Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет рабочего времени, табелирование». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.
В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.
Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:
- верного типа;
- должной продолжительности;
- подходящего метода (подряд или по отклонениям).
Они записываются следующими сокращениями:
|
ОТ |
Очередной оплачиваемый |
|
ОД |
Дополнительный |
|
У |
Учебный (зарплата сохраняется) |
|
УД |
Учебный (зарплата не сохраняется) |
|
УВ |
Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства) |
|
ДО |
Административный |
|
Р |
Беременность, роды |
|
ОЖ |
Уход за младенцем до 3 лет |
|
ДВ |
Доп. (не оплачивается) |
|
ОЗ |
В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый) |
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Образец приказа о назначении ответственного
Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.
В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.
Форма Т-12: отличие и правила заполнения
Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.
Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.
В графах 8-13 отражаются данные за месяц:
- 8 – количество отработанных дней;
- 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).
В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.
Обмен информацией с Excel
Информация из книги Microsoft Excel может копироваться, внедряться, связываться или извлекаться в зависимости от ваших потребностей и того, какова будет дальнейшая судьба документа Word и информации из Excel. Выбирая один из этих четырех способов использования информации Excel, имейте в виду следующее:
• Копировать информацию из существующей книги Excel и вставлять ее в документ Word имеет смысл в том случае, если вы не собираетесь изменять информацию в этой книге или если вы не хотите, чтобы информация в документе Word отражала будущие изменения в документе Excel. При этом информация копируется в документ Word в виде таблицы Word или графического изображения Word.
• Внедрение информации допустимо в том случае, если используемый документ Excel относится только к данному документу Word и никогда не понадобится ни в других документах Word, ни для каких-либо иных нужд, и если при этом информация, скорее всего, будет в будущем меняться. Внедрять в документ Word можно как существующую электронную таблицу, так и заново созданную. При этом информация электронной таблицы хранится в документе Word.
• Связывание информации удобно в тех случаях, когда используемый документ Excel будет нужен либо в самом Excel, либо в других документах и приложениях (в частности, в других документах Word). Все изменения, которые вносятся при этом в исходную электронную таблицу, будут отображаться во всех документах, связанных с этой таблицей (в том числе и в документах Word). Прежде чем вы сможете связать документ Word с электронной таблицей, эта таблица должна существовать, то есть ей должно быть присвоено имя и она должна быть сохранена в файле. При этом информация электронной таблицы хранится в файле Excel.
Режимы построения табеля учета рабочего времени 2022
Табель учета рабочего времени в excel имеет три режима построения:
- Режим «Стандартный». Для каждой записи сотрудника выделяется только одна строка под заполнение активностей. Нет разделения часов на дневные и ночные. Отлично подойдет для организаций, работники в которых трудятся по обычному дневному графику без суточных смен и дежурств или учет ночных часов в сменах и дежурствах не принципиален.
- Режим «День/Ночь». Для каждой записи сотрудника выделяется две строки: «день ч.» и «ночь ч.». Заполняться могут как обе строки одновременно, так и по раздельности. В данном табеле можно совмещать ведение графиков как работников, которые трудятся по стандартному графику, так и работников, которые работают посменно.
- Режим «День/Ночь+». Для каждой записи сотрудника выделяется три строки: «отметка», «день ч.» и «ночь ч.». Отличается от режима «День/Ночь» наличием дополнительной строки «отметка». Используется в том случае, если необходимо указать тип графика, по которому трудится работник, или для обозначения объекта, на котором ведутся работы, или любое другое обозначение на усмотрение работодателя.
Порядок отражения кодов в табеле Т-13
Коды можно отражать либо в буквенном виде, либо в цифровом. Работодатель сам выбирает, какие кодовые обозначения он будет использовать. Дни, которые трудящимся отработаны полностью, заполняются кодом Я или 01.
На первом листе формы Т-12 приведены все возможные обозначения, которые могут пригодиться при заполнении формы. Чтобы поставить в табель отметку о неявке с любым кодом, нужно обязательно иметь соответствующий обосновывающий документ:
- Больничный листок – для кода Б или 19;
- Предупреждение о простое – для РП или 31;
- Согласие трудящегося на сверхурочную деятельность, а также выполнение трудовых функций в праздничные или выходные дни –для кодов С или 04, РВ или 03;
- Приказ о соответствующем отпуске для кодов, обозначающих предоставление выходных – ОТ или 09 для ежегодного, ОД или 10 для дополнительного, У или 11 для учебного, Р или 14 для декретного, ОЖ или 15 для отпуска по уходу за ребенком, ДО или 16 для неоплачиваемого отпуска;
- Приказ о командировке для К или 06;
- Акт об отсутствии для НН или 30 и т.д.
Образец приказа о назначении табельщика
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Закрытое акционерное общество "Амурский хмель" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 3 ¦
¦ ¦
¦г. Благовещенск 14 января 2010 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с необходимостью учета времени, отработанного каждым¦
¦сотрудником организации, а также с целью контроля за соблюдением¦
¦работниками установленного режима рабочего времени и получения данных об¦
¦отработанном времени для расчета оплаты труда ¦
¦ Приказываю: ¦
¦ ¦
¦ 1. Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени¦
¦Светлану Леонидовну Райчихину, заместителя начальника отдела¦
¦делопроизводства. ¦
¦ 2. За выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего¦
¦времени работнику устанавливается доплата в размере 2000 (Две тысячи)¦
¦руб. в месяц. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Константинов Н.И. Константинов¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлена Райчихина С.Л. Райчихина¦
¦ 15 января 2010 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------
Правила заполнения формы Т12
Лицом, ответственным за ведение табеля, может быть:
- руководитель;
- кадровик;
- специалист по учёту рабочего времени.
Назначается в зависимости от размера предприятия. Также, в зависимости от возможностей предприятия — финансовых и ресурсных, устанавливается количество документов учёта. В небольших организациях, как правило, разрабатывается один табель на всех, в то время как в крупных фирмах может быть по табелю на подразделение.
Существует 2 подхода к заполнению документа:
- полное заполнение, когда учёт ведётся ежедневно;
- частичное заполнение — когда отметка ставится лишь в случае прогула.
восстановить хронологию событий, при частичном заполнении, практически невозможно. Подобный способ допускается лишь в предприятиях, где численность сотрудников маленькая.
В целом, за ведение Т-12 отвечают 2 службы: кадры и бухгалтерия. Если в фирме учёт времени, затраченного сотрудником на выполнение трудовых функций, ведётся раздельно, то раздел 1 табеля Т12 может использоваться как самостоятельный документ.
Графы с 1 по 17-ю заполняет руководитель или кадровики, а с 18 по 55-бухгалтерия.
Правила для заполнения формы стандартные:
- вверху бланка необходимо указать реквизиту предприятия;
- номер документу присваивается на основании правил делопроизводства;
- датой составления обычно является последний день отёчного периода — времени, в течение которого учитываются данные. Обычно он равен 1 месяцу.
Что касается правил заполнения граф:
- Заполняются в течение рабочего периода: N1 — порядковый номер сотрудника;
- N 2-3 — личные данные из трудовых карточек;
- N 4 и 6 — отражается объём времени, которое сотрудник тратит на выполнение функций (код или количество часов). Или наоборот, факт не явки на работу. Если сотрудник опоздал — проставляется количество часов, которые присутствовал на рабочем месте.
- N 5 и 7 — отражается объём затраченного времени за половину периода. В днях (верхняя ячейка) и часах (нижняя).
Стоит отметить, что указываются лишь часы, которые работник тратит на выполнение задач по официальной должности. Если в фирме имеется практика замещения временных вакансий или совмещение работы сразу по нескольким — такая информация в табеле не отражается.
Если основанием для приёма на работу является гражданско-правовой договор, имя исполнителя в табеле фигурировать не должно. Если отношения оформлены по совместительству – наоборот, должно быть указано в табеле.
- Заполняются в конце рабочего периода: N 8-9 — ячейка 8 является совокупным итогом 5 и 7 в днях, ячейка 9 — в часах.
- N 15 — буквенное обозначение причины прогула. Причем таковым не может являться отсутствие на рабочем по причинам, которые были документально обоснованы (к примеру, с помощью листика о временной нетрудоспособности);
- N 17 — информация о днях отдыха за весь отчётный период.
В зависимости от потребностей предприятия бланк табеля может быть усовершенствован, в том числе введены дополнительные графы, структурирован учёт. А тазу разработать собственные условные сокращения. Это актуально для предприятий, где ведётся посменная работа день/ночь, или сотрудники регулярно находясь в командировках.
Пример заполненного табеля представлен ниже:
По требованиям постановления Госкомстата документ разрабатывается в одном экземпляре. Подписывайся руководителем или специалистом, а также сотрудником отдела кадров и передаётся в финансовый отдел.
Документы для скачивания (бесплатно)
- Образец упрощенного табеля учетного времени
- Образец табеля т12
Графики сменности: составляем по образцам
График сменности — это документ, утверждающий продолжительность и периодичность чередования смен. Он не является нормативно утрвержденным, составляется в произвольной форме — и поэтому нередко вызывает вопросы у кадровиков. В качестве примера рассмотрим календарь сменности сторожей (несколько вариантов) и расскажем, как внедрить его на предприятии.
Посменная работа предполагает более детальный учет рабочего времени. Чтобы исключить переработки, составляют график или календарь сменности: ст. 103 ТК РФ говорит, нельзя обязать работника трудиться две смены подряд. В целях повышения эффективности деятельности или использования оборудования рекомендуется принять такие меры:
- увеличить продолжительность производственного процесса;
- поделить рабочих на группы;
- распределить их по сменам;
- за месяц до введения такого режима работы ознакомить их с расписанием.
Последний станет дополнением к коллективному договору.
Правомерно ли применять электронные системы контроля?
Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.
Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:
- предъявление электронных пропусков-карточек;
- считывание отпечатков пальцев;
- сканирование сетчатки глаза;
- видеофиксация с помощью камер и др.
В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.
Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.
Исходя из указанных в табеле данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Эти же данные влияют на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.
При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.
Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.
Остальные обозначения и коды
Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.
Присутствие на рабочем месте:
| Я | Работа в дневное время |
| Н | В ночное время |
| РВ | Работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином |
| С | Сверхурочная |
| ВМ | Вахтовым методом |
ВАЖНО!
Удаленная и дистанционная работа в табеле отмечается теми же обозначениям, что и обычная. Если сотрудник на удаленке отработал полный рабочий день, в верхней строке указывайте Я (или 01 при цифровом обозначении), а в нижней — количество фактически отработанных часов по норме рабочего времени.