Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменения в правилах выписки ЭСФ в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документооборот, осуществляемый в рамках торговых операций между контрагентами, позволяет каждой из сторон получить официальное подтверждение совершенной сделки, необходимое как для ведения внутреннего учета, так и для внешней отчетности. Традиционная практика — выписка сопроводительной физической документации, пакетом которой сопровождается отгрузка продукции или акт выполненных работ — в последние годы все больше отходит на второй план. Ее место занимает выставление электронных счетов-фактур, оформленных и регистрируемых через уполномоченных операторов даже в тех случаях, когда покупатель фактически не относится к категории плательщиков налога на добавленную стоимость.
Где взять образцы заполнения
Потребность в демонстрационных экземплярах, по сути, отсутствует, поскольку речь идет о стандартизированной файловой форме, характеризующейся идентичным набором реквизитов. В плане заполнения документация практически не отличается от бумажного аналога, регламентируемого положениями статьи 169 Налогового кодекса. Физический носитель не требуется, что обуславливает практическую невозможность и нецелесообразность представления наглядных материалов в привычном понимании.
Впрочем, некоторые организации и предприниматели практикуют использование инструкций, представляющих собой визуализацию алгоритма работы. Проще говоря — предоставляют сотрудникам, не имеющим достаточный практический опыт, картинку, на которой отображены поля и характеристики, поясняющие принципы их заполнения. Однако в этом случае нужно учитывать, что использование различных версий программного обеспечения обуславливает разницу интерфейсов, так что найти и скачать универсальный образец заполнения электронной счет-фактуры не представляется возможным.
Согласно статье 37 Закона Республики Казахстан от 25 декабря 2017 года № 121-VI «О введении в действие Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс)» счет-фактура в электронной форме (ЭСФ) выписывается в информационной системе электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) в порядке и по форме, которые определены уполномоченным органом. ЭСФ выписывают:
- налогоплательщики в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Республики Казахстан, принятыми в целях реализации международных договоров, ратифицированных Республикой Казахстан;
- налогоплательщики, подлежащие налоговому мониторингу;
- налогоплательщики, являющиеся в соответствии с таможенным законодательством Республики Казахстан уполномоченным экономическим оператором, таможенным представителем, таможенным перевозчиком, владельцем складов временного хранения, владельцем таможенных складов;
- плательщики налога на добавленную стоимость по услугам международной перевозки грузов.
Вышеуказанные налогоплательщики вправе выписывать счет-фактуру на бумажном носителе в случае:
- отсутствия по месту нахождения налогоплательщика в границах административно-территориальных единиц Республики Казахстан сети телекоммуникаций общего пользования. Информация об административно-территориальных единицах Республики Казахстан, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, размещается на Интернет-ресурсе уполномоченного органа;
- возникновения в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом. После устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, подлежит регистрации в информационной системе электронных счетов-фактур в течение пятнадцати календарных дней с даты устранения технических ошибок».
Формы ВС, которые создаются во вкладке «Журнал Форм»
Используется в случае, если ранее по Форме Остатки была внесена только часть имеющихся фактически остатков. Заполняется аналогично Форме Остатки.
Отличие заключается в том, что товар выбирается не из ГС ВС, а из остатков товара на ВС, что уменьшает временные затраты на ввод данных.
Пользователь может корректировать только те остатки, которые были им же введены по Форме Остатки.
Товары, оприходованные на ВС по ДТ, ФНО 328.00 и Форме Производство корректировать нельзя.
Также нельзя корректировать остатки, которые были получены по ЭСФ или другим Формам.
Форма становится доступной для использования только в случае если имеются сведения из информационной системы КГД МФ РК о реорганизации ЮЛ.
Реорганизация с типом Выделение происходит тогда, когда из действующего ЮЛ выделяется новое ЮЛ, при этом реорганизуемое ЮЛ продолжает действовать. Из ВС реорганизуемого ЮЛ склад, с товарами, предназначенный для выделившегося ЮЛ перемещается получателю посредством Формы Реорганизация с типом Выделение.
Складов с признаком Наследуемость должно быть столько, сколько правопреемников.
Например, если реорганизуемый налогоплательщик разделяется на 3 правопреемника, то должно быть три склада с установленным признаком Наследуемость.
Кто не выписывает ЭСФ в 2022 году
Как гласит НК, необязательной является выписка счетов в электронном виде в следующих случаях:
- При проведении расчета за продукцию с помощью платежных карт (через электронные программно-технические устройства), электронными деньгами или через онлайн-кассы.
- При продаже товаров физ лицам для конечного потребления (то есть не предусматривается их дальнейшая перепродажа), а также субъектам микропредпринимательства (осуществляющие частную предпринимательскую деятельность со среднегодовой численностью работников до полутора десятков человек и среднегодовым денежным оборотом до 30 000 месячных расчетных показателей).
- При оплате через банки и почтовые отделения услуг связи и коммунальных платежей.
- При безвозмездной, то есть бесплатной, передаче продукции.
- И т.д.
Что значит «назначение платежа» при различных вариантах заполнения:
- непосредственно назначение платежа — указывается вид операции, за который осуществляется денежный перевод (заработная плата, приобретение товаров, оплата услуг, выполненных работ);
- основание платежа — номер и дата счёта или договора, по которому производится расчёт. Например, «оплата по договору №12-2 от 27.12.2016». Дополнительно могут быть указаны реквизиты документов, подтверждающих корректность перевода: номер и дата счёта, акта приёма-передачи и т.п.;
- наименование работ, услуг, товаров – указываются как полный перечень, так и сводное наименование. Например, коммунальные платежи, заработная плата, информационные услуги, работы по монтажу, ремонт бытовой техники, перевозка товара;
- вид платежа — предварительная оплата, доплата к ранее перечисленному платежу, авансовый платёж и т.д.;
- сумма НДС от общей суммы платежа (например, «в т.ч. НДС…»). Если данный налог не взимается, то указывается «без НДС» или «НДС не облагается»;
- прочая требуемая для идентификации платежа информация. Например, период, за который осуществляется оплата.
Как прописать условия оплаты в договоре
Банк должен понять, за что предприниматель получает деньги: продает бумагу, разрабатывает программное обеспечение или организует поездку в Африку. Это суть сделки. Если из договора нельзя понять суть, банк считает, что сделка фиктивная. Обычно так бывает, если написать просто «Консультационные услуги».
Где описать в договоре. Чаще всего это разделы: «Предмет контракта» или «Основные условия» и приложения к договору.
Банк хочет убедиться, что клиент всерьез заказывает услугу. А то скажут, что организовали концерт Киркорова на день рождения магазина, а Киркоров об этом не знает. Поэтому банк следит, чтобы цена не была неправдоподобно завышенной.
Где описать в договоре. Чаще всего это разделы: «Стоимость работ и порядок оплаты», «Расчеты» и приложения к договору.
Если компания не липовая, она заинтересована в качественной работе подрядчика. Поэтому стороны в договоре прописывают, как клиент будет проверять качество. Если в договоре такого нет, банк считает сделку нечистой.
Где описать в договоре. Чаще всего это разделы: «Условия оплаты», «Сдача и приемка», «Ответственность» и приложения к договору.
| Наименование товара | |
| Биотопливо, производство и оборот которого регулируется Законом Республики Казахстан от 15 ноября 2010 года «О государственном регулировании производства и оборота биотоплива» | |
| Этиловый спирт и (или) алкогольная продукция, производство и оборот которых регулируется Законом Республики Казахстан от 16 июля 1999 года «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта и алкогольной продукции» | |
| Отдельные виды нефтепродуктов, производство и оборот которых регулируется Законом Республики Казахстан от 20 июля 2011 года «О государственном регулировании производства и оборота отдельных видов нефтепродуктов» | |
| Табачные изделия, производство и оборот которых регулируется Законом Республики Казахстан от 12 июня 2003 года «О государственном регулировании производства и оборота табачных изделий» | |
| Товары, код товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза (далее — ТН ВЭД ЕАЭС) и наименование которых включены в Перечень товаров, в отношении которых Республикой Казахстан в соответствии с обязательствами, принятыми в качестве условия присоединения к Всемирной торговой организации, применяются ставки ввозных таможенных пошлин, более низкие по сравнению со ставками пошлин Единого таможенного тарифа Евразийского экономического союза, утвержденный в соответствии с международным договором, участником которого является Республика Казахстан (кроме указанных в пункте 9 настоящего Перечня) | |
| Товары, ввозимые на территорию Республики Казахстан с территории государств-членов Евразийского экономического союза | |
| Товары, вывозимые с территории Республики Казахстан на территорию государств-членов Евразийского экономического союза | |
| Товары, подлежащие маркировке в соответствии с международными договорами и законодательством Республики Казахстан | |
| Товары, код товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза (далее — ТН ВЭД ЕАЭС) и наименование которых включены в Перечень товаров, в отношении которых Республикой Казахстан в соответствии с обязательствами, принятыми в качестве условия присоединения к Всемирной торговой организации, применяются ставки ввозных таможенных пошлин, более низкие по сравнению со ставками пошлин Единого таможенного тарифа Евразийского экономического союза, утвержденный в соответствии с международным договором, участником которого является Республика Казахстан, и по которым электронные счета-фактуры выписываются посредством модуля «Виртуальный склад» информационной системы электронных счетов-фактур |
Таким образом, времени на подготовку остается немного, поэтому рассмотрим порядок подготовки перехода к учету товаров по виртуальному складу, а также ввод СНТ на товары в конфигурации.
Положительные свойства счетов-фактур онлайн
Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:
- Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
- Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
- Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
- Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
- Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.
Особенности использования электронных счетов-фактур
Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.
ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.
Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:
- контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
- своевременное отправление документа получателю;
- формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
- независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).
Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).
Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.
Сроки выставления и цена опоздания
Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:
- отгрузка;
- выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
- доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
- момент оказания услуги.
Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:
- возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
- указание товара (услуги, работы);
- подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
- точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.
Корректировка счета-фактуры
Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил ошибки, он может внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.
У этой операции есть ряд требований:
- Изменения вносятся в оба экземпляра — для продавца и для покупателя.
- Исправления обязательно визируются руководителем компании-продавца и заверяются его печатью. Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
- Нужно проставить дату исправления.
- Неверные данные надо зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причем дописать, какие показатели на какие и в какой графе.
Вход в личный кабинет
Авторизация на портале выполняется по такой инструкции:
- В поисковой строке введите запрос на посещение официального сайта. Для этого воспользуйтесь ссылкой: http://vat.gov.by.
- При корректном введении запроса откроется главная страница, где необходимо найти клавишу для входа в личный кабинет.
- В открывшемся окне укажите подходящий сертификат.
- Далее предстоит в новом поле ввести идентификационные данные, полученные в момент регистрации. Если пароль введен правильно, то можно нажимать на кнопку для подтверждения входа.
- Проверка введенных данных займет всего несколько секунд. В случае корректного заполнения формы личный кабинет будет сразу же готов к работе.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: Как скорректировать электронный счет-фактуру?
Сначала Вам стоит обратиться к продавцу посредством оператора ЭДО на уточнение сведений. По факту получения подобного сообщения продавец производит корректировку заявленных неточностей и отправляет покупателю на рассмотрение скорректированный документ таким же образом. Далее действия идентичны стандартному алгоритму обмена бумагами. Законодатель позволяет счет-корректировку к электронному счету направить на бумаге следом и это допустимо.
Вопрос №2: Как грамотно организовать процедуру обмена бумажными и электронными экземплярами документов?
Запомните важное требование, что независимо от носителя бумаги подлежат регистрации в книгах покупок и продаж с одинаковыми к обоим требованиями согласно хронологии. Когда выставлен электронный счет, то налогоплательщик заносит число его поступления от продавца и она идентична той, что проставлена подтверждении ЭДО-оператора
В момент получения бумаги ставится число счета-фактуры от продавца (письмо ФНС РФ № ГД-4-3/8815 от 07.05.2014 г.).
Ошибки в формировании электронных счетов
Ошибка №1. Просрочка сроков предъявления счетов влечет массу неприятностей обеим сторонам контракта на поставку. Он должен быть выставлен не позднее 5-ти дней поле прихода авансирования товара либо по факту его отгрузки. При этом, продавец должен:
- создать электронный документ согласно утвержденного образца и подписать его ЭЦП;
- направить покупателю файл документа с использованием оператора ЭДО.
Ошибка №2. Получатели счетов считают, что при его получении в их обязанности входит лишь оплата. Но это в корне неверный подход, так как покупатель обязан подтвердить через извещение продавца о том, что счет получен. На это отводится срок максимум на следующий день после принятой бумаги.