Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Уважаемые страхователи и спецоператоры!». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основные группы ошибок – это ошибки с оформлением электронного файла и его заверением электронной подписью и ошибки с проведением расчетов. В первом случае организация получит отказ в принятии отчета, и его придется переделывать, устраняя допущенные недочеты. Это отнимает время, а затем отчет придется подавать повторно. Если шлюз ФСС для сдачи отчетности выйдет из строя именно в этот момент, есть большой риск просрочить сдачу и получить штрафные санкции.
Основные понятия и термины
Приступая к работе со шлюзом отчетности, с инструкциями, предоставляемыми страхователям Фондом, необходимо знать терминологию, используемую при обмене учетными данными.
Фонд — ФСС.
Страхователь – физическое лицо или организация, обязанные предоставлять в ФСС отчетность в соответствии с действующим законодательством.
Уполномоченный представитель – ИП или организация, наделенные полномочиями сдачи отчетности от имени страхователя.
Участники ЭДО (электронного документооборота) – организация (ее представитель) и Фонд.
Удостоверяющий центр (УЦ), аккредитация УЦ – организация либо ИП, работающие с сертификатами ключей ЭЦП, создающие, выдающие эти сертификаты. Получают такое право по итогам аккредитации, то есть признания законности своей работы на федеральном уровне. ФСС также имеет свой УЦ.
Электронная подпись (ЭП), ключ электронной подписи, ключ проверки ЭП – аналог физической подписи представителя организации, как правило, ее руководителя. ЭП создается с помощью ключа, уникального ряда символов. Проверяется с помощью другого уникального ключа – проверочного, жестко связанного с ключом самой ЭП.
Сертификат ключа проверки ЭП – документ от удостоверяющего центра либо его доверенного лица, подтверждающий, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата.
Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП – сертификат, созданный УЦ, прошедшим аккредитацию, либо федеральным исполнительным органом, имеющим такие полномочия.
Средства ЭП – средства и приемы шифрования, позволяющие организациям работать с ЭП.
Электронный документ и документооборот – документ определенного электронного формата и их совокупность. Заверяется ЭП.
Расчет, файл расчета, идентификатор файла – ежеквартальный отчет по взносам в ФСС и расходам на социальные выплаты организации, его электронный файловый вариант и уникальный номер, присваиваемый системой этому файлу.
Квитанция о получении расчета (с ошибками или без них) – электронный документ, заверенный электронной подписью Фонда, в котором зашифрован сданный организацией отчет. Может указывать на ошибки в показателях отчета, с их описанием, если таковые имели место. Содержит и информацию о предыдущих отправках отчета.
ПО – специализированные программы, используемые при передаче данных.
Протокол проверки – информация об обработке отчетности, ее этапах и результатах.
Шлюз приема расчетов – сайт ФСС, на который организации загружают отчеты и работают с ними, взаимодействуют с органом ФСС в процессе сдачи отчетности.
Хранилище электронных документов – место на шлюзе, где хранится весь электронный документооборот, передаваемый с его помощью.
В 2020 году шлюз ФСС для сдачи отчетности по основному виду деятельности должен работать нормально
ФСС реализовал возможность подтверждения основного вида экономической деятельности через шлюз Фонда. Об этом сообщается на официальном сайте ведомства.
Эксперты ФСС напоминают, что для подтверждения основного вида экономической деятельности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний каждый работодатель в срок не позднее 15 апреля 2020 года должен представить следующие документы:
Указанные документы представляются в территориальный орган ФСС по месту регистрации на бумажном носителе либо в форме электронного документа.
В ФСС также отмечают, что теперь электронные документы можно направить тремя разными способами:
Ведомство при этом уточняет, что необходимые документы для подтверждения основного вида экономической деятельности работодатели могут представить после сдачи в ФНС бухгалтерского баланса за 2019 год, но не позднее 15 апреля 2020 года.
Основные понятия и термины
Приступая к работе со шлюзом отчетности, с инструкциями, предоставляемыми страхователям Фондом, необходимо знать терминологию, используемую при обмене учетными данными.
Фонд — ФСС.
Страхователь – физическое лицо или организация, обязанные предоставлять в ФСС отчетность в соответствии с действующим законодательством.
Уполномоченный представитель – ИП или организация, наделенные полномочиями сдачи отчетности от имени страхователя.
Участники ЭДО (электронного документооборота) – организация (ее представитель) и Фонд.
Удостоверяющий центр (УЦ), аккредитация УЦ – организация либо ИП, работающие с сертификатами ключей ЭЦП, создающие, выдающие эти сертификаты. Получают такое право по итогам аккредитации, то есть признания законности своей работы на федеральном уровне. ФСС также имеет свой УЦ.
Электронная подпись (ЭП), ключ электронной подписи, ключ проверки ЭП – аналог физической подписи представителя организации, как правило, ее руководителя. ЭП создается с помощью ключа, уникального ряда символов. Проверяется с помощью другого уникального ключа – проверочного, жестко связанного с ключом самой ЭП.
Сертификат ключа проверки ЭП – документ от удостоверяющего центра либо его доверенного лица, подтверждающий, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата.
Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП – сертификат, созданный УЦ, прошедшим аккредитацию, либо федеральным исполнительным органом, имеющим такие полномочия.
Средства ЭП – средства и приемы шифрования, позволяющие организациям работать с ЭП.
Электронный документ и документооборот – документ определенного электронного формата и их совокупность. Заверяется ЭП.
Расчет, файл расчета, идентификатор файла – ежеквартальный отчет по взносам в ФСС и расходам на социальные выплаты организации, его электронный файловый вариант и уникальный номер, присваиваемый системой этому файлу.
Квитанция о получении расчета (с ошибками или без них) – электронный документ, заверенный электронной подписью Фонда, в котором зашифрован сданный организацией отчет. Может указывать на ошибки в показателях отчета, с их описанием, если таковые имели место. Содержит и информацию о предыдущих отправках отчета.
ПО – специализированные программы, используемые при передаче данных.
Протокол проверки – информация об обработке отчетности, ее этапах и результатах.
Шлюз приема расчетов – сайт ФСС, на который организации загружают отчеты и работают с ними, взаимодействуют с органом ФСС в процессе сдачи отчетности.
Хранилище электронных документов – место на шлюзе, где хранится весь электронный документооборот, передаваемый с его помощью.
(По тексту приказа ФСС №19 в ред. от 11-09-17).
Регионы, в которых реализуется пилотная часть проекта
Реализация программы полномасштабного использования электронного документооборота между работодателями и Фондом социального страхования осуществляется на основании Постановления Правительства Российской Федерации №294 от 21 апреля 2011 года.
На основании положений данного Постановления выделяют следующие регионы, в которых с 1 июля 2021 года реализуется данный проект (на сегодняшний день их 39):
- город федерального значения Севастополь;
- республики Адыгея, Алтай, Бурятия, Кабардино-Балкария, Калмыкия, Карачаево-Черкессия, Карелия, Крым, Мордовия, Северная Осетия-Алания, Татарстан, Тыва;
- края Алтайский, Приморский, Хабаровский;
- области Амурская, Астраханская, Белгородская, Брянская, Вологодская, Еврейская автономная, Калининградская, Калужская, Костромская, Курганская, Курская, Липецкая, Магаданская, Нижегородская, Новгородская, Новосибирская, Омская, Орловская, Ростовская, Самарская, Тамбовская, Томская, Ульяновская.
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
- Москва и Область
- Санкт-Петербург и область
- Регионы
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- через форму (внизу), либо через онлайн-чат
-
Позвоните на горячую линию:
- Москва и Область
- Санкт-Петербург и область
- Регионы
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Единая точка приёма позволяет сдавать документацию с использованием ЭЦП в исполнительные органы ФСС. Она принимается и обрабатывается по форме 4-ФСС. Основное удобство заключается в возможности отправки отчётов с любого IP-адреса.
Для отправки отчёта в электронном виде потребуется:
- Установка в системе корневого сертификата или открытого ключа подписи сотрудника ФСС – это необходимо для зашифровки отчёта и визуализации квитанции.
- Подготовка отчётного файла согласно утверждённому формату.
- Подписание отчета ЭЦП сотрудником, правомочным подписывать документации от имени заявителя и соблюдающего все требования к системе последовательности операций по формированию ЭЦП в электронной отчётной документации.
- Зашифровка полученного подписанного файла на открытом ключе.
- Передача зашифрованного файла в ФСС через загрузочный сервис.
Ошибки и их последствия
Существует два типа ошибок при работе со шлюзом отчетности ФСС:
- Проблемы с физическим носителем ключа, электронным сертификатом, а также проблемы, связанные с ошибками в работе удостоверяющего центра, выдавшего сертификат, равно как и ошибки пользователя в организации, при работе с ключами и электронной подписью. Они устраняются повторной отправкой отчета, с соблюдением всех установленных правил, обращением в удостоверяющий центр для переиздания сертификата. Этот вид ошибок наиболее неприятен и опасен нарушением сроков сдачи отчетности. Датой предоставления отчета считается день подачи документа без ошибок. Если отчет подавался с ошибками, он не будет принят системой. Если ошибки затем исправляются, то датой подачи считается день отправки именно откорректированного отчета, а не первичного.
- Расчетные ошибки бухгалтерской службы. Отчет ФСС содержит контрольные соотношения и цифры, нарушение которых автоматически обнаруживаются системой. Характер ошибок виден пользователю и дается в виде «подсказок»: что именно следует изменить и почему. Пользователь обязан исправить ложные сведения. После этого отчет отправляется в ФСС повторно.
Важно! В последний день, отведенный законом для сдачи отчетности, шлюз приема испытывает значительную нагрузку и может работать в замедленном режиме. Целесообразно сдавать расчеты заблаговременно.
Нарушение сроков сдачи отчетности, игнорирование требований исправления ошибок в предоставляемых сведениях грозят организации штрафными санкциями.
Кому может понадобиться проверка больничного
Речь может идти о проверке:
- обычного бумажного больничного листа. Проверка здесь будет осуществляться, прежде всего, на предмет подлинности документа. Основные заинтересованные лица в этом — работодатель и сотрудник, на которого оформлен больничный;
- инновационного электронного больничного.
Самый крутой бухгалтерский канал в Телеге. Ведут редакторы «Клерка». Главные новости, мануалы для бухгалтеров, без воды и рекламы. Плюс сливаем регистрации на бесплатные вебинары. Присоединяйтесь.
С июля 2021 года на федеральном уровне (до того — в нескольких регионах) начали действовать электронные больничные. В отличие от бумажных, которые выдаются на руки пациентам, они хранятся на серверах ФСС. Доступ к ним при необходимости могут получить:
- ФСС;
- медицинская организация, выдавшая документ;
- работодатель;
- сотрудник-пациент.
Каждый из них может запрашивать доступ к больничному в разных целях.
Рассмотрим подробнее, как проверить больничный лист в двух указанных разновидностях при использовании сайта ФСС и иных доступных ресурсов. Условимся, что такую проверку требуется провести работодателю, представителю медучреждения и самому пациенту.
Как сдать отчетность в ФСС в электронном виде
В последнее время все больше налогоплательщиков добровольно или вынуждено переходят на предоставление отчетности в электронном виде. В этой статье мы в деталях рассмотрим предоставление отчетности в ФСС через портал фонда.
Напомним, что в соответствии с п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС», плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты, указанные в части 9 настоящей статьи, в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в форме электронных документов.
Основной принцип передачи данных
Чтобы направить реестры и больничные через шлюз ФСС, страхователю необходимо зайти на сайт Фонда . В специальное окошко нужно загрузить готовые документы, заверенные электронной подписью. Далее страхователь должен подтвердить загрузку, нажав специальную кнопку. С этого момента загруженные реестры и листки нетрудоспособности поступят на шлюз ФСС. Ход проверки можно наблюдать на странице сведений о переданных документах . Для этого нужно ввести регистрационный номер страхователя. В специальном поле отразятся данные по переданным документам: статус, результат, квитанция, дата загрузки и обработки.
При обнаружении ошибок пользователь увидит соответствующий статус. Придется исправить недочеты и отправить документы заново через шлюз ФСС для приема реестров больничных.
Специально для всех страхователей на портале ФСС есть подробная инструкция по загрузке документов и работе со шлюзом приема реестров больничных.
Нормативное обоснование
С 2010 года вступили в действие Федеральные законы от 24.07.2009 № 212-ФЗ и № 213-ФЗ, в соответствии с которыми ЕСН был заменен страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ на обязательное пенсионное страхование, ФСС РФ на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования (подробнее читайте ).
Указанными Федеральными законами установлена обязанность плательщиков страховых взносов (а таковыми являются практически все организации и индивидуальные предприниматели) ежеквартально представлять в орган контроля за уплатой страховых взносов по месту своего учета отчетность по начисленным и уплаченным страховым взносам. Приказами Минздравсоцразвития России утверждены отчетные формы, которые представляются в ПФР и ФСС РФ.
В соответствии с положениями Федеральных законов плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, превышает 100 человек, обязаны представлять отчетность в электронном виде, подписанную электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Уже довольно продолжительное время многие страхователи представляют отчетность в ПФР в электронном виде. Указанная технология отработана и не является чем-то экзотическим.
Принципиально новым в требованиях по представлению отчетности является то, что в электронном виде с ЭЦП отчетность необходимо представлять также и в ФСС РФ. Отчетность в ФСС РФ в электронном виде с ЭЦП представляется по форме 4 ФСС РФ, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 06.11.2009 № 871н.
При передаче отчетности посредством шлюза возможны различные проблемы. В подавляющем числе случаев они вызваны допущенными ошибками. На сайте ФСС можно ознакомиться со всеми ошибками приема отчетности. Каждая из них имеет персональный код.
В число наиболее распространенных ошибок входят:
- системе не удалось расшифровать документ;
- ошибка при проверке цифровой подписи;
- ЭЦП введена неправильно либо отсутствует;
- в документах отсутствует регистрационный номер страхователя;
- неверно указан код подразделения ФСС для конкретного региона;
- документ не зашифрован;
- документ просрочен;
- указанный в отчете ИНН не зарегистрирован в ЕГРЮЛ.
Всего существует более 30 возможных ошибок при передаче данных через шлюз. В отдельных случаях погрешности возможны из-за внутренних неполадок сервиса. В этих случаях рекомендуется обращаться в техническую поддержку.
При наличии таких ошибок отчетный документ не будет принят. Потребуется исправить возможные ошибки за короткий промежуток времени, чтобы подать откорректированный бланк в срок.
Как отправить больничные листы в ФСС
С 2021 года в ряде регионов России, таких, как Калининградская, Липецкая, Брянская и Калужская области, Республика Мордовия, была введена система «Прямые выплаты», которая является пилотной программой ФСС. Так, на сегодняшний день в ней участвуют около 20 субъектов РФ.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Кроме того, участники проекта в системе Контур. Экстерн могут быстро и надежно переправлять различные документы, в частности, заполненные листы нетрудоспособности, и пересылать их в ФСС. Существует несколько правил работы системы, которые нужно учитывать.
Как работать со шлюзом приема отчетности в ФСС
Существует возможность предоставления отчетности разными способами:
- обратившись в отделение Фонда лично;
- поручить обращение в отделение Фонда доверенному лицу;
- отправить отчет по почте с описью вложения;
- сдать отчет в электронном виде.
Последний способ имеет ряд особенностей и преимуществ. Существует несколько вариантов сдачи отчетности ФСС электронно: через представителя; через электронного оператора, например, «Тензор», и др.; с помощью так называемой облачной бухгалтерии; непосредственно на сайте ФСС.
Сдача отчетности через официальный сайт ФСС – способ наиболее простой и выгодный:
- отсутствует необходимость покупки дополнительного дорогостоящего п/о и затрат на его обслуживание, оплаты «облачных» сервисов;
- связь с Фондом осуществляется оперативно;
- отчетные данные не попадают в руки третьих лиц, обмен идет только между Фондом и работодателем;
- сдавать отчеты можно, находясь в офисе, рационально используя рабочее время;
- готовая отчетность хранится в виде файлов непосредственно на портале ФСС, возможность ее утраты практически исключена.
Отчетность формируется в той же бухгалтерской программе, в которой на предприятии ведется учет, например, «1-С Бухгалтерия», и передается в виде зашифрованного файла на сайт госоргана при помощи электронно-цифровой подписи (ЭЦП, ЭП). Отчет можно сформировать и непосредственно на сайте Фонда.
Напомним! Если среднесписочная численность застрахованных за прошлый отчетный период составляет 25 человек и менее, организация может сдавать отчет на бумаге, в прочих случаях – только электронно.
Вопрос № 1. Я не могу отправить отчёт через шлюз по непонятной мне причине. Будет ли нарушением сроков сдачи отчёта технический сбой со стороны ФСС?
Не факт, что технический сбой наблюдается со стороны ФСС – чаще всего проблема у страхователя. Да, непредоставление отчёта в установленные сроки будет являться нарушением сроков сдачи отчётности.
Вопрос № 2. Всегда ли должна приходить квитанция после отправки отчёта через шлюз?
Да, квитанция приходит в обязательном порядке – её можно скачать на сайте ФСС. Квитанция представляет из себя зашифрованный zip-архив с ключом, содержащий html-протокол обработки отчёта, квитанцию, подтверждающую факт получения отчёта в установленный срок и, непосредственно, сам отчёт в формате xml.