Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет и оформление представительских расходов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».
Что нельзя относить к представительским расходам
Обращаем ваше внимание, какие расходы нельзя относить к представительским расходам:
- Обеды в пансионатах, санаториях, в развлекательных (кроме баров и ресторанов) местах;
- Оформление визовых документов для своих сотрудников;
- Затраты на оформление праздничных мероприятий (например, Новый год, 8 марта, 23 февраля), а также юбилеи сотрудников;
- Сумма представительских расходов, в сумме превышения нормы.
В каких случаях расходы не относятся к представительским?
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ прямо предусмотрено, что не признаются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Например, если после официальной части приема учреждение проводит развлекательную программу для участников (прогулка на теплоходе, выступление артистов, фуршет), то понесенные расходы нельзя включать в базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
В случаях, когда официальные приемы делегаций продолжаются несколько дней, в течение которых учреждение несет расходы по обеспечению делегации завтраками, обедами и ужинами, не носящие официального характера, такие расходы не относятся к представительским и должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников (Письмо Минфина РФ от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157).
Следует заметить, что расходы должны быть связаны с организацией переговоров с представителями других компаний, поэтому не следует учитывать для целей налогообложения затраты на переговоры с представителями (должностными лицами) своих же филиалов и подразделений. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС ВСО от 11.08.2006 по делу № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1.
Можно ли учитывать представительские расходы, если встреча оказалась безрезультатной?
Официальных разъяснений по данному вопросу нет. В арбитражной практике есть примеры, где судьи соглашаются с тем, что могут относиться к представительским расходам затраты, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, в результате которых соглашения не были подписаны (см., например, постановления ФАС ЦО от 27.08.2009 по делу № А48-2871/08-18, ФАС УО от 23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2 по делу № А07-6263/08). Достижение каких-либо конкретных результатов в виде заключенных договоров в процессе проведения или по окончании встречи не является обязательным условием признания произведенных расходов представительскими (Постановление ФАС ПО от 29.03.2005 № А12-18384/04-С36).
В ситуациях, когда встреча оказалась безрезультатной и никаких бумаг стороны не подписали, для минимизации налоговых рисков рекомендуем учреждению составить отчет, где будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не было достигнуто.
Критерии определения представительских издержек
Налоговый кодекс утверждает: если бизнес хочет отнести затраты на встречу, собрание или другое мероприятие к представительским, оно должно проходить в формате «официального приёма и обслуживания». Но что конкретно понимать под таким событием, закон не поясняет.
Это часто приводит к недопониманию между инспекцией и представителями бизнеса. Последним кажется, что мероприятие с его расходами вполне подходит под официальный формат. Налоговики же не всегда соглашаются.
Если стороны не договорятся, рассудить их сможет только Арбитражный суд. Чтобы не допускать споров на досудебном этапе, стоит ориентироваться на критерии для подобных расходов.
Документы для обоснования представительских расходов
Полный перечень документов, которые необходимо представить, в законодательстве отсутствует. Однако согласно ст. 252 НК РФ все расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. К подтверждающим документам могут относиться:
- приказ о проведении мероприятия (с указанием должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, и лица, ответственного за проведение мероприятия и за все произведенные расходы);
- договоры;
- чеки;
- программа мероприятия;
- список представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа;
- перечень делегатов приглашенной стороны (с указанием должностей);
- смета представительских расходов, где следует указать предполагаемую величину затрат с разбивкой по конкретным статьям расходов;
- меню, утвержденное директором ресторана (кафе) или руководителем либо директором столовой предприятия (если обед готовился своими силами, в собственной столовой);
- акт (отчет) о величине произведенных представительских расходов, подписанный руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически понесенных затрат со ссылкой на подтверждающие документы;
- отчет об израсходованных сувенирах (образцах готовой продукции) с указанием, что, кому и в каком количестве вручено;
- договор с переводчиком и акт выполненных работ и т.д.
Как подтвердить представительские расходы
Так как представительские расходы для налоговиков — «лакомый кусок», где можно покопаться и найти нарушения, следите за обоснованностью трат. Будьте готовы доказать, что обед в ресторане носил именно официальный характер и проходил с целью достижения определенного результата (например, подписания договора о сотрудничестве), а не был дружеской встречей.
Для подтверждения и обоснования представительских расходов нужны:
- распоряжение или приказ о проведении официального мероприятия или о необходимости иных представительских расходов;
- смета представительских;
- первичка, чеки и иные документы, подтверждающие траты;
- отчет о проведенном мероприятии и о представительских расходах.
Отчет может быть составлен в произвольной форме, но должен содержать информацию о:
- дате, времени и месте проведения приема;
- программе мероприятия;
- составе участников — как приглашенных, так и представителей налогоплательщика;
- сумму расходов.
Спорные ситуации по представительским расходам
Формулировки НК РФ в отношении представительских расходов весьма неконкретны. В связи с этим возникает немало спорных ситуаций. Рассмотрим некоторые из них.
Деловые обеды или ужины обычно проводят в кафе или ресторанах. В меню этих заведений, как правило, есть спиртное. Налоговики в принципе не возражают против включения затрат на спиртные напитки в представительские расходы.
В частности, в письме Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 указано, что в состав расходов на проведение деловой встречи можно включить и спиртное. В более раннем разъяснении Минфина от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 отмечалось, что расходы на спиртные напитки можно включать в представительские расходы, если они не выходят за рамки обычаев делового оборота. Речь идет о сложившихся в предпринимательском сообществе правилах поведения (ст. 5 ГК РФ).
Деловым партнерам часто дарят различные сувениры. Здесь ситуация более сложная. В упомянутом выше письме № 03-03-06/1/176 указано, что подарки нельзя включать в представительские расходы, так как они не упомянуты в п. 2 ст. 264 НК РФ.
Как подтвердить представительские расходы
Перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в НК РФ не регламентирован. По мнению Минфина, кроме стандартных первичных документов (накладные, акты, авансовые отчеты), для этого нужен отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем компании (письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288).
Установленной формы этого отчета нет. Но для обоснования затрат необходимо включить туда всю основную информацию о встрече: место проведения, список участников, цель переговоров и достигнутый результат.
Представительские расходы, которые оплачены «по безналу» следует включать в расчет налога в том периоде, когда был утвержден отчет о мероприятии. Если же производились затраты наличными, то нужно списать расходы в наиболее позднюю из дат составления двух документов: отчета о мероприятии или авансового отчета сотрудника, который оплачивал расходы.
Место трат в налоговом учете
Представительские расходы в налоговых расходах отражает статья Налогового кодекса Российской Федерации номер 264, она представляет полный перечень видов расходов на цели представительства. Соблюдение законодательных актов при списании трат необходимы для того, чтобы проводить налогообложение прибыли предприятий и организаций. Относится затратная часть на организацию встреч к прочим расходам на реализации продукции и ее производство.
Траты указаны в письмах Министерства финансов от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 носят название представительских расходов. И подлежат четкому контролю. Все определения указаны без внесения в них видоизменений и отклонений. Каждый из видов затратной части на встречи и переговоры подлежат четкому контролю, поэтому на представительские расходы оформляем документы правильно.
Учет представительских расходов в бухгалтерии
В отличие от налогового, в бухгалтерском учете траты на представительство не имеют отдельной статьи отражения. Их относят:
- на отчисления на амортизацию;
- материальные затраты;
- на оплату труда;
- социальные выплаты;
- прочие расходы.
В П. 8 ПБУ 10/99 указывается, что предприятие самостоятельно распределяет траты на внутреннем учете. Чаще всего их относят к прочим, на промышленных предприятиях это счет 26, а на торговых — 44.
Покажем, как оформить представительские расходы. Пример бухгалтерской проводки при списании сумм на услуги.
| Дебет | Кредит |
| 26 «Общехозяйственные расходы» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).
Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье
Представительские расходы
— расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.
Образец приказа на представительские расходы предприятия
Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.
Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:
- реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
- преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
- распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
- подпись руководителя.
Для чего осуществляется оформление представительских расходов
Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:
- на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
- оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
- оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.
ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.
Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:
- расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
- соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).
Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.
Смета как часть положения по представительским расходам: нюансы
В фирмах, которые регулярно организуют представительские мероприятия, подтверждение расходов в рамках данных мероприятий может осуществляться с использованием особого локального нормативного акта — положения по представительским расходам.
Данный локальный норматив позволяет регламентировать порядок использования документов налогового и бухгалтерского учета по расходам в рамках соответствующих мероприятий. Имея данное положение, компания может существенно упростить работу финансовым и другим внутрикорпоративным службам, которые занимаются вопросами, связанными с учетом расходов по официальным мероприятиям. Условно говоря, даже новый, неопытный сотрудник, используя рассматриваемое положение, сможет правильно сформировать комплект необходимых документов в подтверждение затрат на проведение представительских мероприятий.
В таком положении может быть оговорено, что сотрудники, ответственные за учет расходов по официальным мероприятиям, обязуются своевременно оформлять документы для подтверждения данных расходов по перечню, который приводится здесь же. Формы (образцы) для документов, в числе которых и смета расходов, помещаются в приложениях к положению.
сметы на представительские расходы вы можете на нашем сайте.
Состав представительских расходов (что к ним относится)
Согласно пункту 2 статьи 264 Налогового кодекса к представительским расходам относятся:
- официальный прием и обслуживание участником мероприятия;
- проезд участников к месту проведения встречи и обратно;
- буфетное обслуживание;
- услуги внештатных переводчиков.
Что конкретно входит в вышеуказанный перечень, в кодексе нет. Поэтому инспекторы самостоятельно решают, что можно отнести к ним, а что нет.
Например, ревизоры часто снимают затраты на алкоголь. Но ведь на деловых мероприятиях, как правило, принято выпивать. Ситуацию со спиртным решил Минфин в своем недавнем письме № 03-03-06/1/3120 от 22.01.19 г. Он указал, что важен не сколько состав представительских затрат, сколько их направленность на результат. Главная цель встречи — привлечь к сотрудничеству потенциальных партнеров и укрепить отношения с действующими. Теперь, если у налоговиков будут претензии, можно сослаться на свежее письмо Минфина.
Также к затратам можно отнести:
- аренду зала и оборудования для проведения мероприятия, даже если не встрече не подписали контракт (постановление Федерального АС Московского округа от 03.09.13 № А40-22927/12-107-106);
- памятные подарки участникам, но только в натуральном виде и стоимостью не более 3 тыс. рублей (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 02.08.2018 № 07АП-6178/2018);
- официальные прием и обслуживание физлиц, которые являются потенциальными или фактическими клиентами компании (письмо Минфина № 03/03/06/2/32859 от 05.06.15).