Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформлять командировки в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.
Можно продлить или перенести служебную поездку?
Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.
Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.
Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.
Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.
Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.
Как оформить директору командировку правильно?
Для подготовки документов на командировку всех сотрудников организации действуют требования, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 11.
Ранее в Постановлении о регулировании командировок была указана необходимость оформления командировочного удостоверения, а также заполнения журнала учета прибывших и убывших в командировку сотрудников. Сейчас при направлении в командировку необходимости составлять эти документы нет, а к обязательным относят только приказ руководителя организации.
Приказ о направлении руководителя в командировку подготавливается по форме №Т-9, Т-9а или в свободной форме на фирменном бланке организации, закрепленном в её внутренней политике. В приказе обязательно указывается срок, место и цель командировки руководителя, после чего документ подписывается им в качестве генерального директора организации и в качестве командированного сотрудника.
Изменения в 2023 году
Нововведения по оформлению командировку в этом году не было.
Направление в служебную поездку так и оформляется на основании изданного руководителем компании приказ, который считается основным документом по командировке.
Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет по командировке оформляются, если внутренними актами компании предусмотрено это.
По возвращению из поездки работник должен представить авансовый отчет, в котором отражаются все произведенные расходы на основании подтверждающих вопросов.
Важным при этом является то, что с 01 июля 2019 года к учету принимаются документы, подтверждающие наличный расчет с использованием только кассовых чеков, пробитых на онлайн-кассе.
С начала июля нельзя принимать товарные чеки, квитанции и иные бланки строй отчетности, которые ранее командируемые мог использовать для подтверждения расходования средств.
Данное правило распространяется и на билеты на проезд на транспорте. Работник может прикладывать билет, но также потребуется еще чек онлайн-кассы.
Если сотрудник едет на личном транспорте
Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.
В такой ситуации появляются несколько документов, которые необходимо будет дополнительно оформить для такой поездки:
- Допсоглашение к трудовому договору либо отдельное соглашение об использовании личного автомобиля в служебных нуждах;
- Приказ о командировке с отметкой, что работник во время служебной поездки будет использовать свой личный автомобиль;
- Путевой лист с отметкой о маршруте движения на личном автомобиле.
Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.
Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.
Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, порядок оформления – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.
Обратите внимание
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.
Как оформить командировку директору и учредителю?
В служебную командировку может отправиться и генеральный директор компании, поскольку существуют вопросы, в решении которых бывает необходимо его личное присутствие. У кадровиков иногда возникают вопросы, как правильно оформить командировку директору, какие документы необходимы и кто должен их подписывать. Ответим на них, а также рассмотрим особенности оформления командировки учредителя.
Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется нормативными актами. Первый из них — Трудовой кодекс РФ, в частности, ст. 166. В ней дано определение командировке. Второй документ, он же и основной, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.
Нужно ли составлять приказ о направлении сотрудника в командировку
Первичным документом в случае с необходимость направления сотрудника с служебную поездку является служебное задание, составленное по форме Т-10а, а не приказ руководителя. Этот документ является основанием для издания приказа и оформления командировочного удостоверения (если такие бумаги должны быть выданы в соответствии с внутренними актами предприятия).
Соблюдать процедуру оформления первичной документации важно, ведь в противном случае могут последовать претензии от налоговой службы. Нужно обратить внимание на сроки издания приказа о направлении в командировку, поскольку от этого будет зависеть число командировочных дней и величина затрат, которые компенсируются сотруднику.
Если издать приказ позднее, число командировочных дней будет учтено меньше, размер расходов в налогооблагаемой базе отразится меньший, чем на самом деле получил командированный сотрудник, уже уехавший по служебным делам.
Если в командировку направлен генеральный директор, для составления командировочного задания понадобятся 3 документа:
- служебное задание (направление руководителя в поездку и отчет о выполненных задачах);
- приказ (распоряжение), в котором сказано, что начальник должен поехать по служебным делам;
- командировочное удостоверение (документальное доказательство того факта, что сотрудник временно пребывает в командировке и, соответственно, по этой причине отсутствует по месту работы).
Командировка директора в выходной день
Иногда руководителям компании приходится отправляться в командировку или пребывать из нее в выходной или праздничный день. В целом, это запрещено ст. 113 ТК, но в ней же приведены исключительные случаи, когда это допускается.
Так, командирование директора в выходной и нерабочий праздничный день возможно только с его письменного согласия и должно быть обусловлено необходимостью оперативного выполнения непредвиденных заданий, от которого зависит нормальное функционирование хозяйствующего субъекта.
По приезду руководителю ст. 153 ТК предоставляется:
- оплата в повышенном (минимум – двойном) размере;
- одинарная оплата + дополнительный день отдыха в любое удобное для него время.
Возложение обязанностей
В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).
Как правило, это следующие сотрудники:
- заместитель директора;
- руководитель отдела кадров;
- руководитель какого-либо подразделения или отдела;
- соучредитель, если таковой имеется;
- бухгалтер.
Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:
- Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
- Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ТК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
- Нужно получить письменное согласие сотрудника.
- Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.
Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.
Оформление командировки директора и необходимые документы
Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.
Итак, порядок оформления следующий:
- Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
- Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
- Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
- Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
- Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
- Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
- После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
- По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.
Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ). Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку). Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.
Нормативное регулирование командировочных вопросов
Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК и звучит следующим образом: это – поездка подчиненного с отрывом от постоянного рабочего места для выполнения данного руководством поручения.
Таковой не считаются поездки сотрудников, нанятых для разъездной работы.
Особенности направления в нее содержит одноименное правительственное Постановление № 749 от 13.10.2008 г.
Данные акты регулируют вопросы оформления командировки руководителя организации, поскольку он также является наемным работником, но уполномоченным представлять сторону нанимателя в отношениях с другими членами коллектива (актуально, если руководитель не является учредителем).
Так, согласно им:
- определяется продолжительность данной поездки, обусловленная объемом имеющихся задач и их сложностью;
- руководителю на время отсутствия предоставляются определенные гарантии (в частности, о сохранении за ним должности и среднего заработка, а также о возмещении понесенных целевых расходов по его возращении).
- устанавливаются определенные ограничения.
Срок пребывания в командировке не регламентирован. Единственное — лица, допущенные к гостайне, не могу находиться в ней более полугода (Постановление № 63 от 06.02.2010 г.).
Законодательство постановляет обязательность компенсирования руководителю в полном объеме целевых расходов, имевших место в командировке.
Под ограничениями стоит понимать запрет на поездки в командировки таким категориям руководителей:
- женщинам, ожидающим ребенка;
- одиноким родителям, на иждивении которых находятся несовершеннолетние до 5 лет, дети-инвалиды или нетрудоспособные домочадцы.
Также ограничения касаются руководителей, воспитывающих детей, не достигших трех лет, самостоятельно. Их можно отправить в командировку, но только при наличии письменного согласия и медицинской справки, подтверждающей хорошее состояние здоровья.
Направление в командировку директора
Довольно часто бывает, когда в рабочую поездку отправляется сам руководитель организации. В таком случае он направляет в поездку сам себя, издав принятый в организации образец направления в командировку (форма Т-9).
Обычно одновременно с приказом о командировке издается приказ о временном возложении обязанностей директора на другое лицо, например на заместителя. Унифицированной формы приказа нет, поэтому он составляется произвольно. Главное — указать Ф.И.О. замещающего и период, в который сотрудник будет исполнять обязанности руководителя, а также дату издания и подписи обеих сторон.
Если руководитель часто ездит в командировки, целесообразней издать один локальный нормативный акт, в котором указать, что на время отсутствия директора его обязанности исполняет другой сотрудник.
Бронирование гостиницы
Предоставление гостиничных услуг на территории Российской Федерации должно осуществляться в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490.
- свидетельство о присвоении гостинице соответствующей категории, если категория присваивалась;
- сведения о сертификации услуг, подлежащих обязательной сертификации (номер сертификата, срок его действия, сведения об органе, его выдавшем);
- сведения о номере лицензии, сроке ее действия, об органе, выдавшем лицензию, если данный вид деятельности подлежит лицензированию;
- извлечения из государственного стандарта, устанавливающего требования в области оказания услуг;
- цену номеров (места в номере);
- перечень услуг, входящих в цену номера (места в номере);
- перечень и цену дополнительных услуг, оказываемых за отдельную плату;
- сведения о форме и порядке оплаты услуг;
- предельный срок проживания в гостинице, если он установлен гостиницей;
- перечень категорий лиц, имеющих право на получение льгот, а также перечень льгот, предоставляемых при оказании услуг в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами;
- порядок проживания в гостинице;
- сведения о работе размещенных в гостинице предприятий общественного питания, торговли, связи, бытового обслуживания и др.;
- сведения об органе по защите прав потребителей при местной администрации, если такой орган имеется;
- сведения о вышестоящей организации.
На класс (т. е. уровень сервиса) гостиницы, как правило, указывает количество присвоенных ей звезд: от 2 до 5.
Классификация номеров гостиниц делит их по таким показателям, как площадь номера, вид из окна, обстановка и т. п.:
- STD (standart) — стандартная категория номеров в гостинице; BDR, BDRM (bedroom) — номер со спальней; superior — номер большего размера, чем стандартный; corner room — угловая комната; balcony — номер с балконом;
- studio — студия, однокомнатный номер больше стандартного, со встроенной кухней;
- family room — семейный номер, размером больше стандартного;
- family studio — номер на одну семью с двумя смежными комнатами;
- king size или extra bed — номер с большой кроватью для семейной пары;
- suite — номер больше, чем стандартный, с гостиной и спальней, оборудованием высокого качества и дорогой мебелью;
- suite mini — номер улучшенной категории;
- junior suite — однокомнатный двухместный номер улучшенной планировки и большого размера;
- de luxe — номер, аналогичный junior suite, но с более дорогой обстановкой;
- executive suite, suite senior — номер повышенной комфортности, состоящий из двух и более комнат;
- business — большой номер с оргтехникой (например, компьютером или факсом), пригодный для работы;
- honeymoon room — номер для молодоженов;
- connected rooms — совмещенные номера, имеющие дверь-проход из одного в другой;
- duplex — двухэтажный номер;
- apartment — номера, приближенные к виду современных квартир, имеющие места для приготовления еды, как двух- и более комнатная квартира;
- president — самый роскошный номер в гостинице, в нем кабинет, несколько спален, два-три туалета.
Исполнитель вправе заключать договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя.
Заявка составляется на бланке письма организации, помимо информации необходимой для бронирования (см. «Примерный текст письма-заявки на бронирование») обязательно указываются:
- дата письма-заявки; фамилия, имя, отчество исполнителя; номер контактного телефона исполнителя; номер факса, на который следует направить письменное подтверждение.