Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Онлайн-кассы и ОФД: изменения в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодательство не устанавливает жестких требований к отражению наименований товаров, услуг либо работ в чеке в 2023 году. Единого справочника номенклатуры не существует. Однако представители ФНС настоятельно рекомендуют отображать реквизит таким образом, чтобы он был понятен покупателям. То есть максимально корректно.
Требования к кассовому чеку при зачете аванса в 2023 году
В Письме Минфина РФ № 03-01-15/26352 от 28 апреля 2017 г. подробно изложено, как отражать номенклатуру в чеке, если в момент расчета количество товара или объем предоставленных услуг (выполненных работ) неизвестны.
Яркий тому пример — зачет аванса. При внесении платежа невозможно точно определить количество товара, объем работы или услуг. В таком случае нужно сделать следующее:
- Сформировать первый чек с признаком расчета «Аванс», указать сумму фактически полученных средств.
- Во втором фискальном документе, который печатают при конечном расчете, отразить номенклатуру — в этот момент уже будет известно количество товара или объем выполненных работ.
Второй чек — с признаком «Полный расчет». В нем будет указана вся оплата, полученная от клиента за товар или услугу, а внесенная ранее сумма там не отражается.
Профилактика при использовании онлайн-касс
Налоговики сформировали программу профилактики рисков нарушения законодательства по ККТ в 2023 году. Основная цель заключается в том, чтобы не наказывать пользователей касс, а научить их работать по правилам. Программа регламентирована Приказом ФНС от 12.12.2022 г. № ЕД-7-20/1188@.
В ней указаны виды и сроки профилактических мероприятий в отношении собственников онлайн-касс, ОФД, производителей кассовых аппаратов и ФН. При этом запланировано:
- информирование субъектов посредством сайтов и рассылок информационных писем;
- консультирование по вопросам контроля и госнадзора;
- профилактические визиты;
- объявление предостережений.
Ограничения на проведение контрольных мероприятий
Возможности налоговых органов по проведению контрольных (надзорных) мероприятий в сфере применения ККТ ограничены в 2023 г. благодаря положениям Постановления Правительства РФ от 10.03.2022 № 336 (ред. от 10.03.2023) «Об особенностях организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля». Правда, надо сказать, что в этом году в сравнении с 2022 г. ограничения для контролеров смягчились.
Итак, в 2023 г. проверки пользователей ККТ, а также иные контрольные мероприятия в их отношении могут проводиться в трех случаях (пп. «а» п. 3 Постановления № 336):
- выявлен индикатор риска нарушения обязательных требований;
- вынесено соответствующее решение руководителя, заместителя руководителя ФНС России;
- истек срок исполнения предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований, выданного после 1 марта 2023 г.
На что смотреть при выборе контрольно-кассовой техники в 2023 году
Правила выбора ККТ в 2023 году не отличаются от советов, которые можно было увидеть в предыдущие годы. Кассовый аппарат по-прежнему нужно подбирать исходя из потребностей бизнеса, а чтобы не переплатить, нужно внимательно изучать тарифы банка и в целом быть в курсе, какие сопутствующие расходы, связанные с обслуживанием онлайн-кассы могут возникать у предпринимателя.
Где находится точка продаж. Если у вас офлайновая торговая точка, ресторан или бизнес в сфере услуг, стоит приобрести стационарный или мобильный кассовый аппарат. Для приема платежей на сайте подойдет облачная касса: сам кассовый аппарат будет находиться в дата-центре, а покупатели будут получать электронные чеки на почту или телефон.
Нужно ли автоматизировать бизнес-процессы. Современные кассовые аппараты нового образца можно «подружить» с популярными системами аналитики и учета — складского и управленческого. Информация из систем будет попадать на кассу и меняться при каждой продаже, например, на складе будет обновляться количество оставшегося товара.
Есть ли курьерская доставка. Чтобы рассчитываться с покупателями вне офлайнового магазина, нужно купить кассовый аппарат, который работает от аккумулятора. Такие кассы называются мобильными или автономными. Они тоже печатают бумажный чек, а также формируют электронный. Заряда батареи хватает как минимум на целый день работы.
- Мораторий на проверки ККТ продлили на 2023 год. Но это не значит, что проверок не будет. Налоговая может прийти с внеплановой проверкой — проверить онлайн-кассу. Мораторий может помешать, но если есть нарушения, инспекция может легко обойти запрет на проверки.
- Поводом может стать что угодно: жалоба, большая разница в операциях между счётом и кассой или просто неиспользование ККТ.
- Проверять будут по новым правилам. Надо готовиться.
Изменение № 1: директора юрлиц и ИП могут использовать электронные подписи только от ФНС
По закону в последний раз электронную подпись от коммерческого удостоверяющего центра руководители компаний и предприниматели могли получить 31 декабря 2021 года. Если она до сих пор действительна, то владельцу не нужно обновлять ее с 1 января. В ФНС он должен обратиться за одну-две недели до окончания срока подписи, но не позже 1 сентября 2023 года.
Например, директор получил электронную подпись 19 декабря 2021 года со сроком действия 15 месяцев. До переноса срока введения изменений руководителю пришлось бы обновить сертификат до 1 января 2023 года. После отсрочки можно продолжить пользоваться электронной подписью все 15 месяцев и обратиться в ФНС за ее выпуском только в марте.
С 1 сентября 2023 года закон запрещает пользоваться электронными подписями на юрлицо или ИП, полученными от аккредитованных коммерческих удостоверяющих центров (сертификаты физлиц продолжают действовать). Для этих категорий пользователей действительны подписи только от ФНС и ее доверенных лиц, Федерального казначейства (для бюджетников) или Центробанка ( для финансовых организаций).
К сентябрю 2023 года нужно обзавестись подписью, соответствующей новым требованиям закона.
Есть категории физлиц (не являющихся ИП), предпринимателей и юрлиц, которым не разрешено пользоваться ККТ. Есть те, которым разрешено не пользоваться. В различных случаях указанные категории хозяйствующих субъектов могут быть обязаны выдавать своим клиентам документы, альтернативные кассовым чекам.
Физлица, не зарегистрированные как ИП, а также ИП на НПД — в числе тех, кому не разрешено пользоваться онлайн-кассами. Они обязательно выдают покупателям альтернативный чеку ККТ документ — чек, оформленный через приложение «Мой налог».
Расходы на обеспечение применения ККТ можно оптимизировать, заказав услуги по фискализации платежей сторонним агентам. Не следует пренебрегать выполнением законной обязанности по фискализации — иначе будут высокие штрафы по КоАП РФ.
Маркировка в фискальных и кассовых документах
В России действует обязательная маркировка товаров: чем дальше — тем больше категорий под нее попадают.
В чеках обязательно указывать признак маркированных товаров. Визуально это выглядит как [М] или буквенно-цифровой «код товара».
Реквизит «Код товара» является обязательным реквизитом кассового чека. Но правила его записи определены только для маркированной продукции.
Важно! Кассовый чек и БСО могут не содержать код товара, если:
- расчет не связан с передачей товара покупателю, в т.ч. при приеме предоплаты, авансов, в ломбарде;
- покупатель возвращает товар с поврежденным или потерянным кодом маркировки;
- в форматах ФД, утвержденных ФНС, для кода идентификации не установлены правила его включения в реквизит Код товара;
- выводятся из оборота товары, произведенные до начала обязательной маркировки.
Что такое – расшифровка и определение
Понятие ККТ расшифровывается как контрольно-кассовая техника. В это определение включается несколько составляющих. В том числе контрольные аппараты.
Под ним понимают инструмент контрольного назначения. Контролирует государство с его помощью оборот наличных денег.
Кроме того, контроль реализуется за тем, полно и своевременно ли предприятие оприходует вырученные средства.
Снабжается аппарат приспособлением, разработанным для печати чеков. Снабжено устройство экраном. Чеки формируются на специальной ленте.
Использовать аппарат нужно при расчетах. Важной частью устройства называют фискальную память. Сведения, отраженные в ней, не подлежат корректировке.
В ней хранится информация относительно проведенных операций. Продажи подлежат обложению налогом. Вопрос относительно налогообложения регулируются законами.
Порядок покупки и установки нового аппарата
Покупка и установка кассового аппарата дело не такое простое, как кажется на первый взгляд.
Марка кассового аппарата, который приобретает налогоплательщик, должна содержаться в государственном реестре. Приобретать аппарат лучше всего у официальных продавцов, в специализированных магазинах.
Для работы с онлайн – кассой обязательно наличие фискального накопителя. Это элемент аппарата, который и отличает аппараты старого образца от новых касс. Посредством фискального накопителя информация о продажах передается к оператору, а потом в налоговый орган.
Кассовый аппарат должен печатать чеки, соответственно, в нем должен быть предусмотрен принтер, либо возможность подключения внешнего устройства. От обязанности печати чеков освобождены только интернет – магазины.
После того, как кассовый аппарат и все необходимые составляющие к нему приобретены, нужно заключить договор с оператором, который будет передавать информацию в налоговую инспекцию.
После этого нужно собрать пакет документов и отправить их в налоговую инспекцию для регистрации кассы в установленном порядке. После получения уведомления из налогового органа необходимо закончить регистрацию через сайт налоговой инспекции.
После этого можно приступать к работе. Однако, следует учитывать один немаловажный нюанс – регистрация аппарата в налоговой занимает определенное время, особенно при одновременной подаче множества заявлений от налогоплательщиков. Поэтому не стоит откладывать эту процедуру на последний день.
Как отражать наименование товара в чеке в 2023 году
Законодательство не устанавливает жестких требований к отражению наименований товаров, услуг либо работ в чеке в 2023 году. Единого справочника номенклатуры не существует. Однако представители ФНС настоятельно рекомендуют отображать реквизит таким образом, чтобы он был понятен покупателям. То есть максимально корректно.
Например, допускается применять обобщающие названия групп товаров. Если в розничной точке продают булки с корицей, повидлом и маком, можно указать их как «Булочка в ассортименте». А в магазине детских товаров — формировать чек с номенклатурой «Игрушка в ассортименте».
Подбирать наименования можно из Общероссийского классификатора продукции по видам деятельности или руководствоваться техническим регламентом ТР ТС 022/2011. Но это не требование, а рекомендация, как упростить работу бизнесменам.
Требования к отражению номенклатуры в чеке в 2023 г. для ИП и организаций одинаковые. Длина реквизита не должна превышать 128 символов.
Если вы — начинающий предприниматель, нужно приобрести ПО и оборудование, позволяющее работать по новым правилам. Например, можно использовать программу 1С. Владельцы малого бизнеса, работающие с небольшим количеством наименований, могут вводить данные вручную. Это доступно на смарт-терминалах. Представителю крупного бизнеса лучше выгружать товарную базу из учетных программ, облачного сервиса или таблиц.
Проверки по онлайн-кассам
Согласно Федеральному закону от 11.06.2021 № 170-ФЗ, начиная с 1 марта 2022 года на территории нашей страны действуют новые правила контрольных проверок онлайн-касс. Законодатели внесли поправки с ст.7 54-ФЗ. Таким образом, проверки ККТ теперь регламентируются Федеральным законом от 31.07.2020 № 248-ФЗ.
Те, кому нужно купить онлайн кассу, в настоящее время должны принимать к сведению новые правила проведения проверок. Перечислим основные из них:
- Ограничен предмет проверок. Контролирующие мероприятия теперь больше направлены на изучение полноты учеты выручки юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, ориентированы на защиту прав потребителей и призваны обеспечить установленный регламент оборота товаров и корректную уплату налогов.
- Новый порядок организации и осуществления государственного и муниципального контроля. Начиная с 1 марта 2022 года были упразднены плановые проверки бизнеса. С 1 января 2023 года будут проводиться только внеплановые проверки. При этом о проведении процедур контроля владельца бизнеса оповещать заранее не будут.
- Проверки по онлайн-кассам могут проводиться не только по мету нахождения ИП или юрлица или в точке продаж, но и в жилых помещениях (подп. б п. 1, подп. а п. 2, п. 3 ст. 60 Закона № 170-ФЗ).
- Те, кому нужно купить онлайн кассу, могут узнать о разновидностях контрольных проверок по кассовым аппаратам и частоте их проведения, воспользовавшись ресурсом Федеральной государственной информационной системы «Единый реестр контрольных (надзорных) мероприятий (ФГИС ЕРКНМ)» (согласно Постановлению Правительства от 16.04.2021 года № 604).
К числу проверок, которые может проводить налоговая служба относятся:
- контрольная закупка;
- документарная проверка;
- наблюдение за соблюдением требований законодательства;
- выездное обследование;
- выездная проверка.
При этом ФНС также может провести и кассовую проверку.
Кому не нужен ККТ для ИП
Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.
Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.
От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:
- продажа бумажных газет и журналов в киосках;
- питание в образовательных учреждениях;
- реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
- продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
- торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
- услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
- бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
- продажа бахил в розницу и др.
Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:
- некоторые ИП на патенте (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
- предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня отдалённых или труднодоступных местностей.
Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП
Налоговая может оштрафовать предпринимателя за отсутствие ККТ или нарушение правил её использования. В законе установлены штрафы:
- за неприменение онлайн-касс — до 50% от незарегистрированного оборота (минимум 10 тысяч рублей). За повторное нарушение деятельность ИП будет приостановлена на 90 дней (если сумма расчетов превышает миллион рублей). Использование онлайн-кассы или ФН, которые не входят в реестр налоговой, тоже расценивается, как неприменение ККТ;
- за нарушение порядка использования или регистрации ККТ — до 3 000 рублей;
- за невыдачу чека покупателю — до 1 500 рублей;
- за нарушение сроков подачи документов в налоговую — до 3 тысяч рублей.