Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Резервы отпусков (новая схема расчета резервов с 2023 г.)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассчет резерва отпусков на 2023 год требует знания специальной методики, которая предусматривает учет периодичности отпусков каждого сотрудника, а также средней продолжительности отпуска в организации.
Пример расчета по методике 3
Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:
- по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
- по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.
Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.
Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.
Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.
Вот пример, как формируется таблица резерва отпусков бюджетного учреждения:
| № п/п | ФИО сотрудника | Дата заключения трудового договора | Заработано на 01.12.2021 | Использовано | Резерв | Количество дней отпуска без сохранения зарплаты |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 01.12.2017 | 224 | 120 | 104 | |
| 2 | Петров Петр Петрович | 30.11.2020 | 56 | 30 | 16 | 3 |
| 3 | Викторова Виктория Викторовна | 05.12.2017 | 112 | 50 | 62 |
Ввод остатков оценочных обязательств (резервов)
Пример
ООО Конфетпром в связи с переходом на новую версию программы необходимо ввести остатки оценочных обязательств (резервов), страховых взносов и взносов НСиПЗ с оценочных обязательств (резервов) по отпускам на начало 2021 г. Организация ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом.
Остатки оценочных обязательств (резервов), страховых взносов и взносов НСиПЗ с оценочных обязательств (резервов) по отпускам регистрируются в документе Резервы отпусков по виду операции Корректировка остатков. В нашем примере остатки вводятся на 1 января 2022 г., поэтому в поле Месяц документа укажите Декабрь 2021.
Ввести остатки можно:
-
на закладке Обязательства и резервы текущего месяца в разрезе подразделений и способов отражения, если данные об остатках оценочных обязательств (резервов) отпусков по сотрудникам отсутствуют. Тогда в следующем после ввода остатков месяце данные суммы будут учтены при расчетах и распределены между сотрудниками пропорционально (с учетом остатков отпусков)
-
на закладке Обязательства и резервы по сотрудникам в разрезе сотрудников и способов отражения, если имеются данные об остатках оценочных обязательств (резервов) отпусков по сотрудникам. Тогда данные автоматически сформируются на закладке Обязательства и резервы текущего месяца в разрезе подразделений и способов отражения.
Значение резерва отпусков
Резерв отпусков — это сумма денег, которую организация откладывает каждый год на выплату отпусков сотрудникам. Это важный инструмент бухгалтерского учета, позволяющий организации планировать и оплачивать отпуска своих сотрудников.
Какой должна быть периодичность резервирования отпусков? Обычно это делается ежегодно, в конце года. Но возможны и другие варианты — например, раз в полгода, или только при наличии достаточной прибыли.
Для рассчета резерва отпусков используют различные методики, которые зависят от специфики организации и ее политики в отношении отпусков. Однако в любом случае необходимо учитывать количество сотрудников, продолжительность отпусков и размер оплаты.
Расчет для некоммерческих организаций
Некоммерческие организации рассчитывают резерв отпусков с учетом иных правил, чем коммерческие организации. Одним из основных отличий является периодичность начисления заработной платы и выплаты отпускных.
Для некоммерческих организаций, как правило, типичным является начисление заработной платы ежемесячно. Это означает, что база для расчета отпускных формируется за весь год, а не только за месяц, как в случае с коммерческими организациями.
Таким образом, методика расчета резерва отпусков для некоммерческих организаций связана с выбором соответствующего периода для расчета. Как правило, это годовой период. Также необходимо учитывать, что отпускные выплаты в некоммерческих организациях, как правило, производятся не единовременно, а по мере ухода работников в отпуск.
Итак, для расчета резерва отпусков в некоммерческих организациях необходимо выбрать годовой период для формирования базы начисления заработной платы, а также учитывать распределение отпускных выплат по мере ухода работников в отпуск.
Как отразить в учете бюджетного учреждения
В бюджетном учете создание финансовых резервов и все другие операции, связанные с ними, отражаются специальной проводкой; бухгалтерские проводки и примеры прогноза отпуска на 2023 финансовый год приведены в таблице (письмо Минфина № 02-06-07/104576):.
| Действия. | Бухгалтерские проводки | |
|---|---|---|
| Начисления | Кредит | |
| Отложенное обязательство по выплате отпускных работникам | ID xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx 111 1, 501 93 211 | Кт xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx 111 1, 502 99 211 |
| Резервы на оплату отпусков за отработанное время | Кт xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx 111 1 401 20 211 | Кт xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx 111 1 401 60 211 |
| Перевод текущих обязательств в отложенные обязательства при выплате пособий за отсутствие на работе за фактически отработанные часы (одновременный ввод) | Дт xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx 111 1, 501 13, 211 | КТ XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 111 1, 502 93 211 |
| T xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx 111 1, 502 99 211 | кт xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx 111 1 502 11 211 | |
| Уменьшение прогнозов по лицензиям в связи с фактическими лицензионными платежами, уплаченными за фактически отработанное время | дт xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx 111 1, 502 11 211 | КТ XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 111 1 502 12211 |
| КТ XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 111 1 401 60 211 | КТ XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX 111 1 302 11 737 |
Резервы предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учете
Для целей налогообложения прибыли применяется термин «Резервы предстоящих расходов на оплату отпусков». Целью создания этого вида резерва в налоговом учете является постепенное и равномерное списание расходов на оплату отпусков работников. Формирование резерва по отпускам является правом налогоплательщика, а не обязанностью, поэтому создавать его можно по желанию. Необходимо иметь в виду, что в случае применения кассового метода резерв предстоящих расходов на оплату отпусков создавать нельзя, а суммы отпускных признаются расходами только в момент их выплаты работникам (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Порядок создания и использования резерва на оплату отпусков регламентирует статья 324.1 НК РФ. На основании пункта 1 этой статьи налогоплательщики, решившие формировать резерв на оплату отпусков, в учетной политике для целей налогообложения должны отразить:
- способ резервирования (предполагаемую сумму расходов на оплату труда с учетом страховых взносов на обязательное социальное страхование за год);
- предельную сумму отчислений в резерв (предполагаемую годовую сумму расходов на отпуск с учетом страховых взносов);
- ежемесячный процент отчислений в резерв, который определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.
Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отразить размер ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов.
Если резерв создан, то в состав расходов на оплату труда каждый месяц включаются не фактически начисленные отпускные, а сумма отчислений в резерв, рассчитанная на основании сметы.
Обратите внимание, что компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемые работникам при увольнении, учитываются в составе расходов на оплату труда на основании пункта 8 статьи 255 НК РФ и не уменьшают сумму созданного резерва (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).
В конце налогового периода организация обязана провести инвентаризацию резерва (п. 4 ст. 324.1 НК РФ). Для проведения инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков работникам необходимо уточнить следующие показатели:
- количество дней неиспользованного отпуска;
- среднедневную сумму расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка);
- обязательные отчисления страховых взносов.
Учет оценочных обязательств и резервов по отпускам в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0
Начиная с версии 3.0.39 программы «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0 в план счетов бухгалтерского учета, включенный в конфигурацию, внесены изменения. К счету 96 «Резервы предстоящих расходов» добавлены субсчета для организации учета оценочных обязательств по оплате предстоящих отпусков расходов по вознаграждениям работников:
- счет 96.01 «Оценочные обязательства по вознаграждениям работникам» — предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по вознаграждениям работникам и страховым взносам, начисленным на суммы этих вознаграждений;
- счет 96.01.1 «Оценочные обязательства по вознаграждениям» — предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по вознаграждениям работникам;
- счет 96.01.2 «Оценочные обязательства по страховым взносам» -предназначен для обобщения информации об оценочных обязательствах по страховым взносам, начисленным на суммы вознаграждений работникам;
- счет 96.09 «Резервы предстоящих расходов прочие» — предназначен для обобщения информации о прочих оценочных обязательствах.
Бухгалтерский учет резерва отпусков
Резерв по отпускам в бухучете на выбранную отчетную дату формируют по дебету тех затратных счетов, на которые обычно начисляют зарплату и взносы:
Дебет 08, 20, 25, 26, 44 и др. – Кредит 96 – начисление резерва на оплату отпусков (отпускные и взносы во внебюджетные фонды).
Кредитовое сальдо по счету 96 «Резерв на оплату отпусков» на отчетную дату отражают в балансе предприятия по строке «Оценочные обязательства».
Проводки по начислению отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск) и страховых взносов выглядят следующим образом:
- Дебет 96 Кредит 70 – начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва;
- Дебет 96 Кредит 69 – начислены взносы в фонды за счет резерва.
Частые вопросы и ответы на них про отпускной резерв
Вопрос №1. Обязательно ли компании формировать отпускной резерв?
Несмотря на то, что в Федеральном законодательстве предусмотрен порядок формирования отпускных резервов, каждая организация должна самостоятельно решать для себя, будет ли она его создавать. Если компания планирует оптимизировать налоговую нагрузку, то ей просто необходим отпускной резерв.
Пример: В организации работает большое количество штатных сотрудников. Большинство из них планируют пойти в отпуск в летнее время года. В результате налоговая нагрузка компании в течение нескольких месяцев будет существенно увеличена. Решить эту проблему поможет отпускной резерв.
Вопрос №2. Предусмотрены ли штрафные санкции за нарушение учета расходов отпускного резерва?
Федеральным законодательством России предусмотрены финансовые взыскания за грубое нарушение учета расходов из отпускного резерва. Виновным грозит штраф, который может достигать 30 000 рублей. Также действия ответственных за процесс формирования и использования отпускного резерва лиц будут попадать под действие Административного Кодекса России.
Вопрос №3. Из каких источников должен формироваться отпускной резерв?
Каждый субъект предпринимательской деятельности самостоятельно определяет, какого размера будет его отпускной резерв. В качестве источников его финансирования может рассматриваться фонд оплаты труда штатных сотрудников предприятия. Также формирование отпускного резерва может происходить за счет страховых взносов, которые организация делает во внебюджетные фонды при начислении и последующей выплаты заработной платы. Источником финансирования отпускного резерва могут стать и страховые взносы, начисляемые в фонд травматизма.
Вопрос №4. Как формируется резерв на оплату отпусков?
Бухгалтер компании, которая формирует отпускной резерв, должен использовать формулу, которая поможет рассчитать нужную величину. Отпускной резерв отчетного периода = средняя заработная плата за отчетный период (учитывается дневная зарплата) х количество неизрасходованных дней отпуска (определяются на конец отчетного периода).
Вопрос №5. Если на конец отчетного года в отпускном резерве остались неизрасходованные суммы, что с ними делать?
Каждая организация, использующая отпускной резерв, должна ежегодно делать его инвентаризацию. Если на конец отчетного года по результатам проведенной проверки будет выявлен остаток, то его в обязательном порядке нужно учесть в процессе формирования отпускного резерва на следующий отчетный год. В этом случае в новом резерве будет на 01 января перенесен остаток. Если компания израсходовала на покрытие ежегодных отпусков больше денег, чем было в соответствующем резерве, то все фактические издержки она будет покрывать за счет своих затратных счетов.
Каждый субъект предпринимательской деятельности, который планирует сформировать отпускной резерв, должен понимать, что отражение данной процедуры в бухгалтерском и в налоговом учете будет отличаться. Различия будут не только в процессе создания резерва, но и в его пополнении и последующем использовании, а также в отражении неиспользованных сумм. Несмотря на все различия, каждая компания все важные моменты, которые касаются отпускных резервов, должна своевременно отражать в учетной политике. В процессе использования средств из резерва должны учитываться соответствующие нормы закона, которые позволяют расходовать деньги только на покрытие отпусков и страховых взносов.
Где ведется учет сумм резерва?
Cчет 96 «Резервы предстоящих платежей» предназначен для обобщения информации о наличии и движении обязательств, в отношении которых имеется неопределенность в суммах будущих платежей, необходимых для их погашения.
К сч. 96 «Резервы предстоящих платежей» могут быть открыты субсчета по видам резервов предстоящих платежей.
На сч. 96 «Резервы предстоящих платежей» отражаются среди прочего суммы предстоящей оплаты отпусков (включая отчисления на социальное страхование и обеспечение).
Суммы создаваемых резервов отражаются по Д-ту сч.сч. 08 «Вложения в долгосрочные активы», 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» и других счетов и К-ту сч. 96 «Резервы предстоящих платежей».
Произведенные расходы и платежи, на которые был создан резерв, отражаются по Д-ту сч. 96 «Резервы предстоящих платежей» и К-ту сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и других счетов.
Аналитический учет по сч. 96 «Резервы предстоящих платежей» ведется по отдельным резервам (п. 75 Инструкции № 501).
Таким образом, бухгалтерский учет сумм резерва предстоящей оплаты отпусков ведется на сч. 96 «Резервы предстоящих…
Отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете
Расчет и отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете должны производиться на каждую отчетную дату. Согласно действующим законодательным требованиям бухгалтерский баланс составляется раз в год — то есть 31 декабря и будет отчетной датой.
Однако точнее и корректнее (в первую очередь для управленческого учета) формировать резервы на отпуск ежемесячно, поскольку данный вид резерва зависит от количества работников и отгулянных отпусков — а эти величины могут меняться очень часто. При этом надо понимать, что ежемесячный подсчет резерва является трудоемким. Организации необходимо самостоятельно определить желаемую периодичность расчетов и зафиксировать ее в учетной политике.
В бухучете для отражения подобных сведений предназначен счет 96. На нем аккумулируются все планируемые затраты компании, в том числе по оплате отпусков. При этом для каждого вида расходов открывается отдельный субсчет.
Операции с резервом на оплату отпуска проводятся в согласовании с положениями ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы».
В соответствии с пунктом 4 ПБУ 8/2010, обязательство по оценке является таковым для организации с неопределенной величиной и периодом выполнения, которое может появиться, исходя из нормативных и законодательных актов.
В силу ст. 114. 122 ТК РФ организация-работодатель должна предоставлять персоналу ежегодный отпуск при сохранении места работы (должности) и среднего заработка. Платежи за предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска являются одним из случаев, когда работодатель предоставляет гарантии, которые выполняются за счет его средств.
Так как данные затраты являются обязательством работодателя, которые были установлены трудовыми нормативно-правовыми актами, резерв на оплату отпуска признается в качестве оценочного обязательства. Оно признается в бухгалтерских отчетах организации в размере, который отражает более надежную денежную оценку затрат, необходимых для его расчета.
В конце года (как правило, 31 декабря) принципиально важно провести инвентаризацию резерва и сопоставить скопленные за год затраты и реальные отпускные. Разница может быть включена в оплату труда.
А что делать в случае, если компания совершенно не пользовалась резервом? Все будет зависеть от того, планирует ли она начислять его в следующем году или нет.
Если компания не взимает резерв, она будет включать излишек в доходе.
Если организация решила создать резерв на следующий год, то тогда порядок начислений различается. Компания не может включать определенную часть затрат в выручку. Для необходимо найти служащих, которые не полностью использовали свои дни отпуска, намеченные на этот год. Потом высчитать сумму пособия на их каникулы, беря во внимание платежи, которые пригодятся для оплаты в это время.
Результатом расчета будет остаток резерва, который может быть перенесен на следующий год.
Отражение резерва в бухгалтерском учете
Согласно п. 8 ПБУ 8/2010 оценочные обязательства отражаются на счете учета резервов предстоящих расходов. При признании оценочного обязательства в зависимости от его характера величина оценочного обязательства относится на расходы по обычным видам деятельности или на прочие расходы либо включается в стоимость актива.
Проводки по формированию резерва делаются на последнее число отчетного периода в дебет тех же счетов, на которые начисляется зарплата работникам:
Дебет 20, 08, 23, 44… Кредит 96 — формирование резерва на оплату отпусков.
В бухгалтерском балансе сумма резерва на отчетную дату отражается по строке 1540 «Оценочные обязательства».
Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска с учетом страховых взносов начисляются так:
Дебет 96 Кредит 70, 69 — начислены отпускные (компенсации) с учетом СВ.
Если же происходит превышение суммы отпускных над суммой сформированного резерва, отпускные нужно начислять в дебет счетов учета затрат 20, 08, 23, 44…
Внимание! Если работнику предоставлен отпуск «авансом», оплата отпускных будет отражаться проводками Дебет 76 Кредит 70, 69, то есть как аванс выданный. Суммы же компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении и денежная компенсация с учетом взносов в отличие от налогового учета списываются за счет начисленного резерва (возникают разницы между бухгалтерским и налоговым учетом, которые необходимо отражать по правилам ПБУ 18/02).
Учет формирования и использования резервов
Согласно п. 302.1 Инструкции № 157н информация о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, не определенным по величине и (или) времени исполнения, в частности по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование, отражается на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».
В целях отражения указанных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (п. 308, 309 Инструкции № 157н).
В силу положений инструкций № 162н, 174н, 183н создание резерва на оплату отпусков оформляется следующими бухгалтерскими записями:
|
Казенные учреждения |
Бюджетные и автономные учреждения |
||
|
Сформирован резерв на оплату отпусков |
|||
|
1 401 20 211 (213) |
1 401 60 211 (213) |
0 401 20 211 (213) |
0 401 60 211 (213) |
|
Отражены отложенные обязательства в сумме сформированного резерва* |
|||
|
1 501 93 211 (213) |
1 502 99 211 (213) |
0 506 90 211 (213) |
0 502 99 211 (213) |