устанавливается (снижается, поднимается),
задолженность – погашается,
сделка – заключается,
рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),
платеж – производится,
счет – выставляется (оплачивается),
вопрос – поднимается (решается),
скидки – предоставляются (предусматриваются),
оплата – производится,
возможность – предоставляется,
договоренность – достигается,
кредит – выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность– успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы –вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки –значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия –существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты –предварительными или окончательными и т. п.
Извещения
Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
Извещаем, что мы…
Доводим до Вашего сведения, что…
Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
Модели выражений, объясняющих мотивы
(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).
В соответствии с протоколом …
В целях усиления охраны имущества…
В ответ на Вашу просьбу…
В подтверждение нашего телефонного разговора…
В подтверждение нашей договоренности …
В порядке оказания технической помощи …
В связи с тяжелым положением …
В связи с проведением совместных работ…
В соответствии с письмом заказчика…
Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:
От третьего лица единственного числа, например:
Завод «Заря» не возражает …
Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает …
Кооператив «Наив» гарантирует…
От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят …
От первого лица множественного числа:
Просим…
Подтверждаем…
Сообщаем…
Если автор — лицо физическое, то действия передаются:
От первого лица единственного числа, например:
Довожу до Вашего сведения …
Прошу…
Ставлю Вас в известность …
От первого лица множественного числа, например:
Одобряем…
Мы получили Вашу телеграмму …
Поздравляем…
Поддерживаем…
Просьба
Просим вас проверить ход выполнения работ…
Прошу принять меры …
Прошу сообщить данные о производительности …
Отправка документов или материальных ценностей
Направляем чертежи сборки машин …
Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью …
Высылаем подписанный с нашей стороны договор …
Подтверждение
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
Подтверждаем получение спецификаций на …
Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …
Предложение
Мы можем предложить Вам …..
Предлагаем Вам приобрести…
Мы можем рекомендовать Вам ….
Приглашение
Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта …
Просим принять участие в обсуждении проблемы …
Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …
Отказ и отклонение предложения (проекта)
Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму …нами не может быть утвержден по следующим причинам.
Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам …
Напоминание
Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …
Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны …
Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…
Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает …
Гарантии
Оплату гарантируем.
Сроки выполнения гарантируем.
Качество изделий гарантируем.
Интерпретация собственной позиции
Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
Возражений против конструкции не имеем.
Мы не можем поставить Вам товары … в силу следующих причин:…
Интерпретация действий другой стороны
Такая задержка может привести …
Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…
Данные Вами обещания не выполняются.
Заключительные слова
Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
С пожеланиями успехов.
Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).