Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расшифровка АХО и функции». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В небольших предприятиях все хозяйственные функции возлагаются на директора или начальника. Он же вправе поручить решение возникающих вопросов секретарю или офис-менеджеру. Полноценный хозяйственный отдел формируется в более крупных компаниях. Он способен создать все благоприятные условия для работы. Но один человек не справится со всеми вопросами, поэтому в подчинении начальника отдела находится целая команда. Конкретный состав специалистов зависит от специфики компании, рода деятельности, территориального расположения, размера.
Основные задачи отдела
Кто это — специалист АХО? Должностное лицо, которое выполняет все (или часть — в зависимости от масштаба организации) функции административно-хозяйственного отдела. А задачи у АХО следующие:
- Закупка, хранение, выдача сотрудникам различных предметов, материальных ценностей, необходимых для их работы.
- Ремонт поломок материального имущества компании, реставрация помещений.
- Соблюдение противопожарных нормативов и правил, контроль за следованием им сотрудников.
- Материальная ответственность за эксплуатируемым сотрудниками имуществом компании.
- Поиск фирм, предоставляющих клининговые и коммунальные услуги.
- Заключение соответствующих договоров и соглашений — на проведение интернета, телефонной связи, вывоз мусора и проч.
- Своевременное и полное обеспечение сотрудников организации материальными ценностями, необходимыми для их работы.
- Контроль за состоянием рабочих помещений, своевременное устранение возникающих неполадок.
- Организация комфортных условий для отдыха сотрудников в течение рабочего дня.
- Контроль за обеспечением охраны рабочих помещений.
Должностные обязанности специалиста
Круг обязанностей специалиста АХО необычайно широк:
- Контролирует сохранность материальных ценностей.
- Принимает действенные меры по предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций в отделе.
- Рассматривает претензии сотрудников и клиентов организации по некачественному обслуживанию его подчиненными. Проводит необходимые организационно-технические мероприятия, искореняющие повторение подобных случаев.
- Контролирует должное оформление рабочих помещений, а также следит за внутренней и наружной рекламой — обеспечивает ее обновление, заботится об эстетически привлекательном состоянии.
- Обеспечивает чистоту и порядок как в самой организации, так и на прилегающих к помещениям компании территориях.
- Контролирует соблюдение починенными сотрудниками норм охраны труда, санитарии, противопожарной безопасности.
- Информирует руководство касательно недочетов в деятельности отдела, предлагает пути их искоренения.
- Следит за чистотой и порядком в офисах, организует своевременный ремонт мебели, оборудования и помещений.
- Организует закупку офисной мебели, канцтоваров и технического оборудования.
- Организует и контролирует деятельность клининговых служб.
- Организует поздравления как сотрудников организации, так и ее клиентов по случаю государственных праздников, дней рождения, памятных дат.
- Если работодатель арендует помещения, то специалист АХО решает все хозяйственные вопросы по аренде.
- Организует своевременную реставрацию, перестройку рабочих помещений.
- Ответственен за хранение канцелярских товаров, оборудования, хозяйственных материалов, инвентаря. Обеспечивает по необходимости всем вышеперечисленным работников организации.
- Организует питание сотрудников.
- Составляет необходимые учетные и отчетные документы.
Права, функции и ответственность
В каждой компании есть особенности, однако должностные обязанности специалиста АХО везде практически одинаковы. В них входит:
- обеспечение крупных закупок любой техники;
- покупка, распределение канцтоваров;
- снабжение всех сотрудников офисным инвентарем, хозяйственными предметами, мебелью;
- оперативный ремонт оборудования, профилактика поломок;
- ведение документооборота, баз данных, технических файлов;
- уборка, ремонт, оформление помещений;
- благоустройство уличной территории;
- организация питания в компании;
- организация работы корпоративного транспорта;
- устройство зон отдыха, мест для курения, мероприятий (например, корпоративов);
- взаимодействие с арендодателями, поставщиками, другими сторонними компаниями;
- организация электроснабжения, контроль работы отопительной системы;
- соблюдение санитарных, противопожарных норм;
- набор сотрудников, оценка их работы;
- информирование персонала о новых актах, нововведениях, мероприятиях.
Во многих организациях принято проводить планерки: ежедневные, еженедельные или ежемесячные. На них начальник сообщает новую информацию своим сотрудникам, раздает поручения, ставит задачи.
Все сотрудники имеют ряд обязательств:
- выполнять поставленные вышестоящим руководством цели и задачи;
- вести всю необходимую документацию, заполнять табели, формы, сметы, проводить расчеты;
- быть готовыми к оперативному решению любых проблем;
- использовать по назначению и рационально материальные блага, кадровые ресурсы;
- выполнять все должностные обязанности, соблюдать правила санитарной и противопожарной безопасности всей организации;
- вовремя предоставлять отчеты, статистическую информацию начальству;
- исполнять свою работу квалифицированно, качественно, в срок.
Расшифровки должности АХО как таковой нет. Ведь аббревиатура означает административно-хозяйственный отдел, а не определенного сотрудника. Это подразделение выполняет следующие задачи:
- Закупка, хранение и последующая выдача работникам различных расходных материалов, материальных ценностей, необходимых для трудовой деятельности.
- Периодический и срочный ремонт помещений, оборудования, мебели и проч.
- Контроль за выполнением сотрудниками правил пожарной безопасности.
- Несение ответственности за материальные ценности компании.
- Урегулирование всех вопросов с поставщиками коммунальных услуг.
- Решение вопросов со связью — проводной, мобильной, интернетом и проч.
- Контроль за чистотой рабочих помещений, своевременная уборка.
- Организация по трудовому законодательству РФ комфортных условий для отдыха сотрудников.
- Обеспечение охраны офиса, производственных помещений, территории организации и проч.
Что касается должностной инструкции начальника/специалиста/ведущего инженера АХО, то документ определяет следующие права работника:
- Запрашивать от других подразделений сведения, необходимые для работы административно-хозяйственной части.
- Докладывать вышестоящему руководству о нарушениях со стороны подчиненных, самостоятельно назначать для них меру наказания.
- Инициировать усовершенствование работы компании и в целом, и по административно-хозяйственным вопросам.
- Требовать от руководства предоставление всех условий для полноценной деятельности.
- Оценивать качество работы подведомственных сотрудников.
На небольших предприятиях с малой численностью работников и объемами производимой продукции или исполняемых работ функции работников АХО могут исполнять офис-менеджеры и секретари. Организациям среднего размера обычно также не требуется служба АХО, её расшифровка известна каждому студенту экономического факультета. На этих предприятиях все вопросы по обеспечению нормальной работы фирмы исполняет заведующий хозяйством.
Полноценный хозяйственный административный отдел существует только на больших предприятиях, где численность работников настолько велика, что один человек просто не может обеспечить функционирование различных подразделений в нормальном режиме.
Множество функций исполняет АХО. Расшифровка этой аббревиатуры указывает на главные вопросы, которые имеются в компетенции работников подразделения. Они разрешают разные задачи хозяйственного характера, то есть обеспечиватют функционирование различных отделов компании. В ведении работников хозяйственного административного отдела находится:
- Своевременное обеспечение фирмы разными материальными ценностями, которые используются для работы работников организации.
- Организация учета, хранения, выдачи разных ценностей, покупаемых для нужд предприятия.
- Организация полноценного обслуживания различных помещений компании, контроль над исполнением этого обслуживания, устранение недостатков.
- Поиск организаций и оформление с ними договоров на оказание коммунальных услуг, обслуживание сетей связи, электрических сетей.
- Своевременный ремонт помещений фирмы, разного ее имущества.
- Контроль за выполнением правил противопожарной безопасности.
- Обеспечение нужной охраны имущества компании.
- Обеспечение технических и материальных потребностей при встречах делегаций, проведении совещаний прочих компаний для проведения переговоров.
- Организация благоприятных условий для работы и отдыха сотрудников, предусмотренного законодательством.
- Материальная ответственность за ТМЦ, которые были получены. Некоторые из перечисленных функций можно отдать другим подразделениям или исполняться вместе с ними. К примеру, охрана имущества и порядка в организации может иметься в компетенции службы безопасности.
Основные задачи отдела
Кто это — специалист АХО? Должностное лицо, которое выполняет все (или часть — в зависимости от масштаба организации) функции административно-хозяйственного отдела. А задачи у АХО следующие:
- Закупка, хранение, выдача сотрудникам различных предметов, материальных ценностей, необходимых для их работы.
- Ремонт поломок материального имущества компании, реставрация помещений.
- Соблюдение противопожарных нормативов и правил, контроль за следованием им сотрудников.
- Материальная ответственность за эксплуатируемым сотрудниками имуществом компании.
- Поиск фирм, предоставляющих клининговые и коммунальные услуги.
- Заключение соответствующих договоров и соглашений — на проведение интернета, телефонной связи, вывоз мусора и проч.
- Своевременное и полное обеспечение сотрудников организации материальными ценностями, необходимыми для их работы.
- Контроль за состоянием рабочих помещений, своевременное устранение возникающих неполадок.
- Организация комфортных условий для отдыха сотрудников в течение рабочего дня.
- Контроль за обеспечением охраны рабочих помещений.
Требования к специалисту
Должностная (ведущего специалиста АХО) инструкция подразумевает ряд требований к работнику. Сотрудник должен знать:
- Распоряжения, приказы, постановления, иные регулятивные и нормативные документы, непосредственно относящиеся к его (специалиста) деятельности.
- Структуру организации-работодателя, права и обязанности ее сотрудников.
- Правила и рекомендации по обслуживанию посетителей, потребителей.
- Виды оказываемых работ и услуг.
- Основы экономики, управления персоналом, организации труда.
- Основы маркетинга, продвижения.
- Планировку, эстетическое оформление помещений.
- Основы социальной психологии.
- Трудовое законодательство.
- Правила и нормативы охраны труда.
Минимальные требования к подготовке специалиста:
- Среднее профессиональное образование.
- Начальное профессиональное образование с опытом работы по специальности не менее 2-х лет.
Для занятия руководящих должностей обязателен опыт работы в административно-хозяйственном отделе не менее 5 лет.
Должностная инструкция ведущего специалиста административного отдела
1105 Общие положения
1105.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Ведущего специалиста Административного отдела, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.
1105.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
1105.3 Переименование, ликвидация должности Ведущего специалиста, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.
1105.4 Ведущий специалист Административного отдела непосредственно подчиняется Руководителю ГАО АдмО.
1105.5 У Ведущего специалиста подчиненных нет.
1105.6 Ведущий специалист может замещать Специалиста по административной работе АдмО на время его отсутствия.
1105.7 На время отсутствия Ведущего специалиста его замещает Специалист по административной работе.
1106 Цели и должностные обязанности
1106.1 Деятельность Ведущего специалиста АдмО направлена на достижение следующих целей:
1106.1.1 Организация делопроизводства, систематизация учета документов и обеспечение их сохранности;
1106.1.2 Обеспечение проездными документами командируемых сотрудников;
1106.1.3 Обеспечение подразделений ГП XXX подписными изданиями.
1106.2 Для достижения установленных целей Ведущий специалист АдмО исполняет следующие обязанности:
1106.2.1 Обеспечивает подразделения ГП периодическими изданиями;
1106.2.2 Осуществляет оформление и контроль своевременной оплаты заказанных периодических изданий;
1106.2.3 Оформляет приказы о командировках и командировочные удостоверения, обеспечивает их сохранность;
1106.2.4 Обеспечивает командируемых сотрудников проездными документами;
1106.2.5 Осуществляет оформление и контроль своевременной оплаты предоставляемых услуг по осуществлению деловых поездок сотрудников XXX ; участвует в сверках;
1106.2.6 Осуществляет оформление бухгалтерской документации в ПО ТМЦ-32;
1106.2.7 Осуществляет быстрый поиск документов по запросам и при срочной необходимости;
1106.2.8 Проводит экспертизу практической ценности архивных документов, ревизию хранящихся документов в соответствии с установленными сроками хранения;
1106.2.9 Организует размещение командируемых сотрудников филиалов в гостиницах;
1106.2.10 Осуществляет резервирование переговорных помещений;
1106.2.11 Осуществляет учет рабочего времени сотрудников АдмО;
1106.2.12 Обеспечивает организацию перевода текста, оформление и контроль своевременной оплаты предоставляемых услуг по переводу текста;
1106.2.13 Проводит тендеры и заключение договоров с компаниями, предоставляющими услуги.
1106.3 Для достижения установленных целей Ведущий специалист осуществляет взаимодействие с иными организациями:
— с туристическими операторами по вопросам организации бронирования, оформления и получения авиа и железнодорожных билетов;
— с компаниями, через которые осуществляется подписка на периодические издания по вопросам обеспечения подразделений ГП XXX подписными изданиями;
— с компаниями, осуществляющими перевод текста.
1107 Показатели оценки деятельности
Деятельность ведущего специалиста оценивается на основе следующих показателей:
1107.1 Своевременность оформления командировок сотрудников (подготовка необходимых
Для командировки документов, заказ и бронирование билетов);
1107.2 Своевременность доставки периодических изданий в подразделения;
1107.3 Качественное и своевременное выполнение, возложенных настоящей Должностной инструкцией, обязанностей.
1108 Общекорпоративные нормы
Ведущий специалист имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
1109.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от
Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.
1109.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей
1109.3 Давать методические указания и разъяснения сотрудникам отделов
«XXX по вопросам в рамках своих функциональных обязанностей.
1109.4 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, работы группы, отдела в целом.
Ведущий специалист несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
Должностные обязанности специалиста
Круг обязанностей специалиста АХО необычайно широк:
- Контролирует сохранность материальных ценностей.
- Принимает действенные меры по предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций в отделе.
- Рассматривает претензии сотрудников и клиентов организации по некачественному обслуживанию его подчиненными. Проводит необходимые организационно-технические мероприятия, искореняющие повторение подобных случаев.
- Контролирует должное оформление рабочих помещений, а также следит за внутренней и наружной рекламой — обеспечивает ее обновление, заботится об эстетически привлекательном состоянии.
- Обеспечивает чистоту и порядок как в самой организации, так и на прилегающих к помещениям компании территориях.
- Контролирует соблюдение починенными сотрудниками норм охраны труда, санитарии, противопожарной безопасности.
- Информирует руководство касательно недочетов в деятельности отдела, предлагает пути их искоренения.
- Следит за чистотой и порядком в офисах, организует своевременный ремонт мебели, оборудования и помещений.
- Организует закупку офисной мебели, канцтоваров и технического оборудования.
- Организует и контролирует деятельность клининговых служб.
- Организует поздравления как сотрудников организации, так и ее клиентов по случаю государственных праздников, дней рождения, памятных дат.
- Если работодатель арендует помещения, то специалист АХО решает все хозяйственные вопросы по аренде.
- Организует своевременную реставрацию, перестройку рабочих помещений.
- Ответственен за хранение канцелярских товаров, оборудования, хозяйственных материалов, инвентаря. Обеспечивает по необходимости всем вышеперечисленным работников организации.
- Организует питание сотрудников.
- Составляет необходимые учетные и отчетные документы.
Как уже говорилось выше, сотрудник АХО – это должность, которая более характерна для крупной организации, где формируют самостоятельное структурное подразделение и создают положение об АХО.
В многотысячных холдингах в рамках АХО могут быть выделены участки, группы.
Так, в рамках отдела можно выделить секторы:
1. Планово-расчетный, основная задача которого – планирование расходов и определение их целесообразности.
2. Материально-ресурсный – осуществляет контроль приемки расходных материалов.
Должностная инструкция администратора АХО
1.1. Назначение на должность и увольнение Администратора Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки осуществляется приказом Генерального директора ООО «ААА» (далее по тексту – Общество).
1.2. Основной задачей Администратора является обеспечение деятельности сотрудников Общества.
1.3. Администратор подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела, а в его отсутствие – Первому заместителю Генерального директора Общества.
1.4. На время отсутствия Администратора (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) права и обязанности администратора переходят к исполняющему обязанности Администратора, который назначается приказом Генерального директора.
1.5. Администратор должен знать:
1.6. В своей деятельности Администратор руководствуется:
1.7.На должность Администратора назначаются лица, имеющие среднее (полное) образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
На Администратора возлагаются следующие функции:
2.1. обеспечение хозяйственной деятельности Общества;
2.2. контроль за рациональным расходованием материалов и средств;
2.3. ведение учета в рамках своей компетенции и предоставление установленных форм отчетности.
3.1. обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей;
3.2. принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;
3.3. рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов Общества сотрудниками Общества, проводит необходимые организационно-технические мероприятия;
3.4. осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании;
3.5. обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории;
3.6. контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой дисциплины, правил и норм охраны труда;
3.7. информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации;
3.8. следит за чистотой и порядком в офисе, контролирует исправность технических средств и оборудования, осуществляя с этой целью взаимодействие со службами арендодателя;
3.9. производит закупку офисной мебели, оборудования канцелярских и хозяйственных товаров;
3.10. организовывает и контролирует работу уборщицы;
3.11. организовывает поздравления сотрудников, партнеров и клиентов Общества с праздничными датами и в других необходимых случаях;
3.12. осуществляет взаимодействие с арендодателем по вопросам коммунального обслуживания арендуемых площадей;
3.13. организует своевременный ремонт оборудования;
3.14. получает и хранит канцелярские принадлежности, необходимые хозяйственные материалы, оборудование и инвентарь, обеспечивает ими структурные подразделения Общества;
3.15. составляет установленную отчетность;
3.16. организует питание работников во время обеденного перерыва.
Специалист административно хозяйственного отдела должностная инструкция
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания;
- структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития;
- порядок ведения табельного учета;
- средства связи, вычислительной и организационной техники;
- порядок и сроки составления отчетности;
- средства механизации ручного труда;
- порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
- основы экономики, организации труда, производства и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов. 2.3. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ. 2.4.
Для чего создается отдел
В небольших предприятиях все хозяйственные функции возлагаются на директора или начальника. Он же вправе поручить решение возникающих вопросов секретарю или офис-менеджеру. Полноценный хозяйственный отдел формируется в более крупных компаниях. Он способен создать все благоприятные условия для работы. Но один человек не справится со всеми вопросами, поэтому в подчинении начальника отдела находится целая команда. Конкретный состав специалистов зависит от специфики компании, рода деятельности, территориального расположения, размера.
Выделяются следующие функции АХО:
- покупка, хранение, выдача различных предметов и ценностей, необходимых для работы всех сотрудников компании;
- ремонт помещений, устранение поломок имущества;
- соблюдение норм и правил пожарной безопасности, контроль за выполнением всех рекомендаций;
- материальная ответственность за имущество компании;
- поиск фирм, предоставляющих все коммунальные услуги;
- заключение договоров на предоставление проводной телефонной связи, сотовой связи, интернета, на оказание коммунальных услуг;
- обеспечение сотрудников компании всем необходимым для эффективной работы;
- контроль за состоянием помещений, устранение всех неполадок — в это входит своевременный ремонт, технические работы, уборка кабинетов;
- организация комфортных условий для отдыха сотрудников согласно законодательству РФ;
- контроль над обеспечением охраны здания, помещений, сотрудников.